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浅谈项目施工过程中索赔资料的整理
作者：秦翔
来源：《中国科技博览》2013年第35期
【摘 要】索赔主要程序是施工单位向建设单位提出索赔意向，调查干扰事件，寻找索赔理由和证据，计算索赔值，起草索赔报告，通过谈判、调解或仲裁，最终解决索赔争议。本文主要介绍了施工索赔过程中的索赔证据的收集及其整理。 【关键词】索赔资料 索赔 承包商 索赔程序
中图分类号：F284 文献标识码：A 文章编号：1009―914X（2013）35―550―01 一、索赔的概念及索赔途径
施工索赔是在施工过程中，承包商根据合同和法律的规定，对并非由于自己的过错所造成的损失，或承担了合同规定之外的工作所付的额外支出，承包商向业主提出在经济或时间上要求补偿的权利。关于如何进行索赔，在合同文本的通用条件中通常有明确的约定。施工企业在索赔之前，一定要掌握索赔的一般途径。首先要查找索赔条款；其次要根据索赔条款归纳索赔程序；第三要根据索赔条款，分析、归纳出需要制作与收集的证据材料；最后要与工程师或者发包人进行协商确定索赔费用及延误的工期。
这中间索赔证据的收集与整理尤为重要，下面就索赔证据的种类以及整理进行详细的论述。
二、严格按照索赔的程序制作、收集整理证据材料
施工索赔的证据是承包人用来支持其索赔成立和索赔有关的证明文件和资料，施工索赔的证据作为施工索赔文件的重要组成部分，很大程度上决定着索赔的成功与否。证据不全、不足或者没有证据，施工索赔就不可能获得成功。施工索赔既要是及时、全面、真实的，也要具备法律效力。工程管理人员应当按照一边收集整理现有证据材料，另一边制作索赔过程需要的材料。
（一）现有索赔证据材料的种类
（1）证明施工索赔理由的证据。如合同文件、会议纪要、备忘录等。
（2）证明干扰事件存在和事件经过的证据。如合同双方往来的信件、工程师指令、会议纪要等。
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（3）证明干扰事件影响和责任的证据。主要有现场各种签证、验收证明、基于国内标准文本的项目施工索赔及其管理模式研究施工日志、月报、天气预报、政治因素的报纸和录音录像等。
（4）证明施工索赔值的计算基础和计算过程的证据。如合同文件、各种账单、记工单、票据、工程成本报表等。
（二）制作索赔证据材料的种类及需要注意的事项 （1）索赔通知
如果承包商根据本合同条件的任何条款或参照合同的其他规定，认为他有权获得任何竣工时间的延长和（或）任何附加款项，他应通知工程师，说明引起索赔的事件或情况。该通知应尽快发出，并应不迟于承包商开始注意到，或应该开始注意到，这种事件或情况之后28天。如果承包商未能在28天内发出索赔通知，竣工时间将不被延长，承包商将无权得到附加款项。并且雇主将被解除有关索赔的一切责任。否则本款以下规定应适用。通过对以上条款内容的分析，我们应该知道要制作的证据材料之一就是索赔通知。
制作索赔通知注意事项：发出通知的时间为承包商开始注意到或者应当开始注意到索赔事件或情况之后28天内；否则，即使发出了索赔通知，根据约定索赔也不能成功；发出通知的对象是工程师；通知内容包括索赔的依据；通知内容应当提及引起索赔的事件或情况；通知的签发由承包商代表进行签字，必要时使用公章。 （2）证据材料
合同要求的其他通知，要注意的事项是：需要结合具体的约定，确定通知时间、对象、应载明的内容。
（3）承包商的同期记录
承包商应在现场或工程师可接受的另一地点保持用以证明任何索赔可能需要的同期记录。工程师在收到根据本款发出的上述通知后，在不必事先承认雇主责任的情况下，监督此类记录的进行，并（或）可指示承包商保持进一步的同期记录。承包商应允许工程师审查所有此类记录，并应向工程师提供复印件（如果工程师指示的话）。
需要注意的事项有：该记录由承包商进行，并由管理人员签字；该记录允许并接受工程师监督、审查；工程师要求提供复印件时应该向工程师提供复印件并保持签收记录。同期记录诉讼时是否可以作为证据使用？我们认为是可以的。当然也有两种不同的意见，一种意见是：没有工程师签字，系承包商单方行为不能作为认定事实的证据；另一种意见是：工程师如果没有要求提供复印件，则同期记录可以作为认定事实的证据，除非有相反证据予以推翻。工程师如果要求提供复印件，承包商没有提交或者没有提交的签收记录，则同期记录不能作为认定事实
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的依据。比如说，工程师要求提供复印件并有书面的文件发给承包商，承包商没有提供或者提供了没有让工程师签收，这样的情况下同期记录不能作为认定事实的依据，因为不符合合同的约定。
（4）索赔报告或者临时索赔报告、最终索赔报告（包括证明报告）
承包商开始注意到或应该开始注意到引起索赔的事件或情况之日起42天内，或在承包商可能建议且由工程师批准的此类其他时间内，承包商应向工程师提交一份足够详细的索赔，包括一份完整的证明报告，详细说明索赔的依据以及索赔的工期和（或）索赔的金额。 制作该证据材料需要注意的事项有：索赔报告提交时间是承包商觉察或者应该觉察的引起索赔事件或情况42天内或工程师认可的其他期限；索赔报告提交对象是工程师；索赔报告的内容包括索赔的依据、索赔事件或情况引起延误 或造成损失之事实、要求延长的时间和（或）追加付款金额、计算式、同期记录以及其他基础性文件。 （5）發给工程师的其他文件
此外，如果工程师有要求提供其他文件，我们还要制作一个这样的证据材料。 制作这些证据材料需要注意的是，要根据工程师的需要提供，并做好签收记录。 （6）索赔事件的基础文件
索赔事件的基础文件，比如说加速施工索赔，通常工程师会发出指令，该指令即索赔事件的基础文件。又如停电通知，该通知也为索赔事件的基础文件。 （7）工程师批准与否的确定通知
在收到索赔报告或该索赔的任何进一步的详细证明报告后 42 天内，或在工程师可能建议且由承包商批准的此类其他时间内，工程师应表示批准或不批准，不批准时要给予详细的评价。他可能会要求任何必要的进一步的详细报告，但他应在这段时间内就索赔的原则做出反应。
这里需要注意事项有：工程师做出的确定有两种，一种为双方协商的一致意见，一种为不能协商一致的意见；确定通知通常附有详细依据；确定有异议，可以通过争端解决程序解决，即确定并非是最终意见，可以被推翻。 （8）工程师发出的文件
我们要收集的证据材料还有工程师发出的文件。