采购与付款内部控制制度

采购与付款内部控制制度

控制目标:

(1) 为规范公司采购与付款业务; (2) 防止采购过程中的错弊。 控制关键点:

1.采购计划、订货、验收、结算等工作必须分工负责,不得由一人包办采购业务的全过程。 2.采购人员除特别授权外只能按批准的品种、规格数量进行采购、不得擅自改变采购内容。 3.除零星采购外,采购业务均需签订合同。

4.采购货款必须经过审核、核对合同,方可付款结算。 5.采购货款除小额采购外必须通过银行结算。 6.采购的物资必须经过验收方可入库。

7.采购过程的损耗必须查明原因,经审核批准后方可处理。 8.应付账款明细账与总账应定期核对,并定期与供应商核对。 控制措施:

1、填写“请购单”,办理申请手续 公司各部门所需要的材料、商品和其他物资,或者仓库认为某种货物储备量已达到最低储备限额而需要补充时,应当通过填写“请购单”的方式,申请购货。请购单由申请购货的有关部门负责人签字后,送交供应部门负责人审批,并授权采购人员办理购货手续。

“请购单”采用三张复写方式,详细注明:请购部门、请购物资名称 、规格、数量、要求到货日期及用途等内容,一并交供应部门。供应部门据此办理订货手续后,将其中一张退回请购部门,以示答复,另一联交行政部门留存。 2、签订“定货单”,规范采购活动 除零星物品的采购可随时办理外,大宗购买业务应尽可签订合同并采用定货单制度,以保证采购活动的规范化。

“定货单”至少一式三联,其中一张送交销货单位,请求发货;一张转交仓库保管部门,作为核收物品时与发票核对的依据,即验收货物的依据;一张留作存根,在供应部门归档保存,以便为所有的定货与到货情况进行查对、分析。 3、填制“入库单”,严格验收制度 采购部门购买回的各种材料物品,都应及时送交仓库验收。验收人员应当对照销货单位的发货票和购货定单等,对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验,在保证正确、相符的基础上填写“入库单”。入库单一式三联,一张留存,登记仓库台账,一张退给采购部门进行业务核算,一张送交会计部门。

4、强化审查制度,严格审核购货业务的各种凭证

财务部门在正式记录采购业务、支付货款之前,应对各有关部门送来的各种原始凭证,包括发票、运费收据、入库单以及定货单等进行认真的审查、核对。不仅审查每一凭证的购货数量、金额计算的正确性,还要检查各种凭证之间是否内容一致、时间统一、责任明确、手续清楚等。如果发现问题,应及时查明原因,分清责任,合理解决。 5、记录应付帐款

财务部门在收集到采购单据齐全的情况下,应根据公司资金安排决定是否付款。对不能及时付款的,应及时确认为应付帐款,并将上述支持性凭证(请购单、订购单、验收单、外购入库单、专用发票,若为进口的还应包括报关单)附在记帐凭证的后面,如资料较多,也可另外装订成册,注明索引号后存档。每月应根据记帐凭证准确、及时地登记入“存货”及 “应付帐款”分类明细帐中。

6、暂估入库

若月末采购的物资已入库但发票未到,应暂估入帐,待下月发票到达后红字冲回,再根据发票做正确的分录。 7、核对往来帐

财务部门应于每月月末与供应商进行货款结算的核对。取得供应商对帐单,审核其余额与公司“应付帐款”余额是否一致,在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后,公司与供应商的月末余额应保持一致。 8、付款

对已入帐的应付款项,财务部应根据资金情况按计划分批偿还。每月25号由采购主管作出下月货款支付计划交财务经理审核,财务人员应根据经审核的付款计划安排资金付款,未列入当月付款计划的应付帐款原则上不在当月支付。

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