３．说理应当有针对性 用无可辩驳的事实说明理由。 （三）说明
１．说明当事人的情况 ２．说明现场检查情况 ３．说明有关规定
三、行政执法文书的规范用语
在文书中第一人称用“我”而不用“本人”，第二人称用“你”而不用“对方”，第三人称用“该”而不用“他”等。 主要有以下几种情况：
在调查询问结束时，《调查笔录》应当交由被调查人核对，并要求其在笔录的末尾写明对笔录的意见，即“以上笔录我看过，与我说的相符”，并签名或者捺指印。被调查人没有阅读能力的，应当向其宣读，由案件承办人员代为书写“以上笔录向我宣读过，与我说的相符”，由其本人签名或者捺指印。
在现场检查活动结束时，《现场检查笔录》应当交由被检查人核对，并要求其在笔录的末尾写明对笔录的意见，即“检查情况属实”，并签名或者捺指印。
在当事人提供书证复印件时，应当核对复印件与原件一致，要求其在复印件上注明“经核对与原件无误”，并签名或者捺指印。
通知当事人行使听证权利时，应当告知当事人：
“如委托他人前来，请携带授权委托书。授权委托书应写明委托事项和委托权限”。“请你（单位）届时凭本通知准时参加，若无故缺席，视为放弃听证。”
第二章 行政执法文书制作与使用规则
第一节 行政执法文书的制作规则
一、行政执法文书的制作原则 （一）坚持实事求是的原则 要客观。是则是，非则非。 （二）坚持遵守法制的原则
主要包括两方面：一是要符合实体法的要求，二是要符合程序法的要求。 （三）坚持效率的原则
要遵循法律对办理案件提出的时限规定。如《中华人民共和国行政处罚法》第４２条规定，行政机关应当在听证的七日前，通知当事人举行听证的时间、地点。
二、行政执法文书的制作要求 （一）文书主旨要鲜明
文书的主旨，是文书的目的和中心意思所在。 任何一份行政执法文书都有其内在的主旨。 （二）文书内容要规范
对行政执法文书内容进行规范，主要表现在三个方面： （１）文书结构应当固定。 （２）文书事项应当完备。
（３）有关主体称谓应当一致。如《调查笔录》中，对当事人，不能一会儿用第一人称“我”，一会儿用第三人称“他”；一会儿用企业名称，一会儿又称其为“当事人”。
（三）文书语言要准确
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（四）文书效力要稳定
对外使用的行政执法文书一经宣布，即具有法律效力，非经法定程序不得变更、撤消或随意停止执行。如《行政处罚决定书》一经发出，即具有法定的执行效力，行政机关和当事人都必须严格执行。如果行政机关在发出行政执法文书后，发现确有错误的，必须正式发文将原文书收回。待收回原文书后，方可制作新文书。
第三章 受案、立案类文书制作和使用
第一节 立案审批表
一、概述
《立案审批表》仅在行政机关内部使用，对案件当事人不具有法律意义和执行效力。 二、文书内容及制作要求 《立案审批表》的主要内容包括： １．案由
要求写明违法主体和违法事实。其规范的组成结构为：当事人名称＋涉嫌＋当事人违法行为名称＋案。如“××市刀具厂涉嫌生产销售以假充真刀具案”。
２．案件来源
（１）如果是在监督管理（如执法检查）中发现违法案件的情况，应当写明检查人员姓名和检查时间、地点。 （２）如果是群众举报案件，应当写明举报案件的举报人、举报时间、举报地点、举报方式（举报人陈述或者书写举报信）等。
（３）有关部门移送，应当写明移送机关和移送时间； （４）同级政府或者上级部门交办的； （５）其他需要立案的。 ３．案情摘要
主要包括涉嫌违法主体、违法事实以及违法行为发生的时间、地点等情况。 ４．承办人意见
对案情作必要的分析并明确提出申请立案的理由，对如何处理提出可行性建议。 明确指出此违法事实违反了什么法律，并根据案件的情况，提出办案重点。 承办人员意见不是对案件定性的建议，更不能写成处罚意见。
５．审批意见
行政机关或者办案机构负责人根据案件承办人的意见，作出是否同意立案的意见。审批意见要明确。 审批意见与承办意见不一致时，应当简要说明理由。 可以提出执法工作的指示意见。 三、使用中的注意事项 １．案件来源要具体
应写清楚举报案件的举报人、举报时间、举报地点、举报方式等有关内容，而不能在案件来源栏只填写“群众举报”字样。
２．案情摘要中有关要素要齐全
对于案件承办人员来讲，这部分内容是写作的重点，审批人撰拟审批意见时，主要就是根据案情摘要，来判断是否同意立案。
３．承办人签署的意见必须具体、准确
承办人应该明确签署“建议立案调查”的意见，不能模棱两可。 应当写明立案的法律依据，不能笼统的只写“违反有关规定”。
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处罚方式和幅度等内容不应该写出。 ４．《立案审批表》的填写
案件审理期限三个月是从立案时间算起
第四章 调查类文书制作和使用
第一节 现场检查笔录
一、概述
现场检查的任务是查明违法行为发生现场的情况，发现和收集证据。
《现场检查笔录》对当事人和行政机关均具有法律意义。在行政复议和行政诉讼中，可以作为证据使用。 《行政处罚法》第３７条、《技术监督行政案件办理程序的规定》第２０条和《特别规定》都明确规定了质量技术监督现场检查权利。
制作《现场检查笔录》的意义在于：
（１）客观、真实地记录行政执法检查对象、检查现场的情况； （２）为以后的行政执法活动或做出行政处理决定提供客观依据； （３）为今后可能发生的行政复议或行政诉讼提供有利证明。 二、文书内容及制作要求
《现场检查笔录》的主要内容包括： １．被检查单位（人）
要求写明当事人全称。被检查单位（人）的地址、代码证书编号、法定代表人、职务、电话、被检查单位代表人、职务、证件号等，要求依次准确填写。
被检查单位（人）可以是被检查物品的所有人或持有人，或者是被检查场所的隶属单位（人），也可以是实际占用、使用单位（人）。
２．见证人
指在执法检查现场与检查人和被检查人均没有法律上的利害关系且愿为执法检查过程作出证明的人。应当记载见证人的职业和身份证明文件等。
３．检查时间
要求写明检查的起讫时间，具体到分钟。 ４．检查场所
要求具体地写明行政执法人员实施检查的场所。可以是生产、销售地点，也可以是行政机关接受投诉、举报的办公地点。
５．检查情况
这是《现场检查笔录》的主体部分，应涵盖８个方面内容：
（１）检查活动参加主体的情况。包括：行政执法人员是否出示执法证件，被检查单位（人）有关人员是否到场，是否有证人见证检查活动等；
（２）检查的缘由。指组织检查的原因或理由，如有人举报，被检查人为以假充真的产品提供制假技术等； （３）检查的物品。指被检查的对象，可以是生产、销售的产品，也可以是包装物、生产设备原材料、产品标识以及有关生产活动的账册资料、合同等物品；
（４）检查场地环境。指开展检查活动是在库房内、车间内或者在露天场所； （５）物品放置情况。指物品的码放位置和码放方式；
（６）检查活动的组织形式。指行政执法检查单位、技术机构等人员在检查现场的工作分工，及具体检查工作实施的方式、方法和步骤；
（７）抽样情况。如果决定抽样送检的，应当在现场检查笔录中写明抽样情况，包括抽样方案的制定及实施过程、抽样实施人、抽样器具、样品数量及封存形式、抽样单编号等信息；
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（８）对有关证据予以登记保存（封存）（扣押）等情况。 ６．被检查单位（人）对检查情况的意见
如对检查情况的结果没有异议的，应当写明“检查情况属实”；如有不同意见的，要写明不同意见的理由。 在行政执法文书中，《现场检查笔录》有着重要的地位，这是由行政执法现场的特点所决定的。 一是客观性。在行政执法现场，违法事实客观存在，不以人的意志为转移，证据效力高； 二是可知性。现场事实取决于人的认识和技术水平，证据真实度高；
三是易变性。现场具有不可再生性，会因自然因素和人为因素的变化而变化。 因此，制作《现场检查笔录》有五个方面的要求：
一要及时。制作笔录要和现场检查同步进行，边检查边记载，记载的顺序应和实际检查的顺序一致，避免紊乱、遗漏和重复；
二要全面。制作笔录要全面记录被检查单位的基本情况，检查的组织形式和内容，检查的范围和方式以及被检查单位的意见等与检查有关的事实；
三要细致。检查时要特别重视细节问题，如被检查单位的名称和地址应以营业执照注册登记的内容为依据，而不能使用简称或字号；
四要客观。如实记录现场事实，无关的不需要记录，记录的内容要客观、准确、严密，为亲眼所见，不允许出现分析、推断、感知以及未被证实的内容；
五要合法。检查的手续完备，检查人要有两人以上并向当事人出示执法证件，向当事人的法定代表人通知检查事项，必要时邀请见证人参加检查，告知当事人法定的义务和权利，这些都要在笔录中记载。
《现场检查笔录》的制作要求制作人员具有较强的法律意识和较高的写作技巧。制作时应当做到以下几个方面： 一是详略得当，重点突出。
《现场检查笔录》制作人员首先要巡视现场，心中有数，集中重点场所，确定《现场检查记录》所记载的检查范围、检查顺序和检查重点。
笔录的体裁是记叙文，如实记载现场的情况，看到什么就记录什么，不需要分析，也不能运用修辞手法，用语科学，不允许夸大渲染，不能使用“也许、大约、可能、旁边”等不确定的词语。
笔录的文字结构要详略得当，通俗易懂，与案情有关的内容尽可能具体详细，无关的简略一点。 二是笔录内容务求客观再现现场实况。
要按检查的顺序客观、具体、准确、完整地记录，确保笔录的证据价值。检查人员的分析、判断、推测等主观意见，禁止记入笔录，以确保《现场检查笔录》的特性———客观性、真实性。
三是《现场检查笔录》要注意其整体性。
《现场检查笔录》必须与现场绘图、拍照、摄像等相一致，以互相印证、互为补充，共同反映现场实况，使之成为一个整体。彼此间不能互相矛盾，否则就失去了证据作用。
四是注重《现场检查笔录》的合法性。
被检查单位在场人拒绝签字的，不影响检查笔录有效性，但要在笔录中记明情况，证明程序合法。笔录签字后不允许更改，需要改正的应当重新制作补充笔录。
三、使用中的注意事项
（１）要注意查验和记载在场人员的身份、职务情况。
在实施现场检查时，被检查单位陪同检查的人员，可能是单位负责人、质量管理人员、技术人员、财务人员等。弄清陪同检查人员的身份、职务及所负责的工作是十分必要的。如果财务人员在现场，那么获取的生产、销售情况将更加客观、真实；如果检验人员在现场，那么他对抽样方法、检验标准、抽样基数等情况的认同，将提高证明力。
（２）现场检查是获取证据的重要来源，办案人员进行现场检查时，应当及时提取与案件有关的证据材料，以免贻误战机。提取的物证、书证一定要由当事人签字确认，在《现场检查笔录》上也要作相应的记录。对票据、账册复印时，要由当事人确认“经核对与原件无误”后签名并加盖公章。
（３）按照对现场检查的顺序用准确、清楚的语言客观记录，不包括办案人员对现场及案件情况的分析评判。注意记明获取现场相关数据的途径、方式。当事人口述的，要写明据什么人介绍；现场清点的，要记明清点方式、参与人；查看账册、单据的，要记明查看的什么账册或什么单据并记明编号，必要时制作复件。散装物品的计量，要记明使用的
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计量器具的状态及计量过程，计件物品的数量要精确到个位数，不能估算。
（４）现场检查时，如果必须暂扣有关物品的，可以使用《封存决定书》。对于检查现场发现的或收集的产品标识、包装等，应当制作成相应的物证或书证等证据形式，使用《证据提取单》提取，附在《现场检查笔录》后。《现场检查笔录》的空白部分应记明“以下空白”。
（５）现场检查时，应当拍摄现场照片，必要时可以录像。现场照片必须反映现场的原始状态和发现的各种痕迹、物证。要拍摄方位、概览、中心、细目等照片。必要时，办案人员还可以对检查现场和检查过程进行录像，以更清楚地反映客观情况。现场照片和现场录像的情况应当在《现场检查笔录》中注明。
四、常见错误
第二节 调查笔录
一、概述
《调查笔录》属于记录性文书。主要记录两方面内容： 一方面，记录调查的内容。 另一方面，记录调查的过程。
《调查笔录》是对外使用的，对于当事人和行政机关均有法律意义。《调查笔录》一经核实，就成为行政机关作出行政处罚决定以及日后行政复议、行政诉讼的重要证据，具有重要的意义。
《调查笔录》具有如下特点： １．内容的记实性
《调查笔录》可以作为认定事实的依据，内容的记实性直接关系到其法律的效力，必须如实记载。 ２．程序的合法性
《调查笔录》作为固定案件有关事实或当事人有关意见、辩解的一种证据形式，除了内容的记实性外，在程序上必须合法。
３．调查的目的性
调查的目的是为了查明案件事实，固定证据。 制作《调查笔录》的意义在于：
（１）可以作为认定案件事实的证据使用，但不能作为认定案件全部事实的惟一证据： （２）可以有助于进一步发现案情，以确定下一步调查方案； （３）有助于了解当事人心理，更好地把握行政处理决定及处理方式； （４）可以在行政复议或者行政诉讼中，作为行政行为的证据。 二、文书内容及制作要求 《调查笔录》的主要内容包括： １．调查的时间和地点
调查的时间要求精确到分钟，要求具体确切并注意合法性，单个调查活动的时间应在八小时内。 调查地点可以是执法检查现场或者当事人所在地，可以是行政机关所在地。 ２．被调查人的基本情况
应写明被调查人的姓名、性别、年龄、地址、证件号、工作单位、职业职务、电话等内容。 ３．调查人员和被调查人员的谈话内容
一般采用问答的形式，应该将被调查人提供的与案件有关的情况作为重点记载的内容，如与案件相关的时间、地点、参加人员、行为过程与特征、产品状况、数量、价格等都是调查的重点，同时也是《调查笔录》记载的重点。
４．被调查人意见和被调查人签名
记录完毕应当交被调查人阅读，或者向他（她）宣读，如有错记、漏记之处，当即纠正、补记，被调查人确认笔录内容与其所讲的相符，则应由其在被调查人意见处写明“以上笔录我看过，与我说的相符”；如果有不同意见，应当具体写明。并由被调查人签名或押印。
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