如何写好优秀公文

如何写好优秀公文

写好公文有什么“窍门”,这是机关工作人员常常遇到的问题。本人认为,找“窍门”并非为了偷懒,实际上这是对做好这一项事的谋略问题,也就是借助他人的经验和教训,寻找规律性的东西,不再毫无头绪地去从头盲目探索。写好公文的“诀窍”,就是结合自己的实际工作多学、多想、多练,即选准目标、勤学苦练,坚韧不拔、不懈探索,最后由必然王国走入自由王国。

公文该怎样写?有些人一写文章就落入用什么形式,采用什么格式、构思什么结构的怪圈,实际上这是一个误会。文章应该有一种形式,但决定文章怎样写的根本要素是内容,而不是形式。公文无非是一个载体,载的内容不同因而载的方法也应不同。评价公文写得好不好,主要看行文目的和内容反映得好不好,有没有真知灼见,有没有针对性和指导性,而不是锦绣般的文字。目前机关中很多公文的弊病多出在这个方面。一是内容空,有其形无其神,言之无物,象似为写文章而写文章。二是篇幅长,而且有越写越长的趋势,文章不是围绕一个主题紧密去写,而是摆开架子洋洋万言,生怕把什么事漏了,把所涉及的工作一条不漏地排列开,最后给人的感觉是一份资料、一本流水帐。三是论述乱,不分内容特点和对象的知识层次,先论述一番再说,结果议论一番读者最熟悉的东西,毫无作用。四是抄袭多。现在公文写作中有一种不良作风,就是用剪子加胶水“写”文章,不分时境变化,不分场合变更,照抄照般,搞文字“批发”。五是美术化。

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有的人利用计算机优越的打印功能,把公文各种字体、字形、字号摆布赏心悦目,把各级标题“塑造”得很美,追求公文的感官效应。这样是写不好公文的。还有的文章结构、形式很漂亮气派、词句用得很好,但什么事也没阐明,给人看完后感觉很茫然、一无所得,不能唤起新的启示,这也难以说是一篇好的公文。总之,写好公文关键于内容好,能够准确无误于表现出行文目的,有真知灼见,给送达对象以指引、启迪和遵循。

古人说文无定法。作为公文写作来说,虽无定法,却有无形的规范和规律。根据实际工作体验,本人认为公文写作有许多带有普遍性、规律性的东西,这也是写好公文必需把握住的。

一、切实领会好领导意图

公文是为领导活动服务的,是领导者从事行政领导管理活动的重要手段。因而能否真正领会好领导意图,是决定公文写作是否成功的一个非常重要的环节。

(一)公文写作与领导意图的关系

在机关工作应当了解而且必需了解公文写作与领导意图的关系。公文与一般文章最大的区别的姓“公”,是公务文书。公文写作必须体现“公务”的特征和内涵。公务活动特征是层级领导,公文写作当然也要体现层级负责的原则,即行文的目的和要求必须符合领导的意图,最终由领导拍板定论。“公务”的内涵表明公务活动是有组织和目标

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的,是在领导要达到的预期中按一定的方式进行活动的,文字工作也不例外。换一句话来说,公文成功与否,在很大程度上取决于领导的认可程度和满意程度。

机关公文写作一般讲有两种情况,一种是职守写作,另一种是授命写作。所谓职守写作,即干什么工作写什么公文,是本职工作中所必需记录、表达、传递公文写作,因而是带有局部性和例行性,公文涉及内容的跨度较小。职守写作,写作者最熟悉本职业务工作情况和特点,储备的素材比较集中,专业性较强,文种和格式相对集中,同时由于领导意图平日都以批示和口头的方式给予传达,并切由领导亲自签发,相对来讲写作难度小一些,一般容易被领导认可。

授命写作,也就是“命题作文”,就是写作者虽不具体从事某项工作,但领导安排要求承担该项工作的写作任务。公文中的领导讲话稿、工作报告、工作意见、会议发言等等,以及领导交办的其它写作任务都属于授命写作。授命写作的内容往往带有全局性、综合性、指导性和思想性。授命写作的除了要把握好前面所讲五个写作要点外,非常需要体现领导的意图,运用领导者的思维方式,符合领导者平日的讲话习惯和风格。授命写作有一个重要原则,就是受命于谁,文章思维和特征服从于谁。在这个基础上融会有关政策、精神和理论,在领导的意图上进行阐述发挥,这样的授命写作才能打得住。授命写作切不可人云亦云,没有主见;但也决不可固执已见,把自己的观点强加于领导意图之上,写进公文之中。

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