数字档案馆宣贯提纲 一、资源建设的意义
数字档案资源建设是数字档案馆建设的重要组成部分,没有一定规模的数字档案资源, 就不能说是真正建成了数字档案馆。 数字档案馆建设的目的是为社会查阅利用档案信息提供 更加方便快捷的服务, 如果说系统平台建设为服务社会创造了条件的话, 那么数字档案资源 建设就是数字档案馆服务社会的内在要求。 没有资源数字档案馆建设就失去意义。 资源建设 也是衡量数字档案馆建设水平的重要指标指标之一, 资源规模越大、 质量越高, 数字档案馆 的地位、服务能力和社会影响力就越高。
二、电子文件接收 1、接收机制:
电子文件接收数字档案馆资源建设的主要任务之一。 为了保证各单位所形成电子文件能 依法按照规定的时间和标准移交到数字档案馆, 并保证电子文件的真实性、 完整性、 可用性, 首先需要建立起科学、 通畅的接收机制。 档案行政管理部门应与电子文件形成单位建立法定 或者固定的移交、 接收关系, 从有利于国家、 有利于形成单位、 有利于社会大众的目标出发, 为形成单位的电子文件确定归属与流向。 如同传统档案需经过形成单位档案人员整理归档后 才能接收进馆一样,电子文件也应经过形成单位档案人员整理、鉴定、归档,然后系统地向 数字档案馆移交, 这样一种接收机制是我国档案工作的优势, 也是我国数字档案馆建设的特 殊环境。
2、接收范围
数字档案馆接收电子文件的范围与传统档案应基本一致。 从单位范围看, 凡是党政机关、 人民团体、 国有企事业单位及其他组织机构形成和保存的对国家和社会有价值的档案, 都可 列入接收范围。 由于数字档案所占用空间狭小, 所以接收范围可以更大一些。 从档案范围看, 接收电子文件也不仅仅限于电子公文。 数字档案馆建设要充分考虑电子文件的多样性, 将各 种形式、各种类型的有保存价值的电子
文件尽量依法接收进馆,包括文本文件、图形文件、 图像文件、 音频文件、 视频文件、 数据库文件和网页文件等, 今后还可能出现新的文件类型。 每一种类型的文件都有其特殊的利用价值,数字档案馆应广泛收集各种有价值的电子文件, 丰富自己的数字馆藏。
3、接收时限
电子文件接收时限可分为实时接收和定期接收两种。 实时接收是指各单位电子文件生成 和办理完毕后,随时向数字档案馆(电子文件中心移交的过程。实时接收可以充分保证电
子文件的时效性, 便于及时向社会提供电子文件利用服务, 但是实时接收对于电子文件形成 机制、 档案管理体制和计算机网络要求较高。 实时接收一般可以用于接收统一的电子政务办 公系统系统生成的电子文件,以免各单位已归档电子文件出现丢失。
定期接收是指各单位将整理归档完毕后的电子文件在本单位保管一定时间后集中向 数字档案馆 (电子文件中心 移交的过程。 定期接收的优点是移交的电子文件均经过系统整 理,可以保证电子文件的有机联系和系统性、完整性。缺点是实时性较差。鉴于电子文件对 管理和存储条件要求较高,接收时限应比纸质档案短,以一年为宜,最高不超过五年。 4、接收途径
电子文件接收途径可以分为在线接收和离线接收。 在线接收是指数字档案馆 (电子文件 中心 通过计算机网络接收形成单位移交的电子文件。 离线接收是指通过适当的介质, 将形 成单位产生的电子文件接收或拷贝到数字档案馆中。 两种接收途径各有长处, 不论何种接收 方式,都应以安全、高效、准确为原则。从目前来看,受网络环境限制以及在线办理接收程 序不够完备的限制, 可以离线接收为主; 随着网络环境的发展以及认证程序的完善, 应以在 线接收为主要形式。
5、接收标准
电子文件应经过整理达到标准才能接收。 为此每个数字档案馆, 都应有一套电子文件整 理、鉴定、归档、管理规范,形成单位应将各种电子文件经过整理加工后再向数字档案馆移 交。 电子文件接收标准涉及的内容很多, 有些与传统档案基本一致, 如保管期限、 档号编制、 目录编制等。有些则是电子文件所独有的或者应特别强调的,如文件格式、元数据、真实性 等。
(1 文件格式 电子文件格式通常有两方面的含义,一是指电子文件的页面版式, 如红头、发文字号、正文、落款、发文日期、印章等。二是指电子文件的制作格式,如 EXE 格式、 PDF 格式、 CEB 格式、 TIFF 格式、 JPEG 格式、 mp3格式等。从方便管理和利用的 角度讲, 一个地区或者同一数字档案馆接收的同一类电子文件应采用统一格式。 统一格式有 两种模式:一种是在各单位形成电子文件时就统一格式, 这需要档案部门和电子政务主管部 门强力推行; 另一种方式是电子文件接收后, 由电子文件中心或数字档案馆统一转换某种电 子文件格式。 各单位形成电子文件时就统一格式应是首选, 但由于各地起点不一样, 强力推 动形成单位采用统一格式有一定难度, 在客观条件不具备的情况下, 数字档案馆也不必非要 统一格式才实施接收,只要是通用的或可以读取的格式,都可以接收。
(2元数据 电子文件元数据 是指描述电子文件内容、背景和结构信息及整个管理流 程的数据。 国家档案局已经发布电子文件元数据方案, 建设新的电子文件管理系统, 接收电 子文件,应采用元数据方案的规定。从实际情况看,除了档案管理必备的元数据外,也可以
逐步规范,不一定从一开始就要求完美无缺。
(3真实性、完整性、可用性 保证电子文件真实性、完整性、可用性,是电子文件 管理的重要目标。真实性、完整性、可用性是相对的不是绝对的,受技术和管理两方面的因 素制约,应是一个逐步发展和完善过程。在管理上,要建立科学有效地形成、传输、归档、 保存机制; 在技术上, 可采取电子签名、 封装等手段, 尽量保证其真实性、 完整性、 可用性。 6、组织与管理