照片档案按统一的照相册归档并附底片（数码照片应先冲印出照片用专门的影集归档，再刻录成光盘，装入档案盒，影集与光盘中的照片要保持一致；必须交叉放臵时，数码照片附所存储光盘的编号及序号）和说明，说明必须打印，应写明照片拍摄的时间、地点、人物（领导姓名、职务等）、事件以及所反映的工程所在位臵、部位与内容，要求文字简洁，一般不超过200字声像档案的说明必须打印，必要时应附解说词；声像资料卡片上文字要打印（可用EXCEL软件编制固定大小的单元格，根据文字多少选择字型号的大小，一般为小四号宋体）。
第八条 电子档案归档
承包人和监理以及指挥部各部门等全体参建单位应建立电子文档，做好各类台帐数据资料的复制、登记与保管工作，各单位每月应清理、复制、保存至少2份，同时递交黄祁指挥部、总监办等部门各1份；各单位应提交竣工图、竣工表、汇总表、计量支付报表、变更设计、竣工结算报表及各类台帐的光盘2套（业主档案室和技术处各1套）。
第九条 其他注意事项
（一）竣工表：竣工表按填写顺序单独组卷，内容填写要求详细、准确，与实际竣工数量保持一致；监理用表、施工记录、试验检测资料按计量支付的排列方式组卷。 （二）隐蔽工程：试验检测资料要齐全(自检频率和抽检频率不足，应说明原因，原则上不允许出现)；请示类报告
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必须有批复；变更不能缺项，必须有照片资料；签字不缺不漏；资料有遗漏的要补齐。
（三）质量评定汇总表和试验检测资料：压实度、平整度等检测资料不单独组卷，附在相应工序的检验单后；检测结果填入相关质量评定汇总表，按2004年的检评标准评定并单独组卷以便于交竣工验收时抽查。
（四）凡定性为质量事故的事件其处理过程所发生的文件应专门立卷保存。如属于一般的返工事件或质量问题(如某处护面墙石料强度不合格)，承包人对此所作的返工报告与检测报告的原件应装入各施工项目相应部位的质量保证资料文档中。
（五）伸缩缝施工与安装的资料应独立组卷，评分汇总入桥梁工程中。
3、工程竣工文件的组卷、编目与归档
第十条 组卷要求
一个完整的科技档案案卷应由案卷封面、卷内目录、卷内文件、备考表及案卷目录组成，组卷时应遵守项目文件的自然形成规律及分类特点，以便于利用和保管。
第十一条 案卷编目
案卷编目包括编写页号、填写卷内目录和备考表，编写案卷封面和案卷目录。
（一）编写页号
卷内文件材料应按排列顺序依次在有文字和图表的每一
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页资料正面右下角、背面左下角用铅笔从1起逐页编号，卷内目录和备考表不编页号。
（二）卷内目录的编制
卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注等组成，排列在卷内首页。
1、序号：填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1开始依次标注；
2、文件编号：填写文件或图表的文号或编号； 3、责任者：填写文件材料的直接形成部门或主要责任者(可采取通用的标准简称，在合同段内统一简称)；
4、文件材料题名：应填写文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，并用括号“[]”括上；
5、日期：填写文件最终形成日期；
6、页次：填写本卷内每份文件首页上标注的页号，最后一份文件填起止号，起始页号和终止页号之间用短划线“—”隔开；如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷内文件目录页号中填写页数；
7、卷内目录每套档案按一式二份复制，其中一份随竣工文件装盒，另一份卷内目录单独汇集装订成册，与案卷一起移交。
（三）备考表的编制
1、备考表排列在文件材料尾页之后；
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2、说明栏包括：卷内材料件数、页数以及组卷和使用过程中需要说明的问题；
3、立卷人应由竣工文件编制者签名，并填写完成立卷的时间；
4、检查人应由案卷质量审核者（施工单位为技术负责人，监理部为总监）签名，并填写审核时间；
5、互见号应填写反映同一内容、形式不同且另行保管单位的档案保管单位的档号。
（四）案卷封面的编制
案卷封面由项目名称、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等组成。
1、项目名称：填写建设项目名称＋合同段起止桩号+合同段号；
2、案卷标题：应简明、准确揭示卷内文件内容，结构完整，文字通顺，标点正确，字数控制在50个内。基本格式为：起止桩号(或中心桩号)+工程名称(或分项工程名称)+本卷主要内容+文种(如图、表、报告、检验单等)；
3、立卷单位：是指案卷形成单位，填写签署合同的法人单位名称；
4、起止日期：是指卷内文件最早及最晚日期（与扉页一样用阿拉伯数字加汉字年月日，中间加“至”，如：2006年11月12日至2009年7月11日；而竣工图及卷内目录等表格内日期应填写成“20090711” ）；
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