《中华人民共和国行政处罚法》第３７条、《中华人民共和国产品质量法》第１８条、《技术监督行政案件办理程序的规定》第２１条等有关法律、法规对登记保存（封存）（扣押）等方面的内容都作了相应的规定，制作文书时可以根据具体情况作出恰当的选择。
４．被登记保存（封存）（扣押）物品现状
要求写明被登记保存（封存）（扣押）物品的自然状况，如是否完好，有无破损、变形、变色等情况，应当通过涉案物品清单予以明示。涉案物品包括涉嫌产品、包装物、生产工具、原辅材料、合同、账册、场地等。
５．登记保存（封存）（扣押）期限
有明示安全使用期的产品，应当在该期限届满前较充裕的时间内解除强制措施；有季节性销售特点的产品，采取强制措施时，应当考虑产品销售季节的需要。
《行政处罚法》----登记保存----七日 《产品质量法》----封存（扣押）----三个月
《特种设备安全监察条例》----查封或者扣押----十五日 ６．登记保存（封存）（扣押）地点 一定要写具体。
７．被登记保存（封存）（扣押）物品清单 要求按产品分类逐项填写。
８．被登记保存（封存）（扣押）物品持有人的权利和义务
? 同时也具有在规定的期限内依法向上一级行政机关或同级人民政府申请行政复议，或者向人民法院（县级）提起行政诉讼的权利。 ９．印章和日期
不在现场或者拒绝签名的，应当记明有关情况。 三、使用中的注意事项
一是登记保存（封存）（扣押）的期限不能过长，应该具体明确。 二是违法事实要求要素齐全，强制措施的法律依据要准确、恰当。
三是被登记保存（封存）（扣押）物品清单中，应逐项填写被登记保存（封存）（扣押）物品的名称、规格、型号等，数量也应当确切，不能使用约数等含糊的写法。
四是登记保存（封存）（扣押）地点要写明确，如属异地封存，要写明具体的地点，不能只写“异地封存”。 五是登记保存、封存、扣押是三种不同的强制措施，其各自使用的范围、法律依据以及采取措施的时间、地点等不尽一致，使用时应加以区别。
第二节 涉案物品清单
一、概述
《涉案物品清单》是行配套使用的一种法律文书。可以在行政复议和行政诉讼时作为证据使用。 二、使用中的注意事项
一是文书中涉案物品的名称和规格等有关内容必须书写准确。对于采取强制措施的物品，决定部分解除措施、部分没收的，应当分别重新制作文书。
二是本文书不能单独使用，只能与《登记保存（封存）（扣押）决定书》、《解除登记保存（封存）（扣押）决定书》、《涉案物品处理记录》等文书配合使用。在办案中，可能会出现多份《涉案物品清单》的情况。
第七章 案件审理类文书制作和使用
第一节 行政案件审理记录
一、概述
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《行政案件审理记录》是内部使用的，对外不具有法律意义。 二、文书内容及制作要求
《行政案件审理记录》的主要内容包括： １．案由应当与《立案审批表》中的案由一致。 ２．审理时间、地点和参加人员
３．审理记录应该全面、真实记录下审理的过程。 ４．审理的一般程序
（１）主持人宣布会议开始，并宣布到会案件审理委员会成员及到会人数是否符合要求。
案件审理委员会的到会人数，有两种情况：对给予行政相对人较重行政处罚、属于听证范围的案件，应当有案件审理委员会三分之二以上委员参加集体审议；对其他立案查处的案件，可以由三人以上委员参加集体审议。
（２）案件承办人简要介绍案情、调查取证情况及案件当事人有关情况。要求客观公正、实事求是，不能带有丝毫的主观倾向。
（３）案件审理委员会办公室工作人员报告对案件初步审核意见。初步审核的重点是看案件材料是否齐全。 （４）案件审理委员会成员就案件的法律关系主体资格、违法事实及证据、执法程序、执法文书、法律适用等方面的内容进行全面审议。
（５）主持人对会议的审议意见进行归纳总结；参加审议的人员对主持人的归纳意见，就是否统一进行表态。不同意见允许保留并记录在案。
５．审理结果案件审理委员会在对案件进行全面审议的基础上，应该对案件提出如下处理意见：
（１）违法事实清楚、证据确凿，依法应当给予行政处罚的，根据情节及具体情况，给予相应的行政处罚。 （２）违法行为轻微，依法可以免予行政处罚的，免于行政处罚。 （３）违法事实不能成立的，不予行政处罚。
（４）违法案件依法不属于本部门管辖的，移送有关部门或者司法机关进行处理。 （５）违法事实认定不清、证据不足的或者程序违法的，由案件承办机构补证或者纠正。 ６．主持人、审理人员、列席人员签名 三、使用中的注意事项
一是记录应该全面、准确，能够反映案件审理的全面、真实的情况。 二是在审理记录中，应体现出审理程序的合法性。
三是注意保密，《行政案件审理记录》是内部使用的，审理意见不得泄露给他人。不得让当事人查阅。
第二节 行政处罚告知书
一、概述
《行政处罚告知书》是在行政执法过程中，行政机关在对行政相对人作出行政处罚决定前履行法定的告知义务和行政相对人行使陈述申辩权利时所使用的法律文书。
《行政处罚告知书》具有法律上的证明意义，在行政复议或者行政诉讼中就行政机关是否依法履行行政处罚决定的事先告知义务问题，是有效证据。但不能单独成为行政复议或者行政诉讼的标的。
《中华人民共和国行政处罚法》第３１条规定：“行政机关在作出行政处罚决定之前，应当告知当事人作出行政处罚决定的事实、理由及依据，并告知当事人依法享有的权利。”
第４２条规定：“行政机关作出责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额罚款等行政处罚决定之前，应当告知当事人有要求举行听证的权利。”
制作《行政处罚告知书》是行政机关履行法律义务的证明。 二、文书内容及制作要求
1．被告知人的陈述和申辩要求记录被告知人对行政处罚的意见。如有不同意见，应当重点记录被告知人提出的事
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实、理由和提交的有关证据。
2．被告知人听证权告知，如果对被告知人作出责令停产停业、吊销许可证或者给予较大数额罚款的处罚（产品质量案件为贰万元、计量案件壹万元），应当告知被告知人，如要求公开听证，应于收到告知书之日起三日内向行政机关提出。逾期未提出的，视为放弃该权利。
3、被告知人放弃陈述和申辩权利的应当在文书中作出说明。
第三节 案件办理报批书
一、概述
主要表述两个方面的意思：
一，表述了案件经办部门或经办人员对案件处理的意见； 二，表述了审批部门或审批人员对经办人意见是否同意的意见。
案件办理报批书对经办人、经办部门讲，具有法律效力和执行力。但是对当事人不直接具有法律意义，只有在发生行政管理争议或办案期限争议时，才能作为依据或证据使用。
二、使用中的注意事项
一是报批意见既要具体、明确，又要合法、合理。
如要求延长期限，要写延长期限的具体时间。行政案件延期结案的，法律虽然没有规定一个明确的延期期限，但也明确提出延长期限必须恰当的要求，一般延长一个办案期限。
二是延长案件办理期限的报批，应当在法定期限结束的十天前上报，以便给上级部门留出必要的审查时间。
第八章 听证类文书制作与使用
第一节 行政处罚听证通知书
一、概述
《行政处罚听证通知书》是行政机关将举行行政处罚听证的时间、地点、主持人以及相关的权利、义务等内容告知当事人的一种法律文书。
《行政处罚听证通知书》是对外使用的，具有法律意义，可以在行政复议或者行政诉讼中作为证据使用。
下达《行政处罚听证通知书》，既涉及到当事人的权利，也涉及到当事人的义务。从另外一个角度讲，下达《行政处罚听证通知书》，要求当事人履行义务体现了行政机关的权利，而告知当事人某方面的权利也体现了行政机关的义务。
制作《行政处罚听证通知书》的意义在于：
（１）有利于保障当事人权利的享有和义务的履行；
（２）对于行政机关必须履行的行政义务，可以起到证明的作用。 二、文书内容及制作要求
《行政处罚听证通知书》的主要内容包括： １．主送单位
即被通知人（单位），要求写全称。 ２．通知事项
通知事项一方面必须将行政处罚听证的时间、地点、案由以及主持人通知当事人，同时必须明确将有关要求和注意事项通知当事人。
３．成文日期
《中华人民共和国行政处罚法》第４２条规定：行政机关应当在听证的七日前，通知当事人举行听证的时间、地点。因此，成文日期与举行听证的日期之间必须超过七天。
三、使用中的注意事项
一是行政机关作出责令停产停业、吊销许可证或者执照以及较大数额罚款等行政处罚决定的，应当事人的要求，行
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政机关应当举行听证；如果不属于上述范围的行政处罚决定，没有必要举行听证。
二是行政处罚听证的时间、地点一定要具体、准确，不能只是含糊地写单位名称。 四、范例
质量技术监督 行政处罚听证通知书
（×）质技监听通字［２００４］第９号
××新益空调设备有限公司：
应你（单位）的要求，现决定于 ２００４ 年 ５ 月 ３０ 日 ８ 时３０ 分，在××市质量技术监督局二楼会议室
（××路××号），就你（单位）涉嫌销售以假充真日本大新空调一案举行听证。经本机关负责人指定，本次听证由陈××担任主持人。
请你（单位）届时凭本通知准时参加，若无故缺席，视为放弃听证。 在前来参加听证前，请你（单位）作好以下准备： １．携带有关证据材料； ２．通知有关证人出席作证；
３．如申请主持人回避，请及时告知本机关； ４．如需要委托代理人的，应填写听证委托书。
（盖章）
２００４年５月２３日
第二节 行政处罚不予听证通知书
一、概述
《行政处罚不予听证通知书》是行政机关将不予听证的决定依法通知当事人的法律文书。
不予听证的法律依据包括两种，一种是不符合法律规定的当事人可以要求举行听证的情形；一种是已经超过了可以要求举行听证的法定期限。
《行政处罚不予听证通知书》是对外使用的，具有法律意义和执行力。
制作《行政处罚不予听证通知书》是行政机关依法履行法定的告知义务的证据。 二、文书内容及制作要求
《行政处罚不予听证通知书》的主要内容包括： １．主送单位
即要求举行听证的人（单位），在该文书中，属于被通知人（单位）。 ２．案由
案由要求准确、简明地写清原案件的名称。 ３．不予听证的理由
不予听证的理由包括两种，一种是不符合《中华人民共和国行政处罚法》第４２条所规定的当事人可以要求举行听证的情形；一种是已经超过了可以要求举行听证的法定期限。
《中华人民共和国行政处罚法》第４２条规定，“行政机关作出责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额罚款等行政处罚决定之前，应当告知当事人有要求举行听证的权利。当事人要求听证的，应当在行政机关告知后三日内提出。”
三、范例
质量技术监督 行政处罚不予听证通知书
（×）质技监听通不字［２００４］第９号××
新益空调设备有限公司 ：
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根据《中华人民共和国行政处罚法》第４２条的有关规定，你（单位）就销售以假充真日本大新空调一案提出的听证要求，因超过法定期限，本机关决定不予举行听证。
特此通知。
（盖章）
２００４年５月２３日
第三节 行政处罚听证公告
一、概述
《行政处罚听证公告》是行政机关将听证的时间、地点、案由等告知社会公众的一种法律文书。
《行政处罚听证公告》属于告知性文书。根据行政公开、公正的原则，行政执法机关将听证的时间、地点、案由等告知社会公众。《行政处罚听证公告》是对外使用的，具有法律意义。
《中华人民共和国行政处罚法》第４２条规定，“除涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私外，听证公开举行。” 制作行政处罚听证公告的意义在于：
（１）有利于保障当事人权利的享有和义务的履行； （２）有利于社会公众对行政机关办案工作的监督；
（３）对于行政执法机关必须履行的行政义务，可以起到证明的作用。 二、使用中的注意事项
一是根据《中华人民共和国行政处罚法》第４２条的规定：涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私的案件不能举行公开听证，对此必须进行认真的审核。
二是举行听证的三日前，应将公告张贴在单位对外公告栏中或在报纸等其他的媒体上对外公布，以达到向社会公众告知的目的。
三、范例
质量技术监督 行政处罚听证公告
（×）质技监听告字［２００４］第９号
根据《中华人民共和国行政处罚法》第４２条的有关规定，本机关定于 ２００４ 年 ５ 月 ３０ 日 ８ 时 ３０
分，在××市质量技术监督局二楼会议室（××路××号）公开举行××新益空调设备有限公司涉嫌销售以假充真日本大新空调一案的听证。
特此公告
（盖章）
２００４年５月２５日
第四节 行政案件听证笔录
一、概述
《行政案件听证笔录》是客观记录行政案件听证活动的法律文书。
《行政案件听证笔录》属于记录性文书，是对听证会有关参加人员发表陈述或质证意见的客观记录。 《行政案件听证笔录》在行政复议或者行政诉讼中，作为行政机关依法履行法定义务的证明。 制作《行政案件听证笔录》的意义在于：
（１）通过对案件听证过程的真实记录，证明行政机关在听证程序的组织上符合法定程序； （２）通过清楚地记明当事人对案件事实的观点，有利于进一步分析案件情况，指导下一步工作；
（３）在今后案件的审理工作中，可以充分考虑到违法案件的主观与客观因素，充分考虑行政执法的合理性，指导执法机关正确行使自由裁量权，在执法中体现和谐理念，进一步减少行政复议和行政诉讼。
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