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纸质档案数字化工作中存在的问题及对策
作者：谢姣
来源：《办公室业务·上半月》2017年第02期
【摘要】随着我国社会信息现代化进程推进，纸质档案保存管理工作逐渐向数字化过渡。纸质档案数字化提高了档案文献的利用率，同时也是纸质档案另一种科学管理办法。就目前我国纸质档案数字化工作看来，其范围之广、数字化程度之高，数字化工作已取得显著成果。纸质档案数字化工作是一项系统性的工程，其涵盖了档案资料管理工作的大小方面，但在具体的纸质档案数字化过程中仍存在着相关问题阻碍着数字化进程的加快。本文从纸质档案数字化工作的特点和现状出发，深度剖析了纸质档案数字化工作中存在的问题，并对相应对策进行探究。
【关键词】纸质档案；数字化工作；问题及对策 一、纸质档案数字化工作特点及意义
21世纪迈向信息时代，生活各方面无不与信息技术接轨，档案资料亦是如此。纸质档案受到其自身实体局限性，因而纸质档案数字化变成为了纸质档案管理发展的必然趋势。纸质档案数字化特点十分明显：其与传统纸质档案存储资料相比，具有强大文件检索功能，用户可十分便捷地利用互联网资料实现档案资料共享；同时，数字化档案在管理工作上更是具有得天独厚的优势，极大地略去了不必要的人力资源，利用互联网技术、计算机技术实现了先进、科学、高效的档案管理工作。纸质档案数字化工作极大地推动了纸质档案信息的管理和利用，是一种高效集中整合档案资料的管理方式。纸质档案数字化工作最大的意义在于提高了档案资料的利用率，数字化档案在检索和交流方面明显优于传统的纸质化档案。其次，纸质档案数字化也从另一方面开拓了档案利用方式，例如，档案用户可进行资料下载存储、在线阅读分享等。此外，纸质档案数字化还进一步扩大了用户量，用户不必受到传统纸质档案借阅过程中的种种程序局限，其可以通过互联网实现对数字化档案的快速访问。 二、纸质档案数字化过程中存在的问题
（一）电子档案管理措施存在缺陷。目前纸质档案数字化工作普遍采取“双套制”管理原则，此管理原则规定：具有永久保留价值的文本或者图片电子文件，需要同时具备纸质拷贝文件或者相应的微缩品，并将二者同时归档。这一管理原则在众多档案管理工作看来，加入了一定理想化成分，然而在实际的纸质档案数字化工作中，其也在一定程度上阻碍了纸质档案数字化管理工作的进一步深入。究其原因，是电子文档管理措施存在缺陷，现行的纸质档案数字化工作片面地关注于电子档案的纸质化，忽略了纸质档案数字化程度。实际的电子档案管理工作表现出这样一类问题：并非所有纸质档案都生成了相应的数字化档案，并非所有的数字化档案（电子档案）都具备相应的纸质文本。
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（二）缺乏相应的管理标准。纸质档案数字化是一项系统性的工作，需要相应的技术标准对其进行规范，然而当下纸质文档数字化工作呈现出一种“参差不齐”的管理模式。现行的纸质档案数字化工作依赖于《纸质档案数字化技术规范》，虽在一定程度上为纸质档案数字化工作提供了相应技术支持，但实际工作中，缺乏对各类纸质档案数字化工作的具体工作规范，不能有效覆盖纸质档案数字化工作的各方面。例如，纸质档案数字化工作的重要过程之一是扫描纸质档案，扫描设备的分辨率决定了图像的清晰度，高清晰度图像所占据的存储空间也更大，有人关注图像清晰度，有人关注容量空间，并没有一个相适应的技术标准对其进行规定。 （三）纸质档案数字化过程协调程度欠佳。纸质档案数字化工作涉及档案管理的各个部门，在实际工作中容易出现部门间协调程度不到位，部门与部门之间分工不明确，责任落实不到位，使得纸质档案数字化工作难以高效开展。另外，纸质档案数字化管理工作有一套完整工作流程，例如档案领取、记录、裱糊、扫描等，各个工作环节相互交织，一旦衔接不当，纸质档案数字化工作质量便大打折扣。 三、纸质档案数字化工作对策
（一）建立技术标准，规范工作流程。纸质档案数字化工作亟须一套全面、科学的技术标准来对工作流程进行规范。建立技术标准可以从宏观层面和微观层面进行考虑。宏观上，相关部门应该根据纸质档案数字化工作中所反映出的具体问题，对现行的《纸质档案数字化技术规范》进行修订和补充，对相应的技术标准做出统一规定（不同纸质档案的技术标准有差异）。微观上，各个纸质档案数字化工作部门需要根据自身工作实际，明确各工作部门的工作任务和相关责任，协调好各部门工作流程的衔接，强化沟通，制定出一套适宜自身工作特点统一工作流程，做到工作有章可循。
（二）人才培养和技术突破。纸质档案数字化工作的高效开展离不开各领域专业人才和相应的技术支持。因此，纸质档案数字化工作部门应当重视人才培养和技术突破，一方面，可对外大力引进专业人才；另一方面，可定期组织内部工作人员赴外进行技术培训、与其他纸质档案数字化工作部门交流相关技术。技术突破则应在国家技术标准规范下，研究突破工作中的瓶颈，并最大限度地实现技术资源共享，以不断推进纸质档案数字化进程。
（三）强化网络建设，提高档案资料利用率。纸质档案数字化工作的目的在于提高纸质档案的利用率，强化网络建设对纸质档案数字化工作具有极强的现实意义。相关部门可建立一个云存储环境，以便纸质文档数字化信息的录入、存储与共享。 四、总结
综上，纸质档案数字化工作需要综合多个方面进行考虑，有关部门应当注意完善工作流程，以妥善解决纸质档案数字化工作中存在的问题，推动纸质档案数字化工作的不断发展。