（10） 其他证明资料等
注册安全工程师、兼职安全评价师和外聘技术专家档案根据各机构实际参照专职安全评价师档案要求建档。 6.2.2 存档方法
安全评价机构应本着每人一档的要求，建立健全技术人员管理档案。其中，存档目录应记载档案内资料名称、序号等信息。 6.3 机构资质管理档案
安全评价机构应建立和规范自身资质档案管理，档案内容应包括： （1）机构法人证明资料 （2）机构章程
（3）安全评价资质证书（正本和副本） （4）机构法定代表人培训合格证明 （5）其他相关资料 6.4 设备仪器档案
安全评价机构应建立安全评价专业装备档案。 设备仪器管理档案内应至少包括以下内容： （1） 设备仪器清单 （2） 设备仪器管理台帐
（3） 设备仪器定期维护保养、校验的记录和证明 （4） 设备仪器操作规程（使用说明书、指南） （5） 设备仪器租赁协议或委托检验协议 6.5 法规标准等资料管理档案
安全评价机构应适时获取安全评价有关安全的法律法规与标准规程，购买、订阅、编制各类用于开展安全评价业务和提高评价技术人员业务能力的图书、资料。
（1）法律法规及标准规程获取及更新应建立记录。
（2）法律法规、标准规程及图书资料应集中存放和管理，并建立规范的管理制度。 （3）法律法规、标准规程及图书资料管理档案内容应包括目录、索引、编码、借阅登记等。
（4）法律法规、标准规程及图书资料的编码应进行分类和排序。分类办法可参照如下形式：按照专业（例如非煤、危化、机械、电气等）、性质（例如工具书、法律法规、设计规范、标准规程等）进行，在分类的基础上进行顺序编码。如SDPS-FM-GJS-022（机构自行代码—非煤—工具书—022号）。
（5）法律法规和标准可以以电子版文档方式保存。
（6）评价机构应设置内部计算机局域网，用于法规及标准规程等电子文档的检索。 （7）对作废的法律、法规、标准和规范性文件应该进行标注、单独管理。 6.6内部管理档案
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应存档的机构内部管理文件包括： （1） 过程控制体系文件及各项管理制度 （2） 过程控制体系内部审查记录 （3） 投诉、申诉记录
（4） 培训教育记录（包括培训教育计划及培训教育过程的记录资料等） （5） 机构内部管理文件（如人事任免、文件颁发等） （6） 会议记录或纪要 （7） 资质及印章使用记录 （8） 其它有关资料 7 档案管理其它规定 7.1 档案资料技术要求 7.1.1各类存档资料的具体要求
（1）评价过程控制要求的纸质记录应做到格式规范统一、信息全面； （2）评价过程控制要求的纸质记录应有相关人员的本人签字确认；
（3）评价过程控制要求的影像记录应根据评价环节的不同进行清晰分类，并有拍摄时间、拍摄人员、拍摄地方、拍摄部位、相应的安全信息等的文字说明；
（4）对被评价单位提交的资料进行存档时，应由被评价单位有关人员签字或盖章。当被评价单位提交的应存档资料较多时，亦可由被评价单位在相应资料清单上进行盖章确认，但资料清单中应载明资料名称、资料内容、资料编码、资料份数等信息。 7.1.2 电子文档管理要求
（1）各机构应制定实施电子文档资料档案管理制度，配备专门电脑用于电子文档存档的管理，确保机构电子文档存档管理资料的安全性和可靠性。
（2）机构应配备专门人员做好电子文档资料的存档管理工作，对确认存档的电子文档资料采取加密措施，确保资料的真实有效。
（3）应对机构内所使用的电脑采用可靠的杀毒软件，净化系统，做好电子版存档资料的备份工作，避免存档资料的丢失。
（4）可采用电子文档方式管理的资料包括：电子版法律法规和标准规范、电子版安全评价报告、安全评价现场调研采集的照片、图片、影像资料、被评价单位提交的电子版图纸资料、可采用电子存档的其它资料等。 7.2档案保存期限
安全预评价和安全验收评价档案保存期限应不少于10年；安全现状评价档案保存期限应不低于两个现状评价周期。其他档案的保存期限按照相关档案管理规定执行。 7.3 档案借阅管理
安全评价机构应制定实施档案资料借阅管理审批制度，并根据档案类别建立必要的借阅登记记录。 7.4 档案保密管理
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安全评价机构应制定实施档案保密管理制度，设置合理的保密级别。 7.5定期检查
安全评价机构每年度至少组织一次档案管理检查。检查内容包括档案室的消防安全、治安安全、各项档案管理制度的执行及档案资料的完善工作等。 7.6 档案索引
为方便档案的使用和检索，提高档案资料的使用和管理效率，安全评价机构应编制档案资料索引目录，尤其是要编制安全评价项目档案索引目录。编制的档案索引目录应结构合理、信息准确、方便使用。 7.7其它要求
安全评价机构应不断完善档案管理制度，持续改进档案管理水平。
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附件2
合同编号： 机构内控编号：
山东省安全评价技术服务合同
（范本）
项目名称： 委托方（甲方）： 受托方（乙方）： 签订地点： 签订日期： 年 月 日
山东省安全生产监督管理局制
2013年5月
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