采购与付款内部控制制度

采购与付款内部控制制度

控制目标：

（1） 为规范公司采购与付款业务； （2） 防止采购过程中的错弊。 控制关键点：

1．采购计划、订货、验收、结算等工作必须分工负责，不得由一人包办采购业务的全过程。 2．采购人员除特别授权外只能按批准的品种、规格数量进行采购、不得擅自改变采购内容。 3．除零星采购外，采购业务均需签订合同。

4．采购货款必须经过审核、核对合同，方可付款结算。 5．采购货款除小额采购外必须通过银行结算。 6．采购的物资必须经过验收方可入库。

7．采购过程的损耗必须查明原因，经审核批准后方可处理。 8．应付账款明细账与总账应定期核对，并定期与供应商核对。 控制措施：

１、填写“请购单”，办理申请手续 公司各部门所需要的材料、商品和其他物资，或者仓库认为某种货物储备量已达到最低储备限额而需要补充时，应当通过填写“请购单”的方式，申请购货。请购单由申请购货的有关部门负责人签字后，送交供应部门负责人审批，并授权采购人员办理购货手续。

“请购单”采用三张复写方式，详细注明：请购部门、请购物资名称 、规格、数量、要求到货日期及用途等内容，一并交供应部门。供应部门据此办理订货手续后，将其中一张退回请购部门，以示答复，另一联交行政部门留存。 ２、签订“定货单”，规范采购活动 除零星物品的采购可随时办理外，大宗购买业务应尽可签订合同并采用定货单制度，以保证采购活动的规范化。

“定货单”至少一式三联，其中一张送交销货单位，请求发货；一张转交仓库保管部门，作为核收物品时与发票核对的依据，即验收货物的依据；一张留作存根，在供应部门归档保存，以便为所有的定货与到货情况进行查对、分析。 ３、填制“入库单”，严格验收制度 采购部门购买回的各种材料物品，都应及时送交仓库验收。验收人员应当对照销货单位的发货票和购货定单等，对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验，在保证正确、相符的基础上填写“入库单”。入库单一式三联，一张留存，登记仓库台账，一张退给采购部门进行业务核算，一张送交会计部门。

４、强化审查制度，严格审核购货业务的各种凭证

财务部门在正式记录采购业务、支付货款之前，应对各有关部门送来的各种原始凭证，包括发票、运费收据、入库单以及定货单等进行认真的审查、核对。不仅审查每一凭证的购货数量、金额计算的正确性，还要检查各种凭证之间是否内容一致、时间统一、责任明确、手续清楚等。如果发现问题，应及时查明原因，分清责任，合理解决。 ５、记录应付帐款

财务部门在收集到采购单据齐全的情况下，应根据公司资金安排决定是否付款。对不能及时付款的，应及时确认为应付帐款，并将上述支持性凭证（请购单、订购单、验收单、外购入库单、专用发票，若为进口的还应包括报关单）附在记帐凭证的后面，如资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。每月应根据记帐凭证准确、及时地登记入“存货”及 “应付帐款”分类明细帐中。

６、暂估入库

若月末采购的物资已入库但发票未到，应暂估入帐，待下月发票到达后红字冲回，再根据发票做正确的分录。 ７、核对往来帐

财务部门应于每月月末与供应商进行货款结算的核对。取得供应商对帐单，审核其余额与公司“应付帐款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，公司与供应商的月末余额应保持一致。 ８、付款

对已入帐的应付款项，财务部应根据资金情况按计划分批偿还。每月２５号由采购主管作出下月货款支付计划交财务经理审核，财务人员应根据经审核的付款计划安排资金付款，未列入当月付款计划的应付帐款原则上不在当月支付。