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4.风险控制矩阵 目标编号风险编号控制措施编号控制目标* 风险描述* 控制措施 已建立监事会从提案产生到决议形成的议事规则和管理办法，确保T01 监事会决策过程规范而统一，保证监事会决策程序及所产生决议的有效性。 公司经营活动中发生的需监事会T02 决策的重大事项按照规范程序提交到监事会审议。 T03 * .
缺乏监事会提案产生、会议召集、会议决策等方面的具体规则，可能会导致会议准R01 备不够充分、会议组织无序、会议决策程序与相关法规存在冲突，进而可能影响监事会决议的合法性、公平性、有效性。 公司经营活动中属于监事会职权范围内的事项没有经过监事会的审议，可能会导致对应事项得不到合理有效处理，进而可R02 能给公司带来合规性、经营性等方面的风险；不属于监事会职权范围内的事项被提交到监事会进行审议，可能导致公司经营效率的降低，也可能导致公司资源的浪费。 提交到监事会决策的事项能够接受合法有效、公平公正的决策。 会议通知不够及时、会议准备不够充分、出席监事会的人员没有充分了解相关议R03 案，或者出席监事会的人数不符合要求等因素的出现，都可能影响监事会决议的有效性。 * C00 C01 C02 * 已下发《中铁建工集团有限公司监事会议事规则》，对监事会的召集和召开、审议和决议程序等方面提出了要求，保证了监事会的规范性及有效性。 1.监事会主席结合监事会办公室的处理建议对《书面提议》进行审核，董事会秘书应给予协助。 2.若审核通过则转入04步骤；若审核认为《书面提议》内容不明确、具体或有关材料不充分的，则转入01步骤要求提议人对《书面提议》进行修改或者补充。 1.在监事会主席对《书面提议》审核通过后或在“董事会流程”中涉及到监事会职责时，董（监）事会办公室分管职员负责制作《第XX届XX次监事会会议通知》及《第XX届XX次监事会会议资料》，并发至各监事。 2.通知中应至少包括以下内容： 1) 会议的时间、地点和会议期限； 2) 拟审议的事项（会议提案）； 3) 会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议； 4) 监事表决所必需的会议材料； 5) 监事应当亲自出席会议的要求； 6) 联系人和联系方式； 7) 发出通知的日期 .
目标编号控制目标* 风险编号风险描述* 控制措施编号控制措施 监事会从提案到决议过程文档妥T04 善保管，以备追溯。 * 监事会召开过程中对议题的审议、讨论不充分，会议的组织无序、混乱，决策过程违背相关监管制度或公司章程，或者会议R04 记录、会议决议文本不完整、不符合真实情况等因素的出现都可能影响监事会决议的合法性、合理性或有效性。 监事会决策过程的文件没有在主责部门R05 完整留存和备案，没有形成监事会决议档C04 案，影响公司后续查询、追溯和学习工作。 * C03 * 1.监事会主席/监事按照《中铁建工集团有限公司监事会议事规则》相关规定召集并主持召开监事会。 2.监事会按照《中铁建工集团有限公司监事会议事规则》第十八至第二十二条相关规定对议案进行审议并表决。 3.会议主持人应当根据监事的提议，要求董事、高级管理人员、公司其他员工或者相关中介机构业务人员到会接受质询。 4.监事会办公室按照《中铁建工集团有限公司监事会议事规则》规定做好《第XX届XX次监事会会议记录》以及《第XX届XX次监事会决议》的签署工作。 1.董（监）事会办公室分管职员将监事会所有资料进行整理并建立专项档案并保存。 2.监事会会议档案，包括会议通知和会议材料、会议签到簿、表决票、经与会监事签字确认的会议记录、会议纪要、决议等。 3.监事会会议档案的保存期限不少于20年。 4.本流程结束。
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5.风险数据库 风险类别* 资战经报合产发生可能性略营告规安*（1-5） 风风风风全险 险 险 险 风险 √ 1 影响程度* （1-5） 对应关键控制编号 风险编号* 风险描述 风险等级* R01 R02 R03 R04 R05 缺乏监事会提案产生、会议召集、会议决策等方面的具体规则，可能会导致会议准备不够充分、会议组织无序、会议决策程序与相关法规存在冲突，进而可能影响监事会决议的合法性、公平性、有效性。 公司经营活动中属于监事会职权范围内的事项没有经过监事会的审议，可能会导致对应事项得不到合理有效处理，进而可能给公司带来合规性、经营性等方面的风险；不属于监事会职权范围内的事项被提交到监事会进行审议，可能导致公司经营效率的降低，也可能导致公司资源的浪费。 会议通知不够及时、会议准备不够充分、出席监事会的人员没有充分了解相关议案，或者出席监事会的人数不符合要求等因素的出现，都可能影响监事会决议的有效性。 监事会召开过程中对议题的审议、讨论不充分，会议的组织无序、混乱，决策过程违背相关监管制度或公司章程，或者会议记录、会议决议文本不完整、不符合真实情况等因素的出现都可能影响监事会决议的合法性、合理性或有效性。 监事会决策过程的文件没有在主责部门完整留存和备案，没有形成监事会决议档案，影响公司后续查询、追溯和学习工作。 3 一般风险 √ 1 3 一般风险 √ 1 3 一般风险 √ 1 2 一般风险 √ 1 2 一般风险
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6.控制文档 流程步骤描述 步骤编号* 流程步骤* 流程步骤类型* 控制措施编号* 控制措施* 1.监事会主席结合监事会办公室的处理建议对《书面提议》进行审核，董事会秘书应给予协助。 2.若审核通过则转入04步骤；若审核认为《书面提议》内容不明确、具体或有关材料不充分的，则转入01步骤要求提议人对《书面提议》进行修改或者补充。 1.在监事会主席对《书面提议》审核通过后或在“董事会流程”中涉及到监事会职责时，董（监）事会办公室分管职员负责制作《第XX届XX次监事会会议通知》及《第XX届XX次监事会会议资料》，并发至各监事。 2.通知中应至少包括以下内容： 1) 会议的时间、地点和会议期限； 2) 拟审议的事项（会议提案）； 3) 会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议； 4) 监事表决所必需的会议材料； 5) 监事应当亲自出席会议的要求； 6) 联系人和联系方式； 7) 发出通知的日期 控制类型* （事前/事中/事后） 控制频率* 控制（随时/方式* 日/月/季/年） 实施证据* 责任部门* 责任岗位* S03 审核 一般控制 C01 事中 人工控制 随时 监事会主席 S04 制作会议资料并发出会议通知 一般控制 C02 事中 人工控制 随时 《中铁建工集团有限公司xx届xx次监事会议案会议材料》 董（监）事会办公室 分管职员 .
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流程步骤描述 步骤编号* 流程步骤* 流程步骤类型* 控制措施编号* 控制措施* 1.监事会主席/监事按照《中铁建工集团有限公司监事会议事规则》相关规定召集并主持召开监事会。 2.监事按照《中铁建工集团有限公司监事会议事规则》第十八至第二十二条相关规定对议案进行审议并表决。 3.会议主持人应当根据监事的提议，要求董事、高级管理人员、公司其他员工或者相关中介机构业务人员到会接受质询。 4.监事会办公室按照《中铁建工集团有限公司监事会议事规则》规定做好《第XX届XX次监事会会议记录》以及《第XX届XX次监事会决议》的签署工作。 1.董（监）事会办公室分管职员将监事会所有资料进行整理并建立专项档案并保存。 2.监事会会议档案，包括会议通知和会议材料、会议签到簿、表决票、经与会监事签字确认的会议记录、会议纪要、决议等。 3.监事会会议档案的保存期限不少于20年。 4.本流程结束。 控制类型* （事前/事中/事后） 控制频率* 控制（随时/方式* 日/月/季/年） 实施证据* 责任部门* 责任岗位* S05 主持召开监事会审议并形成决议 一般控制 C03 事中 人工控制 随时 《第XX届XX次监事会会议记录》、《第XX届XX次监事会决议》 监事会主席/监事 S09 会议资料立卷归档 一般控制 C04 事中 人工控制 随时 董（监）事会办公室 分管职员 .