XXX公司OA系统项目立项报告
XXX公司
企业OA办公系统立项报告
1
XXX公司OA系统项目立项报告
第一章 OA项目建设背景介绍
1.1. 协同办公（OA）的定义
办公自动化通俗的理解为无纸化办公，网络化办公、电子化办公，本意为利用网络技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。
办公自动化解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转效率的基本问题，范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说，OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴，更集中关注于企业日常办公的效率和可控性，提供企业决策依据，是提高企事业分子公司整体运转能力不可缺少的软件工具。
1.2 XXX公司办公现状
1) 网上办公完全依靠邮件系统，工作沟通、传送效率低。
基于公司与下属各子公司异地办公特点，公司在行政办公方面所使用的技术手段还仅仅停留在电话、传真、邮寄、邮件等传统方式，工作效率非常低下，并且使得部门之间联系沟通不够顺畅，企业内部形成了一个个信息孤岛。公司向子公司传达文件花费一整天甚至几天时间的现象十分普遍，遇到需要下属子公司反馈（如汇报数据等）的工作，则周期比较长，且容易出现差错，对人力资源应用造成极大浪费，公司公司和各子公司利用信息技术革新办公方式的呼吁十分强烈。因此为了提升公司管理，促进公司发展，需要建设一套符合上海某公司公司股份自身特点的办公自动化系统，利用网络技术打破地域时空的限制，实现公司与各分子公司、各部门跨地域、高时效地协同工作。 2) 文件归档、存储与检索差，安全无保证
目前公司的文档大部分是电子文档，文件的归档与存储基本没有管理，很多文件在部门或个人邮箱存储，归档基本依赖行政部门进行，不便查询使用，一旦发生人员变动，就可能造成损失。文件的权限（修改、阅读、打印、保存等）没有任何保护，每个能接触文件的人员都可完全拥有所有权限，且对文件的操作没有任何痕迹记录。这样的传递管理致使重要文件随时都有可能被复制、打印、修改并通过邮件传送出去。如果没
2
XXX公司OA系统项目立项报告
有发生重大泄密事件，完全仅依赖于员工的品质是目前并不可靠的技术保障。
公司核心资料，如证照、股东会、董事会、章程管理混乱，无版本控制，经常造成信息失真。且此类资料很多由城市或项目公司自行管理，公司因业务需要时才通过电话或邮件方式获取，严重影响决策工作开展。 3) 公司内部组织框架复杂，办公效率低下。
由于公司企业的特性，组织框架过于复杂，人员变动极为麻烦；庞大的信息没有条理性的梳理，不知如何做到有效的梳理，寻找资源也过于缓慢。由于公司的多管控模式，公司层面的战略、目标、绩效的制定下发都靠人为线下处理，过程长，准确度不高。后期的执行监控和信息反馈也过于缓慢。这样严重影响公司型企业的可持续发展。很多公司企业最头痛的事情就是组织架构调整，由于公司过于庞大，所有信息的传递往返很耗时间，而往往一人多岗和权责不明的情况屡有发生，所有虽然一些简单的组织变化往往会话费大量的时间、人力、物力。另外，人员的跨部门、跨公司调动也极为麻烦，所有的知识沉淀和工作交接也做的不尽如人意。 4) 任务执行差，团队人员配合不顺畅。
公司很多任务计划执行不到位，目前都通过周报反馈，目标整体性差，特别是任务涉及到多责任部门及人员配合时，效率低下，导致任务延期而影响具体业务的开展。 5) 办公过程中制度、流程理解不清晰导致工作失误增多，工作量增大。 领导出差，很多的事情不是很清楚该如何办理，特别是一些操作环节多的事情容易拖延。如何提高员工工作的操作规范化，提高事务处理的效率是办公过程中急需解决的问题。
6) 领导办公缺乏决策支持
领导办公环境变化频繁，经常各地奔波，靠手工报表统计，信息存在滞后性，迫切需要一个移动办公平台，能随身随时监控企业业务发展动态，了解下属工作情况，以及重要财务指标数据等。手工报表使得信息采集、处理不够全面，无法为企业管理和决策提供科学、快速的依据。
3