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关于干部人事档案材料收集归档、技术加工方面应注意的几点问题
作者：刘璐璐
来源：《卷宗》2018年第18期
摘 要：干部人事档案整理，是人事档案建设基本工作内容的一项。对档案材料的技术加工只是整理工作的一项内容，但在实际工作中，最注重动手能力和对材料现状的判断，也和档案员工作经验及熟练情况有关。掌握并知晓各种档案技术加工手段，对档案工作的顺利开展大有裨益。
关键词：档案；技术加工；方法；整理
干部人事档案材料是反映干部情况的基本凭证和重要依据，是干部工作顺利开展的第一手信息。《关于印发的通知》（中组发[2009]12号）文件中，对干部人事档案的归档范围、收集归档要求及纪律和监督等内容都作了详细的规定。
干部人事档案材料的技术加工只是整理工作的一项内容，但在实际工作中，最注重动手能力和对材料现状的判断，也和档案员工作经验及熟练情况有关。
收集归档、技术加工工作虽然只是基础工作的一项，很多档案员并是不特别在意，但在基层的实际操作中，还存在以下几点问题： 1 干部人事档案材料收集归档存在问题
一是干部人事档案材料形成部门送交不够及时。各材料形成部门形成材料时间与送交材料时间经常相隔比较长的时间，往往不能够在一个月内送交档案管理部门。
二是干部人事档案管理部门掌握信息不够全面。一般来讲，干部人事档案管理部门在全国各地所具有的权利和所管辖范围不尽相同。在省一级层面来讲，干部人事档案管理部门可分为组织部门管理省管干部，其他单位分管本级及下级干部人事档案；在地市一级层面来讲，分为组织部门管理市管干部，代管市级部分单位干部人事档案，垂直管理部门管理本级以及下级部门干部人事档案；县（区）也有各自的管理方式。我区干部人事档案集中由区委组织部干部信息档案室集中管理，隶属于区委组织部，属于无级别事业单位。应该说，档案管理部门和其他区属单位并非平级，平时也无业务来往，对于各单位近期开展活动，个人获得奖励、处分等信息无法掌握，导致收集归档材料无法及时投递。
三是干部人事档案管理部门人员严重不足。在实际工作中，人手不足的现象并不鲜见。特别是2015年以来，从全国到地方开展《全国干部人事档案专项审核工作》，对干部人事档案
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管理的各项制度在不断完善，工作量也越来越重。而与此相对应的则是虽然重视了干部人事档案工作，却没有增加档案管理部门工作人员配置。按照《干部档案工作条例》（组通字[1991]13号）文件要求，县以上（含县）的组织、人事部门，每管理一千人的档案需配备一名专职干部。实际情况往往是管理着上千卷档案，档案管理人员干的只是兼职，还有其他工作要忙，档案材料收集、归档等工作必然存在滞后性。 2 提出几点改进建议
以上几点，是我在实际的工作中发现已然存在的顽疾。既然是顽疾，总是要早点根治才好。特提出几点建议如下：
一是建立健全收集工作机制。重点是要建立干部人事档案材料收集制度，提出明确要求，确保及时收集应归档材料。二是形成催要制度。材料形成部门未能及时将应该归档的材料送交档案管理部门的，档案管理部门应被赋予催要权利，采取一定的方式催其迅速移交的制度。可以采取打电话催要、登门催要或下催要通知单等方式。三是建立定期召开联络员会议制度。建立以干部人事档案管理部门为中心，形成纵向和横向的收集网络，以各单位人事员作为联络人员，定期召开会议，掌握各单位工作动态，及时收集归档材料。四是加强干部人事档案管理工作队伍的建设。人事组织部门应注重对档案管理人员的教育和培养，关心他们的生活，工作上注意培养，充分激发个人能力的积极性。妥善解决职级待遇问题，保持工作团队相对稳定，做好工作人员新老交替、工作调动等情况的交接工作。 3 干部人事档案材料整理加工方法简介
所谓档案材料的技术加工，主要是为了便于装订、保管和利用档案材料，延长档案材料的使用寿命，对一些不符合归档要求的材料，在不损害材料原有内容，保持档案历史原貌的前提下，对其外部形式进行技术性处理的工作。
档案材料技术加工主要针对两方面：一是针对不符合归档规格。以前归入档案材料都是要求16开纸张，由于近年来A4版面纸张在公务中普及应用，正式归档材料已要求A4幅面大小。已存入档案中的其他幅面纸张不需粘贴A4纸，保持边缘对齐即可。二是针对破损、卷角、折皱、打不开、被切坏等各种需要加工的材料。
技术加工的方法有多种，一般包括：修裱、加边、折叠、剪裁、拆除档案材料上大头针、曲别针等金属品。具体操作时，可以根据材料的情况，采取单项技术或几项技术综合运用。 1）材料裱糊的方法和技巧。裱糊处理也叫修裱工作，是一项技术性很强的工艺。修裱技术主要适用于材料折皱、过薄、破损、孔洞、断裂、平面过窄过小的材料。常用的方法主要是修补和托裱两种方法。（1）修补方法。包括补缺和托补。 补缺是指由洞眼或残缺处边沿上少许胶水或浆糊，选用颜色、纸质和大小相当的纸片贴上，压平即可。？托补：选用合适的纸条或衬纸将被揉皱或断裂损坏拉平补好。（2）托裱方法主要有单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱
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糊、鱼鳞托裱或梯形托裱法等。单面裱糊法是目前最常用的一种方法。顾名思义，将较小的材料摆放在衬纸中间，留一定边缘为宜，不应紧靠上方和装订线一遍；鱼鳞托裱是指对非A4规格材料且两面都有字的档案材料进行裱糊的方法。梯形托裱法适用于一份多页，材料双面都有文字内容的档案材料进行裱糊的方法。
2）折叠的方法和技巧。剪裁和折叠是统一档案材料规格的两种技术手。目前归档材料应为A4纸张大小，且不提倡剪裁，则此技术方法应用越来越少。下面主要介绍一下折叠。折叠主要有四种形式：（1）横折：材料过长的将下部折起，并将装订线一边向右折角，便于装订和翻阅。（2）竖折：材料过宽或者为横版打印材料的，折右边，太宽的折两折，第二折反转，正面向上，便于写类序号。（3）交叉折：长宽超出规格太多的材料可以交叉折叠。即材料下部向上折，右部向左折。
3）材料的加边和包边法。目前包边或加边情况主要针对纸张材料边缘过于破损、孔洞太多不利于装订的，材料纸张过小等，加边以不得遮盖和损坏材料上的文字和表格为宜。 4 档案材料加工方法单一
以上就是几种在工作中会有所接触的材料加工方法。在实际操作过程中，使用鱼鳞托裱法和托补法比较常用。目前材料均为A4大小纸张，已不存在附衬纸打孔装订。对于早期形成材料，由于纸张大小不一、材质不一，不利于保存，为了保证档案内容完整，装订整齐，按靠左侧居中装订。而目前最新的档案装订要求靠左下侧对齐，这样就会对原有形成材料造成损伤。因此掌握多种材料技术加工方法很有必要。目前的各基层档案员人员流动快、工作量大、业务培训机会少等原因，均导致对于材料加工处理不精细，无形中对材料的保管年限造成影响。因此，在注重理论学习的同时，应加强对动手操作能力的培养。
无论是收集归档材料还是整理加工材料，技术的娴熟，政策的掌握，制度的完善，人员的责任心都是做好档案工作的必要选项。档案员必须不断加强自身素养，干一行爱一行，把档案工作细化到工作中的每一个环节。 参考文献
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