第六章
行政管理制度
第一节 办公室长途电话的使用和管理规定
为了加强办公室长途电话的使用和管理，使公司的通讯费得以有效的控制，特制定以下制度。
一、 办公室长途（国际、国内）电话不得随意私用。 二、 通话性质如为“个人事由”，则电话费用由使用者承担。
三、 公事通话内容应简短，事项较多时应尽可能使用传真件做好传真登记。 四、 发长途传真件时应有前台文员负责登记与发送，如属特殊情况，应在发送完毕后补办登记手续。
五、 外单位人员原则上不准使用公司长途电话。如确有需要时，应有相关人员代为填写《使用长途电话登记表》（见附表十六），在备注一栏内写明原因。
六、 各电话每月发生的费用，由行政人事部统一制表，并由各使用者部门主管确认。
七、 行政人事部将定期查核各部门的长途电话使用费，并酌情与通讯局核对通话次数及时间，如发现公为私用，将认真追查并作出处理。
第二节 钥匙管理规定
一、办公室钥匙的管理：
（一）公司各部门办公室的门匙，由公司行政人事部统一留存备用钥匙一把，并将各办公室所配置的钥匙情况登记在《钥匙领用登记表》(见附表十七)中。 （二）行政人事部根据员工使用办公室的实际情况，发放办公室门匙。 （三）员工领取钥匙的同时，需在《员工配备领用/移交表》（见附表十八）上签字。该表格交行政人事部存入员工档案。
（四）办公室门匙应妥善保存。如发生丢失、折损，应立即通知行政人事部，由
行政人事部在接到通知后两日内，为该员工配备钥匙。
（五）重要岗位的办公室钥匙发生丢失，行政人事部将根据安全规定，对该门锁进行重新更换，同时收回原配发的门匙。上述过程中所产生的费用，有丢失钥匙的员工全部负责。
（六）员工离职需将办公室门匙交还，签写《员工配备领用/移交表》。 （七）财务稽核部在接到员工物品交接完毕的通知后，方与其结算工资。
二、办公家具钥匙的管理
（一）员工办公桌及办公柜钥匙的领用
员工使用的办公家具由公司行政人事部统一购买、编号、发放。新员工到岗后，凭《员工录用通知书》到行政人事部领取办公桌钥匙，并在《钥匙领用登记表》上签字。 （二）钥匙的交还
1. 员工在接到行政人事部与其有关的人事变动通知后，需要更换原领用办公家具时，须到行政人事部办理领用钥匙移交手续。
2. 员工离职，在交还所领用的全部钥匙后，凭《员工配备/移交表》到财务稽核部结算工资。
三、库房钥匙的管理
库房钥匙由行政文员保管，备用钥匙放在钥匙箱中。
四、钥匙箱的管理
钥匙箱的钥匙由行政人事部保管。
五、更换配置钥匙
（一）由行政人事部负责钥匙的更换和配制，任何部门或个人不得擅自更换、配制钥匙。
（二）原则上门锁钥匙丢失后，应立即更换锁芯。 1. 重点部位门锁应立即更换（由行政人事部核定）。 2. 一般部门门锁更换不超过48小时。
（三）凡配制钥匙，均由部门经理签单，报行政人事部核准，方可配置。 （四）行政人事部对更换配置钥匙要严格进行登记。
第三节 计算机使用管理办法
为更好地发挥计算机在物业管理中的作用，提高工作效率，特制订计算机管理规定。
一、计算机的购置
1. 需要使用计算机的部门应以签报的方式提出购置申请，并提出对技术参数和相关设备的要求，由行政人事部汇总计划报公司领导审批。
2. 购置计算机的申请得到公司领导批准后，由行政人事部负责统一组织实施。
二、计算机的维修
1. 计算机及相关设备的保修单，随机光盘、软盘在装机正常使用后，交由行政人事部统一保管，以便今后使用或安排维修。
2. 计算机在使用中发生故障，使用者不得私自打开主机等部件，须向行政人事部提出，由其联系供应厂家，派专人维修。
三、计算机的使用
1.计算机的使用要严格按照有关程序要求操作，操作人员要正确使用有关软件，保证安全正常使用。
2.严禁在计算机上玩游戏，观看VCD及利用公司计算机办私事。 3.不使用来历不明的软件和软盘，做好计算机病毒的预防工作，发现病毒要及时使用杀毒软件进行清除。
四、计算机消耗品和资料的使用