焦煤集团视频会议系统管理办法
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第一章 总 则
第一条 为加强焦煤集团视频会议系统的运行维护和管理，规范系统的操作规程，保障视频会议系统稳定、高效、安全运行，依据国家有关法律法规和集团公司信息化相关规范制定本办法。
第二条 焦煤集团视频会议系统（以下简称视频会议系统）是指上联河南煤化总部及下联所属基层单位的三级视频会议系统，是河南煤化集团和焦煤集团召开视频会议的重要信息系统，该系统包括各主、分会场的视频终端、音响系统、控制系统、会议室及其相关设备等。
第三条 河南煤化总部为视频会议系统的一级会场；焦煤集团为二级会场；各矿（厂）为三级会场。
第四条 本视频会议系统为非涉密系统，只能召开非涉密内容的会议。
第五条 本规定适用于焦煤机关各处室及接入视频会议系统的各分会场所属单位。
第二章 管理机构和职责
第六条 视频会议系统的运行管理遵循“统一组织，分级负责、属地管理”的原则。各单位要理顺管理体制，明确本会场的视频会议系统运行管理部门（以下简称运行管理部门），配备专门的技术人员，保障视频会议系统运行管理工作的顺利进行。
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第七条 焦煤集团综合办公室负责焦煤集团内部视频会议的审批和组织协调工作，主要职责是：负责审批各会议组织部门提出的召开各类视频会议的申请和组织协调工作。
第八条 焦煤集团计讯处是焦煤集团所属的二、三级会场的运行管理部门。负责焦煤集团所属二、三级视频会场的运行管理工作，主要职责是：制定视频会议系统相关运行管理制度；负责焦煤集团视频会议系统软硬件设备的日常维护；负责视频会议召开时的保障工作；负责焦煤集团所属各分会场的联调工作；负责组织开展有关培训工作。
第九条 组织召开视频会议(含组织参加河南煤化集团视频会议)的各机关处室为视频会议组织部门，其主要职责是：负责确定视频会议主会场的地点、会议召开时间、会议内容和参会人员；负责印发会议通知并通知参会单位和人员准时出席。
第十条 有视频会议分会场的各基层单位主要职责是：根据具体情况制定适合本单位的视频会议系统相关运行管理制度；负责本单位视频会议系统软硬件设备的日常维护管理，参加焦煤集团组织的联调工作，负责本单位视频会议召开时的保障工作。各基层单位要明确一名单位行政责任人、一名技术管理责任人、两名以上技术管理人员负责本单位视频会议系统的运行维护管理；负责完善和审核《焦煤集团视频会议系统会场信息登记表》（见附件1）并报计讯处备案。
第十一条 各基层单位的网络管理部门负责视频会议的网络
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保障工作。
第三章 会议准备
第十二条 视频会议由会议组织部门在会议召开前1天填写《焦煤集团视频会议系统使用申请表》（见附件2），经焦煤集团综合办公室审批后抄送至计讯处备案，同时通知相关参会人员。
第十三条 在会议组织部门确定主会场地点(一般主会场设在主办公楼105视频会议室)后，主会场运行管理单位应在会前及时制定视频会议的会议方案和操作方法，并提交会议组织单位核实。主会场未设在焦煤集团机关时，主会场运行管理部门应将审核后的会议方案和操作方法报计讯处备案。
第十四条 主会场运行管理部门负责组织、协调会前联调；一般会议提前一天进行联调，其它应急会议随时联调；主会场未设在焦煤集团机关时，由计讯处配合组织协调会前联调；每分会场联调持续时间不得短于30分钟。
第十五条 各会场运行管理部门接到会议通知后，要及时自查本会场的视频会议系统，严格按照要求及时参加联调工作，联调中服从主会场的指挥。各分会场要观察会场声音图像是否正常，如有问题及时向主会场说明情况，并在排除故障后再与主会场进行调试。
第十六条 各分会场会前联调时段会场如被占用，行政责任人应进行协调，保证联调顺利进行，无故不按时参加统一联调的，不再单独进行联调，如果因没有参加联调而发生影响视频会议者，
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责任自负。
第四章 会议保障
第十七条 会前，各会场运行管理部门工作人员应提前1小时到岗，开启所有设备，检查设备工作状态、图像声音质量、会议室灯光效果等情况，统一服从主会场的指挥进行调试；召开河南煤化集团三级视频会议前，焦煤集团会场管理人员应先将所辖范围内的参会会场呼进会议，并完成内部会场的会议调试（会场环境、摄像头位臵等检查工作）后，再加入河南煤化集团会议。
第十八条 会前三十分钟，主会场运行管理部门将对参会各级会场进行点名，并将点名结果上报相关参会领导；点名完毕后未能加入会议的，本次会议将不再予以呼入；会前调试结束后，严禁对系统进行任何调整操作。
第十九条 会议正式开始后，各会场运行管理工作人员必须坚守岗位，实时监控本会场声音、图像效果和设备运行状况，及时按规程调整镜头和麦克风，随时与主会场保持联系。发生故障时，要听从主会场运行管理部门的统一指挥和协调，及时启动应急预案，尽快排除故障，严禁违规操作。
第二十条 会议召开期间，视频会议系统模式建议采用主席控制模式，各分会场显示图像为当前发言者会场图像，主会场显示所有会场图像（或轮巡显示），当前发言者会场图像居屏幕中间显示。主会场可对各分会场图像进行浏览、点名发言和自由讨论等特殊操作。
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第二十一条 会议结束后，首先由主会场运行管理部门断开整个视频会议系统，各分会场确认系统断开后，方可关闭本会场相关设备，并做好相关文档记录工作；严禁各分会场擅自退出视频会议系统；主会场运行管理部门工作人员应按要求完成会议实况的录制、存档和文档记录工作。
第五章 会议室与设备管理
第二十二条 各会场运行管理部门应指定技术管理人员对视频会议系统设备及会议室设施进行维护和管理，按照要求统一制作、摆放单位标识。
第二十三条 各会场运行管理部门负责做好会场会议环境的保障工作，主要包括：会议室颜色建议采用浅色色调；会议室光源要避免自然光源，尽量采用人工 “三基色”光源，灯光布臵成多回路，使光照充分均匀；会议室采用隔音吸音材料和双层玻璃等隔音装臵保证声音效果。
第二十四条 各会场运行管理部门要加强视频会议系统的日常维护管理，妥善保管系统设备，做好设备的防雷、防潮、防晒、防尘等事项；各技术管理人员要定期对设备进行维护保养，及时排除故障隐患；严禁在视频设备上安装与该系统无关的软件或者设备，严禁其他无关人员操作该系统设备。
第二十五条 各会场运行管理部门应加强视频会议系统设备的权限控制和设备参数配臵管理，各会场所有网络设备须划分独立的VLAN ；所有设备采用的路由、IP地址、设备名称等技术参
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