秘书工作要求

总经办秘书工作要求

一、 优秀秘书的素质要求

1. 个人素质要求:

1) 品德——正直善良、诚实忠心 2) 修养——良好的家教,端庄的仪表,有礼貌,懂礼节 3) 细心——工作、生活细心周到

4) 耐心——做事持之以恒,并非三分钟热情 5) 用心——认真、用心去做好每一件事

6) 爱心——热爱生活,热爱工作,团结同事,乐于助人

2. 技能素质要求:

1) 教育背景:文秘与中文等文科类相关专业,大专以上学历. 2) 写作能力:具有较高的写作水平及文字表述能力,能起草报告、总结、

讲话稿等文书

3) 打字速度:达到60字/分钟或以上,越快越好

4) 办公设备:能熟练使用计算机、打印机、传真机等办公设备并了解相

关保养知识

5) 软件操作:

? office软件——熟练掌握,尤其是excel表格与数据处理 ? CAD软件——懂得使用该软件看图、缩放图形、打印图纸 ? ACD等流行看图软件——熟练掌握文件的打开、使用及归档

? Project软件——会使用,了解软件结构及日期时间之相互关连,以及甘特图、打印等

二、 秘书的岗位职责

1) 跟进各审批文件并及时发放给相关人员,建立好收发文件的档案。 2) 负责公司有关合同的盖章申请及合同正本的存档保管,负责办理合同 借阅登记手续。

3) 汇总各部门每周的工作周报、每月工作计划及收发公司邮箱文件及时更新。

4) 完成总经办领导所交待事务(如文书择写、活动及会议安排、报销单据整理、来访客人的接待、报纸杂志分发、办公环境整理等)。

5) 负责档案室文件管理程序(明确:类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权)。

6) 电子文档管理程序(明确:类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权)。

7) 运用速记起草文稿、记录讲话并整理成文件呈给领导。 8) 掌握上司的日程安排做好预约工作,安排商务旅行。

9) 与各部门工作密切联系,保持融洽相处,准确高效地完成上传下达的工作。

三、 秘书工作内容及要求 1. 日常秘书工作:

1) 快速准确处理文件打印、校对、复印、传递、存档等工作。 2) 妥善保管上司之档案资料,分类归档,保证文档条理清晰。 3) 准确转达上司与各部门之间的沟通信息。

4) 接待来访、来电,须有礼有节、大方得体,电话记录、约见、会议、数据、日期时间、地点等事项的记录均须准确无误,及时转达。 5) 上班时提前到位,事先整理好上司办公环境,桌面文件归类,分清轻重缓急事项。下班时稍作延迟,收拾好上司办公室。如遇上司开会或有事未离开公司,须继续留在位置上等候。

6) 如有个人私务需要处理,提前向上司请示并说明情况,获同意后请同事暂代职务。

3. 机要工作:

1) 掌握公司对内、对外发文的格式要求,清晰授权范围。 2) 清楚了解上司日常签批文件的种类及相关原则要求和规定。 3) 掌握公司日常费用报销签批流程。 4) 掌握公司使用公章的审批流程。 5) 掌握合同审批流程。

6) 掌握工程款审批工作流程及文件资料的要求。 7) 记录整理有关请款的数据并每周更新表格给上司。 8) 每周向各部门收集工作小结和开例会讨论的事项表。 9) 每月向各部门收集工作计划、用款计划。 10) 掌握公司的其他日常工作流程。 11) 处理各样事务必须严守保密纪律,掌握电子文档的资料保密方式及保密技巧。

4. 公共关系工作

1) 名片的整理及录入,形成电子号码簿,定期更新,记录好上司常用电话号码、重要客户和合作者的联系信息,供上司随时查询。

2) 掌握所有交际应酬之酒店、酒楼、高尔夫球场、机票等的预订电话及联系人员资料。安排好上司出差的行程,接机送机及时到位,提醒上司出行的时间、物品及须携带文件。

3) 参与上司安排的公共关系应酬活动,应注意保持公司形象,大方得体。 4) 任何其他关系客户的单独邀请,均须向上司报告。

5. 私人事务助理

1) 尊重上司隐私,保持私密性。

2) 妥善处理好上司交代的个人事务。

3) 不谈论、不泄露上司个人相关信息及交际圈子。

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