文件资料控制流程图
文件处置 留用存档 文件回收 作废销毁 作废审批 提出修改 文件评审 修改审核 文件管理 修改实施 文件接收 文件发放 存档 借阅 审批批准 文件拟制 N 总经理批办 外来文件 提出要求 打印编号 责任人审批 传阅
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记录控制程序
（QB/LC/CX-02-2015）
1 目的
对与管理活动同步产生的记录进行控制，以提供符合规定要求和管理体系有效运行的证据。 2 适用范围
管理体系活动中形成的记载各类管理活动的记录，包括来自供方的记录。 3 职责
3.1 公司技术质量部负责归口管理体系记录，组织编制管理体系文件中涉及到的记录清单和样册。
3.2 部门、单位负责各自职责范围内自行编制的其他记录的设计和编号，建立本部门、本单位的《记录清单》及收集、标识、编目、整理、维护、保管、查阅、处置和归档。 4 工作程序 4.1 工作流程图
4.2 记录的方式
记录采用书面、电子媒体、录像、光盘、胶片和照片等形式。 4.3 记录的格式
4.3.1 国家、地方、行业法律、法规、规范、标准作出规定的以及管理体系文件作出规定的记录按规定执行。
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部门 需求 编制 审批 发放 实施 处 置 查阅 记录 归档 保存 分析 反馈 收集 整理 填 写
4.3.2 未作出规定的记录样式由使用部门和单位制订，部门和单位负责人或主管领导批准。 4.4 记录的填写
4.4.1 记录填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰。
4.4.2 记录填写时不准涂改，如填写错误，由记录填写人划改，并在旁边盖章或签字。
4.4.3 记录填写要求使用耐久性强的书写材料，如碳黑墨水、蓝黑墨水、中性笔等，不准使用易褪色的材料，如铅笔和色笔。
4.4.4 记录尽量使用统一规定的格式，格式不统一时，内容必须满足有关规定要求。 4.5 记录的编号
4.5.1 管理体系文件规定的记录，编号统一标在表格右上角，编号方式为：
LC—XX—XX—XXXX 发布年号
编号01、02、03….. 主管部门简称
山西陆成设备安装有限公司 部 门 技术质量部 工程管理部 企业管理部 简 称 技 质 工 程 企 管 部 门 核算审计部 物资管理部 市场开发部 简 称 核 审 物 资 市 场 主管部门自行编号，确保编号唯一性。
4.5.2 国家、地方、行业法律、法规、规范、标准作出规定的记录编号按规定的记录编号执行不再另行编号。
4.6 记录的收集、整理、标识、维护、保管、查阅和归档。
4.6.1 记录由责任部门和单位收集，由专人整理、标识、维护、编目、保管。
4.6.2 记录要标识明确、编目分类合理，有记录清单或目录，易于识别
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和检索。
4.6.3 记录须妥善维护和保管，贮存环境要适宜，做到防潮、防火、防蛀、防鼠、霉变、损坏或丢失。
4.6.4 当非相关单位、部门的人员要求查阅记录时，必须经记录持有部门、单位负责人同意。需外借时，填写“借阅登记表”。
4.6.5 工程施工记录纳入工程施工资料归档，按《建设工程文件归档规范》GB/T50328、《山西省建筑工程施工资料管理规程》DBJ04-214、《山西省建筑工程施工质量验收规程》DBJ04-226-226-2003等的有关规定执行。其他记录的归档，按相关规定执行。 4.7 记录的处理
4.7.1 建设工程记录资料各相关部门按《建设工程文件归档规范》的规定，在工程结束后，二个月内交技术质量部归档，记录的保管期限按《建设工程文件归档规范》的规定执行。管理体系运行的其他记录，各部门、单位自行保管的记录的保管期限最低为三年，部门、单位可根据需要延长保管期限。
4.7.2 记录超过保管期限后，由保管人员提出处理建议，经部门、单位负责人审批后，按审批意见处理。
4.8 分包方资料的管理控制应符合本程序的规定，有关部门、单位应予监督、检查。有关分包方的工程项目记录资料，项目部应分期分批纳入到项目部的工程文件资料中。
4.9 电子媒体形式记录的录入、标识、编目登记、查阅、处理等应符合上述相关规定。电子媒体形式记录须有备份，保存环境须防磁、防晒、防丢失，有防病毒措施，要求保密的记录须加密。
5 记录的管理检查，填写《资料检查记录》，当需要采取纠正和预防措施时，按《纠正和预防措施控制程序》的有关规定处理。 6 相关文件
《建设工程文件归档规范》GB/T50328-2014 《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T117-2007 《山西省建筑工程施工资料管理规程》DBJ04-214 《山西省建筑工程施工质量验收规程》DBJ04-226-2003
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纠正和预防措施控制程序 7 相关记录
记录清单 资料检查记录
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