３．说理应当有针对性 用无可辩驳的事实说明理由。 （三）说明
１．说明当事人的情况 ２．说明现场检查情况 ３．说明有关规定
三、行政执法文书的规范用语
在文书中第一人称用“我”而不用“本人”，第二人称用“你”而不用“对方”，第三人称用“该”而不用“他”等。 主要有以下几种情况：
在调查询问结束时，《调查笔录》应当交由被调查人核对，并要求其在笔录的末尾写明对笔录的意见，即“以上笔录我看过，与我说的相符”，并签名或者捺指印。被调查人没有阅读能力的，应当向其宣读，由案件承办人员代为书写“以上笔录向我宣读过，与我说的相符”，由其本人签名或者捺指印。
在现场检查活动结束时，《现场检查笔录》应当交由被检查人核对，并要求其在笔录的末尾写明对笔录的意见，即“检查情况属实”，并签名或者捺指印。
在当事人提供书证复印件时，应当核对复印件与原件一致，要求其在复印件上注明“经核对与原件无误”，并签名或者捺指印。
通知当事人行使听证权利时，应当告知当事人：
“如委托他人前来，请携带授权委托书。授权委托书应写明委托事项和委托权限”。“请你（单位）届时凭本通知准时参加，若无故缺席，视为放弃听证。”
第二章 行政执法文书制作与使用规则
第一节 行政执法文书的制作规则
一、行政执法文书的制作原则 （一）坚持实事求是的原则 要客观。是则是，非则非。 （二）坚持遵守法制的原则
主要包括两方面：一是要符合实体法的要求，二是要符合程序法的要求。 （三）坚持效率的原则
要遵循法律对办理案件提出的时限规定。如《中华人民共和国行政处罚法》第４２条规定，行政机关应当在听证的七日前，通知当事人举行听证的时间、地点。
二、行政执法文书的制作要求 （一）文书主旨要鲜明
文书的主旨，是文书的目的和中心意思所在。 任何一份行政执法文书都有其内在的主旨。 （二）文书内容要规范
对行政执法文书内容进行规范，主要表现在三个方面： （１）文书结构应当固定。 （２）文书事项应当完备。
（３）有关主体称谓应当一致。如《调查笔录》中，对当事人，不能一会儿用第一人称“我”，一会儿用第三人称“他”；一会儿用企业名称，一会儿又称其为“当事人”。
（三）文书语言要准确
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（四）文书效力要稳定
对外使用的行政执法文书一经宣布，即具有法律效力，非经法定程序不得变更、撤消或随意停止执行。如《行政处罚决定书》一经发出，即具有法定的执行效力，行政机关和当事人都必须严格执行。如果行政机关在发出行政执法文书后，发现确有错误的，必须正式发文将原文书收回。待收回原文书后，方可制作新文书。
第三章 受案、立案类文书制作和使用
第一节 立案审批表
一、概述
《立案审批表》仅在行政机关内部使用，对案件当事人不具有法律意义和执行效力。 二、文书内容及制作要求 《立案审批表》的主要内容包括： １．案由
要求写明违法主体和违法事实。其规范的组成结构为：当事人名称＋涉嫌＋当事人违法行为名称＋案。如“××市刀具厂涉嫌生产销售以假充真刀具案”。
２．案件来源
（１）如果是在监督管理（如执法检查）中发现违法案件的情况，应当写明检查人员姓名和检查时间、地点。 （２）如果是群众举报案件，应当写明举报案件的举报人、举报时间、举报地点、举报方式（举报人陈述或者书写举报信）等。
（３）有关部门移送，应当写明移送机关和移送时间； （４）同级政府或者上级部门交办的； （５）其他需要立案的。 ３．案情摘要
主要包括涉嫌违法主体、违法事实以及违法行为发生的时间、地点等情况。 ４．承办人意见
对案情作必要的分析并明确提出申请立案的理由，对如何处理提出可行性建议。 明确指出此违法事实违反了什么法律，并根据案件的情况，提出办案重点