保持文件之间的有机联系，合理的组成保管单位。
一般要求是：
1、竣工文件应先分专业，再按单项工程组成若干个保管单位（即盒，一盒为一个保管单位）。一个区间内的小桥、涵洞，站场其他工程以及同一车站内资料较少的给排水工程等，因单项工程竣工资料少，可以若干单位工程的竣工资料组成一个保管单位（各专业组成保管单位的具体要求附件1）。
2、组成保管单位时，不是一个维修管辖区段的工程不能组在一起。铁路通信、信号、电力、给水排水、电气化、房建、铁路用地等专业，车站与区间应分开组成保管单位。小桥及涵洞分别按区间组成保管单位。正线与支线、联络线也应分开组成保管单位。
3、文字材料装订成册，尺寸为297×210mm（即A4纸张尺寸）。图纸全部散装，按3号图幅（420×297mm）尺寸对折后放入盒内。
4、装盒时，应依据资料的多少采用合适厚度的档案盒，尽量将盒装满，以节约存放空间。文字材料、图纸少时可放在一个盒内，组成一个保管单位。如图纸、文字材料多时可分开装多盒组成若干个保管单位。
5、小桥、涵渠组卷方法:
(1)合并组卷时，一个保管单位（盒）内可放若干小桥、涵洞的竣工资料。每个小桥涵的竣工文件单独组成一卷，贴上竣工文件软封皮。
(2)盒中竣工文件排列顺序为：先放第一座小桥涵的施工资料、竣工图纸，然后再放第二个小桥涵的施工资料、竣工图纸，以此类推。工程日志可放集中放在最后。打页码号时，按以上排列顺序先施工资料，再图纸，最后打工程日志。一个保管单位（即
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盒）内填写一份总的卷内目录，总目录之后要求再填写一份《竣工数量汇总表》，式样如下所示。注意：此表属施工资料，不装订，但应打号。总目录、《竣工数量汇总表》散放在资料最前面，备考表亦不装订，散放在盒底。
序号 竣工里程 孔径 类型 接长（m） 备注 (3)总目录中第一行填写与封面案卷标题一致的工程名称。组入一个保管单位（即盒）中的每一个单位工程的竣工资料都应有小标题（单位工程名称），并独立按目录顺序排列。
(4)试验报告、合格证等如有一种资料若干个小桥涵共用的情况，应按以下办法处理：某个小桥涵用哪几种就放几种，原件放在第一个适用本材料的小桥涵内，以后的各小桥涵相应位臵可放其复印件（要求试验证章清晰），但需标明原件存放位臵(存放位臵应注明放在哪个单位工程的哪一页)，并加盖局级公章。
6、施工中凡有变更设计的工程项目，均应按照有关规定办理正式手续，变更设计通知单（包括附件）纳入竣工文件。除全局性的设计标准等变更可以用有关文件代替变更设计外，其它均不得以通知、纪要、记录等代替变更设计通知单。竣工工程数量表及竣工图应按变更后的内容修改。
7、指令分包施工的分包方，所分包单位工程的工程检查证、试验单、施工小结、工程数量表、变更设计通知单、各种施工记录、工程日志等由分包单位签字和盖章；文件封面的“形成单位”、竣工图标的“××局”、单位工程质量评定表中的“施工单位”等，必须是合同单位名称；工程开、竣工报告，工程竣工验收报告由合同单位签字盖章，统一办理；文件封面加盖合同单位公章。
8、工程名称、标题等标注里程时，桥涵标注中心里程；站场
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其它工程标注车站中心里程；隧道、路基、挡护墙等标注起讫里程。
9、竣工工程数量表的填写：
（1）竣工数量表的数量增减必须与变更设计相对应，亦应与末次计价和竣工决算数量一致，并应在竣工数量表备注栏中注明变更设计类别及变更编号。
（2）竣工数量表中的计量单位应符合国家有关标准。 （3）竣工数量表中工程项目无变更时，在“数量增减”栏划斜杠。
10、竣工图必须蓝晒，不能复印，修改量不大时可用原设计图修改作竣工图，或用计算机绘制竣工图。使用原设计图修改作竣工图时，原设计图应为新图。
11、原材料合格证及试验资料等必须复印时，应标明原件位臵并加盖施工单位局级公章；竣工资料须签字的，只能由个人签字，不能盖章。
12、材料合格证原件有关问题说明：
（1）如为甲供料，加盖神华物资处公章或经销处公章，即可视为原件。
（2）如实际使用数量为合格证批次数量的少部分，厂家提供的合格证即为复印件时，此复印件应加盖经销处章，并标明购买数量。如找经销处也有困难时可找监理签字见证后即视为原件。
（3）竣工文件中不允许出现圆珠笔、双面蓝色复写纸书写的字迹，如厂家提供的质量证明书等出现以上情况，可进行以下处理：先将此质量证明书复印后，再将其原件粘贴在此份复印件上，要求贴成活页，即：掀开原件还可看到复印件。
13、线路竣工平、纵断面图及其缩图、站场竣工平面布臵图，
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由于施工单位多不便分开绘制时，由建设单位负责委托有关部门绘制，费用由各施工单位分摊，施工单位应按总指时间要求及时提供各自施工部分的竣工资料（在设计图纸上修改）。
14、报废（损）的工程不再绘入竣工图，也不计入竣工工程数量表，但应办理报废（损）手续。
１５、工程施工小结必须加盖单位公章。 第二十三条 文整工作的有关要求
1、文字材料装订成册，尺寸为297×210mm（即A4纸张尺寸）。 2、施工中形成的文件如开竣工报告、检查证、建交表、变更设计等，如不符合尺寸要求，应将其裁成规定尺寸（裁剪时请注意预留左侧，且保证签字证章齐全）。
3、出厂合格证、说明书等小于A4开纸的要粘贴在A4纸上。 4、工程施工小结等文字材料一律打印。
5、文字书写要求规范化，汉字以简化文字为准，数字和计量单位均按国家有关规定，统一用仿宋字体，书写工整清晰，禁止用铅笔、圆珠笔、纯蓝笔书写或复写。
6、使用复印机复印材料制作副本时，必须采用预热的复印机，以利于文件的永久保存。所有复印件应加盖局级单位公章，并标注原件所在位臵。
7、竣工文件资料、表格中各项内容填写齐全，如确实不需要填的项目应划斜杠，不要空列。
第二十四条 施工资料的整理步骤及方法 一、施工资料的收集：
按各专业竣工文件应包含内容（具体见附件1）要求将应归档资料收集齐全，应做到各项签字盖章手续齐全，尤其注意检查文件、表格中各项应填写内容是否填写齐全，防止漏填出现空白项，
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无须填的内容可划斜杠表示。经检查符合有关文整要求后方可进入下一步。
二、排序：
将收集齐全的资料按附件1要求顺序排列。 各专业竣工文件卷内资料排列的顺序： 1、开、竣工报告及批复文件 2、工程施工小结 3、竣工工程数量表 4、变更设计通知单 5、建交表 6、各种检查证 7、各种原始记录
8、各种原材料、成品出厂合格证 9、材质检验报告单
10、砼、砂浆、钢筋焊接试验报告
11、各种机械设备出厂合格证、图纸、说明书 12、单位工程质量检验评定表 13、工程竣工验收报告 14、其它报表和文字材料 15、工程日志 16、竣工图
三、施工资料的装订方法：
1、装订前先去除金属物，检查文件材料是否齐全，排放顺序是否与卷内目录一致；有无颠倒、错页、空白页、重份；表格文头是否一律向上或向左，装订线是否预留；小于A4开的纸是否已粘贴在A4开纸上。
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