八、填写备考表
1、每个保管单位内均应填写一份备考表（式样见附件5），以便于统计卷内文件、图纸总张数，了解卷内存在的问题。
2、备考表填写时，应将总张数及文字材料、图纸等各项张数，组卷单位负责人，组卷人，职务、日期填写清楚，没有的项目划斜杠。
3、组卷负责人填写至处级负责人,并加盖施工单位公章（但必须是合同单位公章）。说明栏中应写明在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
4、一个保管单位内只有一册文件资料时，备考表装订在施工资料的最后面.小桥涵工程备考表散放.有两册以上时装订在最后一册施工资料的最后面。既有文件资料又有图纸时也装订在最后一册施工资料的最后面。
九、案卷封面和脊背的填写
1、竣工文件软封面和科技档案盒封面两者填写内容相同。 2、案卷标题
（1）主要包括项目名称、单位工程标题，是文件材料还是图纸三要素。如：货车公司 xx工程 xxx项目竣工文件（竣工图），“xx工程”为项目名称；“xx项目”为单位工程标题；如果文件材料与图纸同装一盒时，应标明“竣工文件”即可。“竣工图”则表示卷内只装图纸，
（2）第一行填写工程项目（xx项目），第二行填写工程名称及内容。填写的内容不应超过案卷标题的横杠线。
（3）案卷标题的统一填法： ①区间路基及附属工程：
例：xxxx, xx至xx区间 ××里程--××里程段（应填竣工
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里程） 区间路基（路基附属）竣工文件
②小桥涵工程：
每个小桥涵竣工文件软封面案卷标题的填法， 例：xxxx, 1-4.0m盖板箱涵竣工文件 科技档案盒封面案卷标题填法:
例： xxxx, xx至xx区 第一座里程～最后一座里程 （此里程应为竣工里程） 共几座小桥（涵洞）竣工文件 ③其它工程案卷标题填法：
例：xx线 xx至xx段 xx竣工文件 3、施工、竣工里程：
统一里程左线统一标注“Ｋ”，右线统一标注“ＹＫ”。 工程名称、标题等标注里程时，桥涵标注中心里程；站场其它工程标注车站中心里程；隧道、路基、挡护墙等标注起讫里程。
4、形成单位：填施工单位，并盖单位公章（必须是合同单位）。 5、形成日期：填写工程开工至竣工文件形成日期，×年×月～×年×月。
6、科技档案盒及竣工文件软封面的标题、施工里程、竣工里程、形成单位、形成日期等内容由施工单位和碳素笔填写清楚；其他各项由接收单位填写。科技档案盒及竣工文件软封面均应加盖施工单位公章。
十、装盒组成保管单位
1、每一个保管单位（即盒）均应有一个卷内目录和一个备考表（盒内多册的，目录装订在第一册的首页位臵，备考表装订在最后一册的最后面）。
2、装盒顺序为：施工资料、工程日志、竣工图 第六章 竣工文件的归档份数及移交方法
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第二十五条 竣工文件归档份数说明
1、施工单位编制的竣工文件应给神华集团三份，即货车公司档案室（正本）、神华集团（第二副本）、基层维修单位档案室（第一副本）各一份。通信、信号、电力、电气化等工程其竣工文件份数见附件2。竣工文件内容发送单位和数量见附件2。施工单位根据本部门要求确定自留份数。
2、如进铁道部档案馆的竣工文件内容，执行第三章第十六条的有关规定。
3、文件编制的三份应区分正副本，在文件封面、盒面右上角边框内加盖红色“正本”或“副本”印章，印章尺寸35×15mm（长×宽），字体为正楷。
4、正本应是竣工文件主要材料的原始件，必须为原件，不得有复印件。
各种文件材料只有一份原件的应纳入正本（规定正本不要的除外）
5、第二副本内容与正本相同。
6、工程日志，混凝土及砂浆试压报告，各种原始记录，路基填土夯实度实验报告，电气、设备测试报告，原材料、成品、半成品的出厂合格证和复试报告，各项设备出厂合格证、使用说明书和图纸等，只需制作一份，纳入第一副本。
７、房建专业的分项、分部质量评定表只要一份，装订成册移交基层接收单位归档。
第二十六条 竣工文件汇总及移交办法 1、竣工文件由合同施工单位办理移交。
２、建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围的竣工文件，交总包单位汇总整理，竣工时由总包单位向
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建设单位提交完整的、准确的竣工文件。
３、竣工文件应在工程项目办理验收交接前编制完成，并达到档案验收标准，经初验审查确认合格后及时办理移交。
竣工文件移交手续未完善的单位，不能办理末次验工计价合同清算。
４、新增二线及旧线改造建设项目（包括分期分段、分区间、分站交付的工程），施工单位应在初验前七日向运营单位提供开办运营或生产所需的竣工资料及图纸，具体提供内容各施工单位应及早与运营单位联系，按其要求准备并于初验前交于基层维修单位。线下单位此部分主要内容应包括：桥梁表、隧道表、涵洞表、水准基点表、控制桩表、线间距表、曲线表、坡度表、断链表、统一里程与施工里程对照表、线路平、纵断面图等。待整个建设项目全部竣工后再办理全部竣工文件的交接手续。个别项目因故不能及时交接，由施工单位与接收单位共同协商交接时间，但最迟不得超过工程竣工验收后三个月。
５、房建专业竣工文件应各有侧重，集团公司（正本）、分公司（副二）只收集机务和车辆的检修车间、工厂厂房、通信站、信号楼、站调楼、站房综合楼、行车继电器室、给水所、电气化铁路牵引变电所、各自公司机关的办公楼和其它生活房屋，以及各站房屋平面布臵图；副本一收集全部各类房屋的竣工文件。
６、铁路用地资料的交接应同整个工程一起办理，各施工单位应在交接前与建设单位一起办好用地调入手续。
７、施工单位移交竣工文件时，应按规定的格式填写移交清册及目录，正本、副一、副二本分开填写，各一式两份，交接双方在移交清册上签字后各存一份备查。
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第七章 附则
第二十七条 本《办法》自发布之日起施行。
附件1：各专业竣工文件组成保管单位方法及应包含的内容 附件2：竣工文件分送单位和数量表
附件3：工程质量验评及隐蔽工程检查证种类
附件4：《铁路建设项目竣工验收交接办法》中竣工验收附表及竣工文件附表目录
附件5：竣工文件整理移交采用的各种表格及封面式样 附件6：竣工图标式样 附件7：竣工图图幅
注：竣工文件各专业的工程检查证和试验报告表采用铁道部工程建设监理总站1994年12月发布的《铁路工程建设监理实施细则》中规定的格式；建交表、铁验表和决算附表均按《铁路建设项目竣工验收交接办法》（铁建设[2001]117号）文件中规定的式样；其他表格（包括各种施工记录表格）采用设计或现行施工规范指定的表格式样。
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