收账款记账的人员不能经手货币资金。电焊条子公司的出纳人员同时负责办理贷款结算和账务处理,这是极其严重的内部会计控制漏洞,很容易造成货币资金的舞弊、销售收入做假账等行为。
4.公司没有专门的客户信用管理专人和机构,对销售产品的单位不能了解和掌握资信情况,会给收款带来很大
隐患。
(四)检查组在检查B公司的投资内部管理控制时发现,在管理机构上,没有单独设置投资部门对投资进行管理,
只是在财务部下设置了一个岗位,负责保管证券投资资产以及各种投资协议文件等等,财务部里面没有设置专门的岗位对各项投资进行可行性研究、评估、分析和评价,需要对投资项目从财务上进行分析评价时,则指派财务部中工作较为清闲的人员去执行任务,因为不是专职人员,所以进行分析评价的人员也经常轮换,各个岗位上的人都有。投资项目平时的管理,主要由总经理秘书负责,总经理则定期检查、询问。对于规模较大的投资,总经理亲自负责,并于董事会会议期间向董事会报告。另外B公司缺乏完善的投资管理报告制度,对各种投资书面文件,没有制定统一的格式标准,由各项目负责人和实施人自行规定。每个投资项目的各种投资文件格式都多种多样,项目之间难以进行比较,文件难以管理。定期的书面报告制度不存在,大部分情况下,投资项目的具体情况(例如增减变动情况)的管理通过由管理人员的口头报告进行,没有形成书面记录。
要求:说出B公司对外投资内部会计控制的弊端在哪里。 答案:
1.单位应当建立单独的部门或机构对投资业务进行管理,但是。B公司的对外投资的内部管理是由其他职能部
门兼管,如投资项目日常管理由总经理秘书负责,财务部下设置一个岗位,负责保管证券投资资产以及各
种相关投资协议文件,这容易造成投资内部管理职能与兼管人员本身职能的冲突。 2.没有专门部门或人员对投资项目进行跟踪管理,及时掌握被投资单位的财务状况和经营情况。
3.在进行投资项目可行性研究时,只是随便抽调空闲人员进行分析,人员水平难以保证,也没有组织分析论证
以及对披投单位的资信调查、实地考察等。
4.缺乏书面记录制度和定期报告制度,使得公司对投资的具体情况缺乏了解,管理层没有办法根据投资的变动
作出相应的决策,也没有办法对投资进行监管。
(五)国有大型企业集团公司(以下简称A公司)为加强内部控制制度建设,聘请某会计师事务所在年报审计时对公司所属B、C、D、E4个全资子公司内部控制制度的健全性和有效性进行检查与评价。检查中发现以下问题:
(1)B公司对外投资决策失控。经查,该项投资发生于2004年6月,当时8公司董事长谭某经朋友介绍认识了自称是境外甲金融投资公司(以下简称甲公司)总经理的廖某,双方约定,由B公司向甲公司投入l000万元用于投资,期限1年,收益率20%。考虑到这项投资能给本公司带来巨额回报,为避免错失良机,谭某指令财会部先将1000万元资金汇往甲公司,之后再向董事会补办报批手续、补签投资协议。财会部汇出资金后向对方核实是否收到汇款时却始终找不到廖某。后经查实,甲公司纯系子虚乌有。
(2)C公司对外担保管理松弛。2004年3月,c公司为乙公司提供100万元贷款担保,公司风险管理部李某根据总经理指示办理此事。由于李某对担保业务不熟悉,c公司也没有相应
的管理制度,因此,李某仅凭感觉认为乙公司董事长是本公司总经理的亲属,不会出问题,于是办理了担保手续。此后,乙公司破产,C公司承担连带责任。
(3)D公司工程项目管理混乱。2003年5月,D公司开工建设职工活动中心,2004年6月份完工。工程原定总投资3500万元,决算金额为3950万元。据查,该工程由D公司工会提出申请,由工会有关人员进行可行性研究,经D公司董事会审批同意并授权由工会主席张某具体负责工程项目的实施和对工程价款支付的审批。随后,张某私自决定将工程交由某个体施工队承建。在工程即将完工时,施工队负责人向张某提出,职工活动中心应有配套健身设施,建议增建保龄球馆。张某认为这一建议可取,指示工会有关人员提出工程项目变更申请,经其签字批准后实施。在工程完工后,由工会有关人员办理了竣工验收手续,由财务部门将交付使用资产登记入账。职工活动中心交付使用后,发现包括保龄球道在内的多项工程设施存在严重质量问题。
(4)E公司重大设备采购控制不严。2004年5月,E公司决定从国外引进两台具有世界领先水平的生产设备。经某客户推荐和联系,E公司指派一副总经理带队赴国外丙公司实地考察。考察期间,考察团仅观看了所要采购设备的图片和影视资料,未进行实地考察和技术测试。双方代表经过谈判,并经各自公司授权批准,签订了采购合同。6月15日,E公司按照合同约定一次性支付了设备款。8月初,两台设备运抵E公司,并在启封、安装后立即投入生产。但在生产过程中。这两台设备多次出现故障。后经专家鉴定,这两台设备系国外淘汰多年的旧机器,丙公司仅仅更换了一些零部件、重新喷涂了油漆就将其出售给了E公司,其实际价值不及售价的十分之一。
该事务所在工作结束后,向A公司管理层通报了内部控制制度评价情况。针对所属全资子公司在内部控制方面存在的问题,A公司召开由集团公司领导、各部门负责人和各子公司负责人参加的专门会议进行研究。在讨论过程中,有关人员发言要点如下:
A公司董事长王某:这几个公司内部控制薄弱给企业和国家财产造成重大损失,教训极其深刻,值得反思。集团公司和各子公司要切实建立健全内部控制制度,不要怕程序复杂,也不要怕审批繁琐,只要能搞好内部控制,花多大代价都值得。
A公司总会计师赵某:第一,要强化内部审计,在集团公司财会部增设审计处,专门负责对会计和内部控制制度执行情况的监督。审计处接受财会部领导,但重大问题可以直接向我汇报。第二,严格审批权限,各子公司均实行“一支笔”审批,所有财务收支,无论是工程支出还是日常零星开支,都由各子公司董事长审批。
A公司财会部经理孙某:第一,建议加强对工程项目的预算管理,实行刚性预算,超预算的工程支出一律不予批准;第二,落实固定资产采购责任制,建议由各子公司技术部全权负责办理采购事宜,并建立严格的责任追究机制。
要求:
1.从内部控制角度,分析、判断并指出B公司、C公司、D公司、E公司内部控制中存在哪些薄弱环节?
2.从内部控制角度,分析、判断A公司董事长王某、总会计师赵某、财会部经理孙某在会议发言中的观点有哪些不当之处?简要说明理由。
答案:
1.(1)B公司内部控制中存在下列薄弱环节:
①投资决策控制存在缺陷,未履行集体审议联签等决策审批程序。 ②未对投资项目进行分析论证。
③资产投出环节的控制存在缺陷,财会部在明知没有签订投资合同的情况下仍支付对外投资资金,把关不严。
(2)C公司内部控制中存在下列薄弱环节:
①控制环境存在薄弱环节,由不熟悉担保业务的李某负责办理担保业务,不符合控制环境中有关员工胜任能
力的要求。
②岗位分工控制存在缺陷,由李某一人办理担保业务的全过程不符合岗位分工和不相容岗位相互分离的求。
③担保决策控制存在缺陷,没有制定担保政策和授权批准制度。
④未对乙公司的资产质量、财务状况、经营情况等进行必要的评估。 (3)D公司内部控制中存在下列薄弱环节:
①工程项目的可行性研究存在缺陷,不应仅由工会有关人员进行可行性研究。
②公司董事会授权工会主席张某全权负责工程项目实施和工程价款支付的审批,属于授权批准不当。
③工会主席张某私自决定施工单位,表明该公司授权批准程序存在缺陷。
④工程变更追加预算应经过董事会等决策机构的批准,不能仅由工会主席张某一人签字批准。
⑤竣工验收控制不严,不应仅由工会人员进行竣工验收。 (4)E公司内部控制中存在下列薄弱环节:
①采购环节的控制存在缺陷,未对采购设备进行实地考察和技术测试。
②固定资产验收控制存在缺陷,未组织独立的验收部门或指定专人对所购设备进行验收。 2.(1)A公司董事长王某认为只要能搞好内部控制,花多大代价都值得的观点不当。 理由:建立、实施内部控制制度应考虑成本效益原则。
(2)A公司总会计师赵某提出的在财会部增设审计处,并由财会部具体领导的建议不当。 理由:内部审计应具有相对独立性。
(3)A公司总会计师赵某提出上收审批权限、由各子公司董事长一人审批所有财务开支的建议不当。
理由:不符合授权批准控制的要求。
(4)A公司财会部经理孙某提出的对超预算的支出一律不予批准的意见不当。 理由:特殊情况下,根据业务工作需要,经履行审批手续后,可以调整工程项目预算。 (5)A公司财会部经理孙某提出由各子公司技术部全权办理固定资产采购业务的意见不当。
理由:违背了不相容职务相互分离的要求。
(六)甲公司是一家制造行业的上市公司,尚未采用计算机进行事务管理和记账。按照上级主管部门的要求,决定开
展一次内部会计控制检查。检查工作底稿中的部分记录摘录如下: 1. 甲公司产成品发出时,由销售部填制一式四联的出库单。仓库发出产成品后,将第一联出库单存登记产成品卡片,
第二联交存销售部留存,第三、四联交会计部会计人员A登记产成品总账和明细账。 2. 会计人员B负责开具销售发票。在开具销售发票之前,先核对装运凭证和相应的经批准的销售单,并根据已授权批
准的商品价目表填写销售发票的价格,根据装运凭证上的数量填写销售发票的数量。 3. 甲公司的材料采购需要经授权批准后方可进行。采购部根据经批准的请购单发出订购单。货物运达后,验收部根据
订购单的要求验收货物,并编制一式多联的未连续编号的验收单。仓库根据验收单验收货物,在验收单上签字后,将货物移入仓库加以保管。验收单上有数量、品名、单价等要素。验收单一联交采购部登记采购明细账和编制付
款凭单,付款凭单经批准后,月末交会计部;一联交会计部登记材料明细账;一联由仓库保留并登记材料明细账。
会计部根据只附验收单的付款凭单登记有关账簿。 4. 会计部审核付款凭单后,支付采购款项。甲公司授权会计部的经理签署支票,经理将其授权给会计人员C负责,但
保留了支票印章。C根据已适当批准的凭单,在确定支票收款人名称与凭单内容一致后签署支票,并在凭单上加盖\已支付\的印章。对付款控制程序的穿行测试表明,检查人员未发现与公司规定有不一致之处。
5. 计划部根据批准,签发预先编号的生产通知单。生产部根据生产通知单填写一式四联的领料单。仓库发料后,其中一联留存,一联连同材料交还领料部,其余两联经仓库登记材料明细账后送会计部进行材料收发核算和成本核算。
6. 甲公司股东大会批准董事会的投资权限为1亿元以下。董事会决定由总经理负责实施。总经理决定由证券部负责总
额在1亿元以下的股票买卖。甲公司规定:公司划入营业部的款项由证券部申请,由会计部审核,总经理批准后划转入公司在营业部开立的资金账户。经总经理批准,证券部直接从营业部资金账户支取款项。证券买卖、资金存取的会计纪录由会计部处理。检查人员了解和测试投资的内部控制制度后发现:证券部在某营业部开户的有关协议及补充协议未经会计部或其他部门审核。根据总经理的批准,会计部已将8000万元汇入该户。证券部处理证券买卖的会计纪录,月底将证券买卖清单交给会计部,会计部据以汇总登记。
7. 甲公司控股股东的法定代表人同时兼任甲公司的法定代表人,总经理是聘任的。在公司章程及相关决议中未具体载
明股东大会、董事会、经营班子的融资权限和批准程序。经了解,2000年根据总经理的批示向工商银行借入了1亿元贷款。
8. 甲公司设立了内部审计部,并直接对董事长负责。每年对子公司和各业务部进行审计,并出具审计报告。A和B注
册会计师获取了2000年度所有的内部审计报告,经抽查表明,内部审计报告指出了内控存在的缺陷和改进建议。
9. 甲公司设立现金出纳员和银行出纳员。银行出纳员负责到银行取送支票等票据,并登记银行存款日记账。月底银行
出纳员取得银行对账单并编制银行存款余额调节表。
10. 员工根据公司的批准手续报销,会计部对报销单据加以审核,现金出纳员见到加盖核准印章的支出凭据后付款。
要求:根据上述摘录,假定未描述的其他内容不存在缺陷,请指出甲公司内部会计控制在设计与运行方面的缺陷,并提出改进建议。
分析
1、就甲公司的内部控制如1所述,会计人员A同时登记产成品总账与明细账,不相容职务未进行分离。应建议由不
同的会计人员登记总账和明细账。
2、就甲公司的内部控制如2所述,是健全的;
3、就甲公司的内部控制如3所述,存在以下缺陷:(1)验收单未连续编号,不能保证所有的采购都已记录或不被重复
记录。(2)付款凭单未付订购单、订购合同及供应商的发票等,会计部无法核对采购事项是否真实可靠,登记有关账簿时金额或数量就可能会出现差错;(3)会计部月末审核付款凭单后才付款,未能及时记录材料采购和债务事项,不能保证按约定时间付款,容易引发债务纠份。