各种专门档案的整理方法要点

各种专门档案的整理方法

一、业务档案的整理

㈠业务档案的范围:主要包括反映本单位在从事业务工作等活动中形成的专门文件材料。比如审计局的审计档案,民政局的婚姻登记档案、社会救助、低保档案、收养档案、优抚档案,人民法院的诉讼档案、仲裁档案,县人口和计划生育局的病残儿鉴定档案、再生育审批档案,县农村合作医疗管理办、县医保站的医疗保险档案,各医院的出生档案、病历档案、疾控中心的计划免疫档案、防疫档案,县公安局、派出所的户籍档案、案件档案,县经管局的土地承包档案,县林业局的山林定权发证、退耕还林档案,县教育局、各学校的学生档案、教学档案,县房产局的房地产买卖交易档案、城市拆迁档案、房屋产权产籍档案、抵押档案、廉租住房保障档案,县国土资源局的农村宅基地档案、土地普查档案、地籍档案、地产、法规档案,县住房公积金管理中心的公积金贷款,提取档案,县工商局的个体工商户登记档案消费者权益保护档案、法规档案,县物价局的物价管理档案,县环保局的环境监测档案,县残联的残疾人档案,县劳动就业局的职业介绍档案、失业保险发放档案、技能培训档案、保险补贴档案、下岗职工个人档案,县工伤保险站的参保单位档案、工伤认定、鉴定档案,县劳动和社会保障局的劳动仲裁

档案,县财政局、乡镇财政所的农民补贴档案等。这些业务档案特别重要,很多都是民生档案,必须收集到档案室统一管理。

㈡业务档案的整理方法: 各单位形成的业务档案必须按照《怎样整理好档案》课程中第三大点“档案整理的质量要求”规范化整理、编目、装订,并编制全引目录或案卷目录。以软卷皮装订的案卷档案(如公证处的公证档案、工商局及国土局的法规档案)和以档案袋为单位保管的业务档案(农合办的医保档案)必须装盒,并规范填写档案盒背脊项目,所有档案不得直接裸露在档案架上。如有些医院的病例档案到目前为止都没有装卷、装盒,自成立以来的档案不是捆扎成堆就是直接都裸露在档案架上,98年形成的病例档案都已经发黄、变脆,离保管期限30年还有很远就快无法使用了,这是对档案、也是对以后的利用者极不负责任的做法,虽然档案盒要点成本,但这些投入是必须的,同时各医院必须将应该永久保存的出生病历档案分出来重新整理,跟婴儿出生证明一起编号,编制检索工具,方便服务民生。业务档案的具体整理办法上级主管部门有规定的按上级要求整理,如审计局的审计业务档案,法院、检察院的诉讼档案,公安局的户籍、案件档案、纪检会的案件处理档案,公证处的公证档案,工商局、质量技术监督局的法规档案等,其上级都有具体整理要求,因此案卷整理就必须严格照规定执行。对于上

级没有具体要求的业务档案,各单位应该请档案局的同志前去指导,由档案局的业务指导人员依据其档案形成特点和价值制定整理方案。如农合办的医保档案、计生局的生育审批档案就是在档案局有关同志的指导下,将档案规范整理编目。财政所的民生档案整理方法:各乡镇财政所的民生档案主要分三种,一是纳税登记表、二是农民信息网资料、三是农民补贴档案。对于这些重要资料,必须以村为单位组卷,并编写卷内目录,再装入档案盒,统一编制盒号,填写好封面和背脊,编制案卷目录和全引目录。

业务档案硬卷皮、软卷皮和硬卷盒如下图: 二、会计档案的整理方法

会计档案是指会计凭证、会计账薄、财务报告(会计报表等)和其他会计核算专业材料,是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。主要包括:①会计凭证:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;②会计账薄:总账、明细账、日记账(银行日记账、现金日记账)、固定资产卡片、辅助账薄、其他会计账(公积金、养老金明细账);③财务报告:月报、季报、年报(包括附表及文字说明)、其他财务报告;④其他:银行存款余额调节表、银行对账单及其他应当保存的会计核算专业资料,还有会计档案的移交清册和销毁清册(此项也可放在全宗卷内)。

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