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文件编号 文件名称 ST-QP-0401 A/6 1 / 4 文件控制程序 文件版次 文件页次 修订记录 日期 03-11-7 04-9-2 04-9-2 04-9-2 05-3-25 05-3-25 05-4-21 05-6-25 05-11-22 版次 A /1 A/2 A/2 A/2 A/3 A/3 A/4 A/5 A/6 页次 第2页 第2页 第3页 第3页 第2页 第4页 条文 5.1 4 5.5 5.6 5.1 8 5.1 5.1 5.1 修订内容 （3）流水号（二三四阶、外来文件适用）从00~99 权责内容的“二阶文件”的审查、核准 文件管制作业的记录与标识 外来文件的管制 文件数字标识章描述 附件增加文件数字标识章图案 增加财务的部门简称 取消生管部门简称及数字章标识 增加生管部门简称及数字章标识 变更人 黄魏彬 黄毅云 黄毅云 黄毅云 刘晓丹 刘晓丹 刘晓丹 刘晓丹 张彪 备注 第2页 第2页 第2页 ⅩⅩ 电 子 科 技有 限 公 司
文件编号 文件名称 ST-QP-0401 A/6 2 / 4 文件控制程序 文件版次 文件页次 1 目的 为使品质系统能正确有效的运作，因而对文件使用的方式加以规范，以确保各相关部门能适时获得适当且有效之最新文件或资料，并将过时无效之文件，立即自所有分发或使用单位移开。 2 范围 本公司生产产品自工程资料、所需物料采购、制造、检验、测试、储运、包装至出货等各阶段，包括本公司内部或客户、供应商提供之相关资料以及相关国家、国际之标准和法律、法规文件均属之。 3 定义 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4 权责 文件类别 一阶—质量手册 二阶—程序文件 三阶—作业文件 四阶—记录表单 外来文件 5 内容 5.1 文件编码规则 口口-口口-口口口 制订 管理代表 相关单位 相关单位 相关单位 ---- 审查 管理代表 主管、课长 课长 课长 相关单位课长 核准 总经理 管理者代表 经理（可授权） 经理（可授权） ---- 一阶文件：质量手册。定义品质管理系统的范围、相关管理内容的控制程序以及各管理系统流程间的相互关系。其中包含有公司的质量方针、质量目标等内容。 二阶文件：程序文件。规定品质管理系统流程作业的控制方法的文件。 三阶文件：作业文件。指导特定作业之标准、方法、手册、图面、技术资料等文件。 四阶文件：记录表单。特定作业所产生的记录所使用的表单。如检验记录、纠正记录、测试记录、训练记录、等。 外来文件：非本公司制订之文件。如客户提供之流程、规格、图面、技术资料，供应商之原物料资料，以及引用相关之国家、国际的法律、法规、标准等。 4）外来文件在流水号（从00~99）前加年月日（年月日各取两位数）。 | | |_____________3）流水号(二、三、四阶文件适用，外来文件不适用)。从00~99。 | | 2) ISO9001:2000章节号码(只二阶文件适用)。 | | 1）部门名简称（二阶文件不适用） | |___________________系统文件类别 |________________________公司名简称（ST） （其中质量手册编号：ST-QM 供应商环保手册编号：ST-QM-001） 系统文件类别： QM-质量手册 QP-程序文件 WI-作业文件 FR-记录表单 ED-外来文件 公司及部门简称: 公司—ST 总经理—GM 管理代表—MR 品管课—Q 工程课—E 资材课—MC 人事—HR 文控中心-DCC 制造课—MFG 财务—F 生管课---PC 文件发放到各部门，文件上有相对应的数字标识章，证明其部门所属使用权和保管权： 01—制造（生技） 02-资材 03—财务 04—工程 05—品管（IQC） 06—报关 07—行政 08---生管 5.2 文件版次规则 口/口 | |_____________文件页修订次数。从0~9。 |_______________文件版本。从A~Z。如遇文件页修订次数已超过10次，版本须升级一次。 ⅩⅩ 电 子 科 技有 限 公 司
文件编号 文件名称 ST-QP-0401 A/6 3 / 4 文件控制程序 文件版次 文件页次 5.3 5.4 文件管制作业过程之中制订、审查、核准流程 5.4.1 本公司品质系统中各类文件之制订、修订、发行、回收、保存、废止、销毁、调阅等作业，均须符合前述条款4之权责人之制订、审查、核准之流程。 5.5 文件管制作业的记录与标示 5.5.1 各部门编制之内部《作业指导书》及跨部门之关于产品生产生产工艺技术、检验标准及设备、器具使用之 《作业指导书》经审批后，需填写《文件分发范围控制清单》交文控中心复印相应份数并于文件首页及内 页加盖“受控”文件章后分发各相关部门。 5.5.2 各部门编制的《作业指导书》，因特殊情况需要在文件上进行修改时，由其编制部门（编制人或负责人）负责，并签名（章）及修改日期。 5.5.3 文件回收时，文控中心应于该旧版首页及内页明显处加盖作废印章，每月打印未收回文件记录并追踪未回收 文件原因。 5.5.4 所有受控文件严禁私自复印使用，严禁私自涂改。当文件破损严重影响使用时，部门文件管理员应填写“文 件领用审批表”经审批后，文控中心将重新发放，并收回破损文件。文件遗失，需填写《文件领用审批表》 并作出说明。 5.5.5 文件发行时，接收人应于“文件发放签收表”对应位置处签名以示接收。对外发行文件，须加盖参考章，由相关之窗口单位签收，其失效或废止时不予回收。 5.5.6 文件之对对外发行、增补发行、修订、废止、销毁、调阅、更新等作业，相关单位应填具“文件动态单”， 经权责人审核后执行。ECN中涉及的文件动态，不需填写“文件动态单”。 5.5.7 文件修订后，文控单位应将修订内容记录于文件之修订记录表格中，以利追溯。 5.5.8 文控单位须将品质系统所有文件之状态记录于“文件一览表”，并适时更新。 5.6 外来文件的管制 5.6.1各权责单位获取外来文件时首先对其适用性进行确认并自行登录，然后将其送交文控中心。 部分三阶文件，如BOM(产品物料清单)、作业指导书等，因其与具体材料或产品有一一对应之特殊关系，故这类文件可以不采用上述5.1及5.2之编码规则，可采用类似以材料或产品品号定义文件编码的方式。 5.6.2 当外来文件因特殊情况需要注明诠释时，由权责获取部门负责修改，并签名（章）。 5.6.3 文控中心接到此文件后立即进行编号并登录于文件一览表中，当需发行时，文控中心于首页及内页盖“外来文件章”填上名称、编号、生效日期后交权责单位确认再发行（当客户提供软件时文控中心在软盘上盖“外来文件章”） 5.6.4各部门对于所获取的外来文件的版本要进行追踪，当版本变更时应填具文件动态单，将最新版本送文控中心受控发行。 5.7文件的保存 ５.7.1文件持有单位应指定适当的文件保存人及存放地点，以适当的方式加以分类归置并制作索引，以便于查阅。 5.7.2品质系统所有文件之原始件，包括旧版文件之原始件，由文控单位统一保管。回收之旧版文件不需保存。 5.7.3 除文控单位因文件识别的需求，任何人均不得于受控文件上加以任何标记。 5.7.4文件电子档的使用与保存 如有需要，品质管理系统文件之电子档保存于“文控/D”盘中，可透过开启该盘“ISO”文件夹下面的子文件夹迅速查阅相关文件或资料。该文件夹之增加、修改、删除属性唯文控中心独有，其他部门或人员均只有查阅之权限。 6 7 参考文件 无 表单/记录