第5章 演示文稿软件PowerPoint 2003
本章导读
PowerPoint 2003是Office 2003中一个功能强大的演示文稿制作工具。它可以帮助用户创建包含文本、图表（图形）、声音和各种视频图像的多媒体演示文稿。这种演示文稿是进行学术交流、产品展示、工作汇报的重要工具。
本章首先介绍了PowerPoint 2003的基本概念和基本操作，然后介绍了幻灯片的编辑与管理以及演示文稿的动画效果和动作设置，最后介绍了演示文稿的打印和打包。通过本章的学习，使读者了解演示文稿的基本概念，能熟练创建各种精美、实用的演示文稿，以满足日常工作和学习的需要。
5.1 PowerPoint 2003 基础
5.1.1 PowerPoint 2003的主要功能
PowerPoint 2003的主要功能是将各种文字、图形、图表、声音等多媒体信息以图片的形式展示出来。在PowcrPoint 2003中，将这种制作出的图片叫做幻灯片，而一张张幻灯片组成一个演示文稿文件，其默认文件扩展名为.ppt。PowerPoint 2003提供的多媒体技术使得展示效果声形俱佳、图文并茂，它还可以通过多种途径展示创作的内容。 5.1.2 PowerPoint 2003的启动与退出
1.启动PowerPoint 2003的几种方法
(1)单击“开始”按钮，指向“程序”→“Microsoft Office”→“Microsofi Office PowerPoint2003”，启动PowerPoint 2003。
(2)单击“开始”→“运行”，在文本框中输入“Powerpnt”，用命令方式启动PowerPoint 2003。
(3)若桌面上有PowerPoint 2003的快捷图标，则双击该图标即可启动PowerPoint 2003。 (4)打开任意一个PowerPoint文档即可启动PowerPoint 2003。
PowerPoint 2003主窗口如图5-1所示。它由标题栏、菜单栏、工具栏、文稿窗口、任务窗格组成，其中任务窗格位于窗口的右边，它有助于完成创建新演示文稿，选择计模板、配色方案或动画方案，创建自定义动画，设置幻灯片切换，查找文件，以及同时复制并粘贴多个项目等任务。
2.退出PowerPoint 2003的几种方法
(1)单击PowerPoint 2003标题栏右上角的“关闭”按钮。 (2)选择“文件”菜单中的“退出”命令。
(3)双击PowerPoint 2003标题栏左上角的控制菜单按钮。 (4)按Alt+F4键。 5.1.3新建和打开演示文稿
1.用内容提示向导创建演示文稿
内容提示向导帮助初学者自动完成建立演示文稿的一系列操作步骤，包括提示用户输入标题、选择表达的主题以及进一步的提示等。用户可用自己的文字替换各幻灯片中原有的文字，还可做各种图形处理工作。
在图5-1所示窗口中，单击任务窗格下部的“新建演示文稿”，或者执行“文件”菜单中的“新建”命令，则任务窗格变成“新建演示文稿”。单击其中的“根据内容提示向导”选项，就会出现图5-2所示的“内容提示向导”对话框，对话框的左侧显示出了向导的整个流程。单击“下一步”按钮，出现选择文稿类型的对话框，列出了常用的六种演示文稿类型，即常规、企业、项目、销售／市场、成功指南、出版物，每一种类型又有各自的子类型。如
果单击“全部”按钮，将在右边的列表框中显示出所有类型。在这里选择一种文稿类型后，单击“下一步”按钮，进入“演示文稿样式”流程，从中选择一种输出类型即可。再单击“下一步”按钮，弹出“演不文稿选项”对话框，要求用户输入演示文稿的标题等信息。输人完标题和页脚信息后，单击“下一步”按钮，弹出完成界面，单击“完成”按钮，屏幕上出现图5-3所示的演示文稿。
图5-2 “内容提示向导”对话框 图5-3 用内容提示向导制作的文稿 当用内容提示向导创建了演示文稿之后，还可以根据需要修改其中的内容，或添加新的幻灯片，以便得到自己需要的演示文稿。
2.用设计模板创建演示文稿
在PowerPoint 2003中，还有一种常用的创建演示文稿的方法，那就是利用系统提供的设计模板创建演示文稿，其中包含很多种设计模板供用户选择。创建方法如下：
在图5-1所示窗口中，单击任务窗格下部的“新建演示文稿”，或者执行“文件”菜单中的“新建”命令，在出现的“新建演示文稿”任务窗格中单击“根据设计模板”选项，转到“幻灯片设计”任务窗格。选择其中的“设计模板”命令，如图5-4所示，在“应用设计模板”列表框中有“在此演示文稿中使用”、“最近使用过的”和“可供使用”三个列表。在“可供使用”列表中列出了
已设计好的模板。拖动滚动条，选择模板缩略图后单击，所选设计模板就会应用到幻灯片中，如在图5-4中就应用了“西厢记.pot”模板。将光标移到任意一种模板缩略图上，缩略图的右侧就会出现向下的箭头，单击可打开一下拉菜单。选择“应用于所有幻灯片”选项，该版式会应用到所有幻灯片中；选择“应用于选定幻灯片”选项，该版式只会应用到当前所选幻灯片中；选择“显示大型预览”选项，列表中的模板缩略图将被放大。
图5-4 设计模板选项 3.创建空演示文稿
如果觉得内容提示向导太简单，而模板方式又过于单调，则可以以一张空白幻灯片开始进行自己的设计，制作出独具个人风格的演示文稿。
在空白页上创建演示文稿，可以精确控制并随时掌握演示文稿的样式、外形、内容等对象，并且可以自己确定一份演示文稿中幻灯片的数量，以及在一张幻灯片中放置多少内容，因而具有更大的灵活性。
同Word 2003和Exccl 2003 -样，PowerPoint 2003启动后，也自动新建一个空演示文稿。默认情况下，第一张幻灯片是标题幻灯片，因此，“标题幻灯片”版式是首张幻灯片的默认选择。单击“格式”工具栏中的“新幻灯片”按钮或执行“插入”菜单中的“新幻灯片”命令，任务窗格变成“幻灯片版式”，如图5-5所示。
在“应用幻灯片版式”列表框中包含“文字版式”、“内容版式”、“文字和内容版式”以及“其他版式”四种类型，而每种版式中还有具体的划分，要仔细观察。
在任意一种版式上单击，该版式就会出现在文稿窗口中。将光标移到任意一种版式缩略图上，缩略图的右侧就会出现向下的箭头，单击可打开一下拉菜单。选择菜单中的“应用于选定幻灯片”选项，该版式只会应用到当前所选幻灯片中；选择“插入新幻灯片”可添加一张新的幻灯片。确定幻灯片版式后，就可开始加工该幻灯片，如键人文本、插入图像等。最后将完成的演示文稿存盘。
4.创建演示文稿的其他方法 1)根据现有演示文稿
使用此命令创建现有演示文稿的副本，在此基础上进行设计或内容更改。 2)相册
可以将大量图片轻松放置在创建的演示文稿中，图片可从硬盘、扫描仪、数码相机或网络中获取。
5.打开演示文稿
我们常常需要打开已有的演示文稿，以进行编辑或演示等操作。 在图5-1中，单击任务窗格中“打开”列表中的“其他”，或执行“文件”菜单中的“打开”命令，将弹出“打开”对话框。在“查找范围”组合框中，将目前的驱动器和文件夹改为想打开的演示文稿所在的驱动器和文件夹，当所需要的文件名显示在列表框中时，用鼠标双击它即可打开。
图5-5 选择幻灯片版式 6.保存演示文稿
演示文稿制作完成后，应将其保存到磁盘中。
如果要保存新建的演示文稿，可选择“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令，打开“另存为”对话框。在对话框中，设置好保存演示文稿的驱动器和文件夹，在“文件名”文本框中键人所需的文件名（不用带扩展名，PowerPoint 2003自动为文件加上扩展名ppt）。
如果保存对已有演示文稿的修改，则使用“文件”菜单中的“保存”命令，或单击“常用”工具栏上的“保存”按钮即可。 5.1.4 PowerPoint 2003视图
PowerPoint 2003具有四种工作视图，即普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图和备注页视图，其中前三种为主要视图。各种视图提供不同的观察侧面和功能，根据需要在各种视图模式间切换，对完成幻灯片的制作非常有帮助。还可以使用幻灯片放映按钮，使系统以全屏幕方式播放演示文稿。在图5-6中标出了前三种视图按钮在窗口中的位置。
“大纲”选项卡 “幻灯片”选项卡 幻灯片浏览视图 普通视图 幻灯片放映视图
不论使用哪一种视图，系统都根据显示器的分辨率和主窗口的大小选取一个最优的比例来显示演示文稿，并允许你根据需要进行放大或缩小。
1.普通视图
普通视图是主要的编辑视图，可用于撰写或设汁演示文稿。该视图有三个工作区域：左侧为选项卡，可在幻灯片文本大纲（“大纲”选项卡）和幻灯片缩略图（“幻灯片”选项卡）之间切换；右侧为幻灯片窗格，以大视图显示当前幻灯片：底部为备注窗格。可以拖动窗格边框来调整不同窗格的大小。当左侧窗格变窄时，“大纲”和“幻灯片”选项卡变为显示图标，如果仅希望在编辑窗口中观看当前幻灯片，可以用窗格右上角的“关闭”按钮关闭选项卡。
“幻灯片”选项卡：编辑时切换到此选项卡，以缩略图的方式在演示文稿中观看幻灯片，如图5-6所示。使用缩略图能更方便地通过演示文稿导航并观看设计更改的效果，也可以重新排列、添加或删除幻灯片。
“大纲”选项卡：在“大纲”选项卡中只显示幻灯片的文本部分，不显示图形对象和色彩。可以看到每张幻灯片中的标题和文字内容，并会依照文字的层次缩排，产生整个演示文稿的纲要、大标题、小标题等，如图5-7所示。
图5-6 普通视图窗口 图5-7 “大纲”选项卡 利用“大纲”选项卡可有效地整理、组织和扩充文字。只需直接在“大纲”选项卡中依次输入各个幻灯片的标题和正文，系统就会自动建立每张幻灯片。也可以使用“大纲”工具栏上的“降级”、“升级”等按钮来产生不同级别的标题和正文，从而使文稿具有层次结构。
在“大纲”选项卡中用鼠标左键拖动幻灯片的图标可改变幻灯片的顺序。另外，利用左侧的工具按钮还可使某张幻灯片的条目在不同幻灯片之间移动。
幻灯片窗格：在窗口右侧窗格中显示当前幻灯片，在该窗格下，可以逐张为幻灯片添加标题、正文，使用绘图工具画出各种图形，增加各种艺术图片，选择颜色模式，制作图表、组织结构图，对幻灯片的内容进行编排与格式化操作，在幻灯片中添加图形、影片和声音，创建超级链接及添加动画，还可以改变幻灯片的显示比例，放大幻灯片的某部分以便做细致的修改。
备注窗格：添加与每个幻灯片的内容相关的备注，并且在放映演示文稿时将它们用作打印形式的参考资料，或者创建希望让观众以打印形式或在网页上看到的备注。
2．幻灯片浏览视图
在幻灯片浏览视图中，屏幕上可以同时看到演示文稿的多幅幻灯片的缩略图。这样，就可以很容易地在幻灯片之间添加、删除和移动幻灯片以及选择幻灯片切换效果。图5-8就是一个演示文稿的幻灯片浏览视图。
图5-8 幻灯片浏览视图 3.幻灯片放映视图
单击图5-6中的幻灯片放映按钮或选择“视图”菜单中的“幻灯片放映”命令，可以以全屏幕方式放映幻灯片，能看到对幻灯片演示设置的各种放映效果。
在放映过程中单击左键可使幻灯片前进一张，幻灯片放至最后一张后，单击左键会退出