湖北广奥减振器制造有限公司 文件编号 GA-IATF-001 王 星 甘静波 2016.5.31 版本号 校对 批准 生效日期 A01 黄 莉 肖祖玉 2016.6.1 程 序 文 件 编制 审核 公布日期 文件与资料控制程序 1.目的
确保文件和资料得到有效控制，公司各个场所使用的文件为有效文件，防止失效文件的误用。 2． 适用范围
适用于与质量管理体系有关文件和资料的控制。 3． 职责 3.1 总务部
3.1.1负责行政文件和资料的控制。
3.1.2负责管理手册、程序文件及三层次文件的管理控制。 3.1.3负责质量管理体系类的外来文件和资料的控制 3.2 技术部
3.2.1负责技术文件和资料中的产品图纸、工装夹具图、专用量检具图、FMEA、作业指导书的搜集、整理并移交总务部归档. 3.2.2负责各类标准的收集并移交总务部归档。 3.3 生产物流装备部
3.3.1负责设备方面的技术文件和资料的搜集并移交总务部归档。 3.3.2负责安全、消防、环保类的外来文件和资料的搜集并移交总务部归档 3.4 商务部
3.4.1负责管理顾客类的外来文件和资料的控制。 4. 程序
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湖北广奥减振器制造有限公司 文件编号 GA-IATF-001 王 星 甘静波 2016.5.31 版本号 校对 批准 生效日期 A01 黄 莉 肖祖玉 2016.6.1 程 序 文 件 编制 审核 公布日期 文件与资料控制程序 4.1流程图 责任部门 配合单位 相关单位 相关部门 相关部门 相关部门 各部门 各部门 各部门 相关部门 相关部门 相关部门
流 程 图 相关文件 质量记录 文件建立/更改申请表 会签 受控文件清单 技术文件发放登记表 文件发放登记表 文件发放记录 文件发放申请表 文件销毁申请表 文件销毁申请表 提出文件建立/更改申请 结束 NO 需求评审 文件编写导则 更改控制程序 YES 文件编制/更改 NO 会审、批准 YES 文件登记 文件发放 文件的使用与存档 失效文件回收、标识 副本文件销毁、原稿留存 原稿过期销毁 - 2 -
湖北广奥减振器制造有限公司 文件编号 GA-IATF-001 王 星 甘静波 2016.5.31 版本号 校对 批准 生效日期 A01 黄 莉 肖祖玉 2016.6.1 程 序 文 件 编制 审核 公布日期 文件与资料控制程序 4.2 程序描述
4.2.1文件和资料的层次及分类
? 第一层次文件：管理手册 ? 第二层次文件：程序文件 ? 第三层次文件：包括管理规定/办法、行政管理制度文件、技术文件、作业文件和外来文件。
行政文件又分为与管理体系有关的文件、与管理体系无关的文件。 外来文件又分为：安全、消防、环保类；管理体系类；技术类；顾客的管理类文件。
? 第四层次文件：包括记录、表格 。 4.2.2文件编号
? 管理手册 GAIATF1000
? 程序文件 GAIATF2XXX（顺序号） ? 管理办法GAIATF3XXX（顺序号） ? 记录表格GAIATF-J- XXXX（顺序号） 4.2.3文件和资料的管理 4.2.3.1文件的建立与更改
各部门因工作需要，要求建立新文件时，填写《文件建立/更改申请表》提交总务部。
文件的建立申请经总务部负责人批准后，由总务部组织相关人员编制文件。
当某部门要求对原有文件实施更改时，填写《文件建立/更改申请表》提交更改部分所涉及的部门评审，并经文件原批准人批准后，由总务部实施更改。
对于技术文件的更改依据《更改控制程序》执行。
技术文件建立/更改后，在文件发放后的三个工作日内，由技术部组织对相关部门进行培训。
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