文件管理控制程序

XXXXXXXX 文件名称 文件编号 XX-02-HR-002 版 本 A0 页码/页次 第1页 共7页 生效日期 2018年4月17 日 文件管理控制程序 1 目的

为了规范品质体系文件,使供方及客户之资料,以及其它外部文件得到有效控制,防止使用失效和作废的各类文件,以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。 2 适用范围

2.1 质量体系文件的编制、管制方法。

2.2 供方及客户文件(如技术图纸、测试报告、使用说明书等)的控制方法。

2.3 其它外来文件(如适用的法律、法规、行业标准等)。 2.4 确保对质量体系策划和运行所必要的外来文件得到识别,并控制其分发。

3 定义注释

3.1 受控文件:凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。

3.2 非受控文件:不直接影响产品质量的文件或资料,如各类参考资料。 3.3 体系文件:

3.3.1质量方针:由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向

3.3.2质量目标:在质量方面所追求的目的。

3.3.3质量手册:质量管理体系的纲领性文件,它概括了本工厂质量管理

体系的构成及要素(过程)。

3.3.4程序文件:直接支撑质量手册的主要体系文件,是对各部门运作过

程及质量体系要求的具体说明。

3.3.5作业指导书:它从程序文件中引申出来,详细叙述各部门运作过程

及操作规程,它是程序文件的支持性内容。

4 职责

4.1 总经理或董事长:批准工厂的质量方针/目标、质量手册、程序文件。 4.2 管理者代表:负责制定质量手册及相关程序文件。

4.3 各职能部门:负责编写相应的程序文件及作业指导书,及时签收和保存受控文件,并将已失效的受控文件退回综合办。 4.4 综合办:负责本工厂受控文件的整体控制,即受控文件的打印、分发、原版文件的保存等。

XXXXXXXX 文件名称 文件编号 XX-02-HR-002 版 本 A0 页码/页次 第2页 共7页 生效日期 2018年4月17 日 文件管理控制程序

4.5 文件控制职责表 文件级文件类别 层 一 质量手册 二 三 程序文件 技术文件 编写 授权人员 各部门主管 审核 管理者代表 管理者代表 批准 保存 四 记录表单 五 外来文件 5文件格式及文字要求

5.1公司所有体系文件必需加页眉,格式如下。四级表单可不加页眉但必须加公司台头。 文件编号 JH-XX-XX-XXX 宝鸡志普有色金属加工有限公司 版 本 XX 文件名称 页码/页次 第X页 共X页 生效日期 XXXXXX 部门主管、总经总经理 综合办 相关部门 理、管理者代表 随相关二、三级文件一同审批 相关部门收集 XXXXXXX

5.2文件字体:公司所有文件一律为宋体黑色字,文件名称为二号字,正文内容序号题目为粗体四号字,正文内容为四号字,表单内容可根据需要采用四号或五号字。

5.3文件文件签批格式,在文件末页按以下方式

编制: 审核: 批准: 日期: 日期: 日期: 6 作业程序

XXXXXXXX 文件名称 文件编号 XX-02-HR-002 版 本 A0 页码/页次 第3页 共7页 生效日期 2018年4月17 日 文件管理控制程序 6.1 编码原则:

公司名称

文件级别

部门类别 流水号

XX—XX—XX—XXXX

注释:

公司名称:JH

部门类别:总经理∕管理者代表GM;行政人事部:HR;财务部FD;生产部

PM;销售部SD;品质部QC;技术部TD;采购部PD;仓库STD。

文件级别:一级文件01;二级文件02;三级文件03;四级文件04;五级

05

流水号:字母+001~999,各部门应对本部门的文件进行分类识别,对记录表单的流水码进行识别、汇总,汇编成《记录清单》

各部门文件编号应按以上要求执行,不得有重复或误用的情形。 6.2 外来文件的编码以外单位编码为准。 6.2.1各标题内小标题顺序如下格式:

5 5.4 5.4.1 5.4.1 5.4.1.1 (a)以此类推

6.3 受控文件控制的一般要求

6.3.1文件和相关表单的版本号用一位大写字母表示,文件首版为A/0版,当修订时,版本升为A/1~A/9、B/0~B/9、C/1~C/9、…版,以此类推. 6.3.2同一类受控文件要求采用标准格式,以便于制定、保存。

6.3.3受控文件必须有编制人、审核人、批准人签名后方可发出,且编制、审核 与批准不可为同一人。

联系客服:779662525#qq.com(#替换为@) 苏ICP备20003344号-4