三、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？ 本题主要考核本课程的第十三章第1点的“印章的使用”这一知识点。
（1）印章的使用的主要形式为：落款章；更正章；证见章；骑缝章；骑边章；密封章；封存章。
2．落款章、骑缝章、更正章的使用范围：
一是落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。 二是骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。 三是更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。
四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。 1．收文处理的程序：
签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。 2．分送的基本原则：
（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；
（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；
（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批； （4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理； （5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。
五、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？ （1）按问题特征立卷； （2）按作者特征立卷； （3）按文种特征立卷； （4）按时间特征立卷； （5）按地区特征立卷； （6）按通讯者特征立卷。
简要说明按照问题特征立卷的基本含义。
将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。
四、设计题（每题10分，共20分）
1．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料
和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行1 0人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？
参考答案：（1）接受任务；（2）了解来宾；（3）制订计划；（4）预订食宿；（5）迎接来宾；（6）商议日程；（7）安排会谈；（8）陪同参观；（9）送别客人；（10）接待小结。 2．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？
参考答案：（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。
（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。
（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续放旅行前未完的工作。 （4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。
（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。 3．所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？
1．参考答案：
（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度，可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。
（2）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。
（3）情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如果不行，找一个成熟的女同事来帮忙。
（4）骗人的老手。他们①介绍的产品或服务价格低得离谱；②公司经营时间不长；③个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。
4．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？
参考答案：
在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；
（1）还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；
（2）在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。
（3）还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。
（4）要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。
（5）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。 （6）如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。 （7）文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。
（8）为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。 5．某公司为了推销自己的产品，做好宣传和营销前的准备工作，以良好的社会形象及合适的价格打入市场，决定组织召开专家座谈会，对其推销产品进行评估。如果你是办公室人员，领导责成你承办这个座谈会，你该如何做？
参考答案：
（1）座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；
（2）座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜； （3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合； （4）主持人负责引导、组织，可不做记录；
（5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做； （6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短；
（7）会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。 6．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？ 参考答案：
（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上四审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。
（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。
（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。
（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。 （5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。 7．办公室主任吩咐文员小李设计一份电话记录单，你若是小李应如何设计？
1．
来电单位 来电者姓名 来电时间 内容摘要： 年月日时分 来电号码 分机 BP机或手机 上司批示 处理结果 记录人 8．总经理要与公司总裁谈某项业务工作，文员替总经理安排这个约会，应该怎么做？
参考答案：
总经理要与Ａ公司总裁谈某项业务工作，文员替总经理安排这个约会，应该怎么做？ 首先，用写信的方式定约，等对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员确认； 其次，正确告知总经理的姓名、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等，日期的确定应有弹性，告知你或总经理的联系电话。
第三，决定时间、地点时，要注意：
（一）星期一早上、周末下午、即将下班之前、午餐前后、对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子、公司有重大活动时，不要安排约会；
（二）地点必须选择对方比较方便的地方，还应考虑礼仪规格、是否需保密、是否需就餐等；
（三）如对约会地点没有充分把握，应事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等；
（四）约定好后向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，还应准备约会所需要的文件资料。
9．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职责？
参考答案：
（1）准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。
（2）制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省（州）名（如果是国外旅行，写明城市名和国家名），日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码。
（3）为商务洽谈收集资料。
（4）决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。
（5）考虑行李问题。通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。为每件行李准备识别标签。
（6）安排差旅费。
（7）建立旅行——旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。
（8）办理旅行保险，如意外伤害保险等。
10．某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工
作？
参考答案：
（1）客人的选择。确定名单，再请上司核定。
（2）确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。
（3）会场的选择。要考虑宴会的性质，客人的数目，以及预算费用等，考虑宴会的形式与气氛、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。
（4）拟订菜单。应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑，至少要提供2份菜单，供上司挑选。
（5）寄发请柬。宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名，被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点，以及着装要求、要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出。
（6）席次的排列。以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。席次的排列原则是：男女主人对坐桌椅的两端；男女宾客间隔而坐；夫妇分开坐；男主宾坐在女主人的右边，女主宾坐在男主人的右边。主人方面的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触交谈。
11．康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:00到12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？
参考答案：（1）会议的名称；（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；（4）地点：（具体在几楼几号会议室）；（5）议题（或者议事日程）；（6）主办者的联络处、电话号码等；（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。
12．某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？
参考答案：（1）要替搭车回去的人安排车子；（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（3）有留话时，切记务必传达；（4）检查会场有无物品遗漏；（5）要为参加会议的人员送行；（6）文秘人员离去前，要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭；（7）桌、椅早先若有移动，必须还原；洗涤烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾；（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（9）关紧门窗并上锁；（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。