XXX股份有限公司 外来文件和记录控制程序 跟随文件资料的记录表单（如合同评审单）等，随文件资料一起归档，不单独装订成册。
6.5记录归档、存储和保管
6.5.1体系部负责将各部门装订成册的记录汇总归档保存。
6.5.2记录保管场所应避免潮湿，需防止记录变质、损坏和丢失。 6.5.3记录的保管方式可以是多元化的。如电子记录、扫描存档等。 6.6记录查询、借阅
6.6.1因工作需要查询记录时不得损坏、涂改记录，应保证记录的完整性和真实性。 6.6.2借阅原则：在持有部门现场查阅记录，若需要复印应先征得记录保管人员的同意。 6.6.3合同或客户明确要求时，相关记录应提供给客户或其代表在定期内评估。 6.7记录保存期限应注意以下要求
6.7.1顾客要求记录的保存期限：客户重要质量记录保存按照客户要求的期限执行。
6.7.2合同文件，顾客要求及更改文件、采购订单和修改该文件的保存期限至少为该产品或服务提供后12个月。
6.7.3审核结果记录（认证机构审核、管理评审、内部审核）保存三年以上。 6.7.4其他记录的保存期限具体依据《记录清单台帐》的规定实施。 6.8记录的销毁
6.8.1超过保存期限的记录，由保管责任人申请，经部门经理审批后自行销毁。 6.8.2如是统一交由体系部保管的记录，过期后由体系部统一整理和销毁。 6.9外来记录
6.9.1外来文件（包含但不限于以下文件）：
(1)行政决定、司法判决、律师函等诉讼类外来文件。 (2)国际标准、国家标准、行业标准等标准类外来文件。
(3)与公司知识产权管理相关的法律，行政及地方法规、规章政策、办法、条例等规范性法律文件。包含但不限于以下文件：
1) 国家颁布的有关知识产权法律、法规； 2) 我国签订的国际条约；
3) 各级地方人大、政府颁布的有关知识产权的法规政策； 4) 其他相关方所提出的要求。
6.9.2外来记录应按记录性质由权责部门进行收集并交体系中心归口保存管理，对接收的外部记录，按提供
部门或记录名称由体系中心分类管理，填写《法律法规及其他要求一览表》（例外情况：知识产权获取过程中的外来文件填写《知识产权管理台帐》，收集的外来知识产权信息填写《知识产权信息汇总表》），标明文件来源和获取时间，并依其性质确定保管方式和保存期限，并保存。
7 相关记录 序号 1 2 3 4 5 8 附录
不适用。
第3页 共4页
表格名称 记录清单台账 《记录文件清单》 法律法规及其他要求一览表 知识产权管理台帐 知识产权信息汇总表 表格编号 IPJL424-06 / IPJL424/533-08 IPJL710-20 IPJL640-48 使用部门 体系部 体系部 体系部 体系部 体系部 相关部门 各执行部门 各执行部门 各执行部门 各执行部门 各执行部门 归档部门 体系部 体系部 体系部 体系部 体系部 XXX股份有限公司 外来文件和记录控制程序 流程图
开始 记录编制/更改 审批 NG OK 记录登记发行 记录发放 记录填写 记录收集归档 A
A 记录保管 记录查阅 记录保存期限及过期记录的处理 过期记录处理 结束 第4页 共4页
开始 外来文件收集 适用性判定 不适用适用 登记、归档、分发 外来文件更新 旧版、过期文件作废 结束 9
XXX股份有限公司 法律法规和其他要求控制程序
法律法规和其他要求控制程序 LOGO
文 件 编 号 受 控 状 态 生 效 日 期 IPCX-003 受控 2019-08-01 版 本 密 级 页 数 A0 秘密 3 修 订 履 历
序号 1 版本 A0 修订内容 新版发行 修订人 XXX 生效日期 2019-08-01 审 核 XXX 2019-07-05 批 准 第1页 共3页
XXX 2019-07-10 XXX股份有限公司 法律法规和其他要求控制程序 1 目的
1.1 对公司涉及的知识产权管理有关的法律法规及其他要求进行管理控制，特制定本程序。 2 适用范围
2.1适用于本公司知识产权管理相关法律法规及其他要求的管理控制，包括知识产权法律法规、行业或集团要求等文件。 3 参考文件
3.1 GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》 4 术语及定义
4.1外来法律法规文件（包含但不限于以下文件）
4.1.1与公司经营管理相关的法律、行政法规和规章、地方性法规、地方规章及政策、办法、条例等规范性法律文件。包含但不限于以下文件：
1）国家颁布的有关知识产权法律法规（如专利法、商标法等）； 2）涉及知识产权的相关法规（如计算机软件保护条例）； 3）我国签订的国际条约（如专利合作条约）；
4）各级地方人大、政府颁布的有关知识产权的法规政策； 5）其他相关方所提出的要求。 5 职责
5.1知识产权部：全面负责法律法规及其他要求的识别、获取、渠道管理、及时更新和传达等管理作业。 6 程序内容
6.1法律法规等外来文件的收集、管理
6.1.1知识产权部通过以下途径获取外来文件，并编制《知识产权信息收集渠道列表》 1）从专业报纸、杂志获取。
2）关注政府（国家、省、市各级）、部门（如科技局、知识产权局等）、行业官方网站或通过本地相关
部门获取。
3）从知识产权代理机构等专业机构获取。 6.1.2选择与确定适应性
1）根据公司需要，选择与社会责任有关的法律、法规及其他要求，并确认其适应性。 2）根据国际标准、国家标准、行业标准、地方标准，确定其对公司生产经营的适应性。
6.1.3外来文件可以目录式管理，以《法律法规及其他要求一览表》体现，对纸质外来文件，在适当位置加
盖红色“外来文件”章；对电子档外来文件，需在文件名上加以标注，并定期从标准网站中查询其版本状态，及时更新，同时过期的外来文件作“作废文件”处理。
6.1.4获取的最新法律法规和其他要求信息可通过邮件、工作群、通知或宣传等方式及时传达各部门，各部
门并将相关信息及时传达给有关部门员工。
6.1.5涉密文件的存档保管依据IPCX-014《保密管理程序》进行。 6.2档案管理
6.2.1此类档案的管理由知识产权部根据档案性质分类管理。
6.2.2任何人不得擅自在此类正式文件上随意加以标记或任意书写任何文字、符号；如需在文件上做标示、
涂改等，须在涂改处签名认可。 6.2.3应配置专门的文件柜，并将文件保管于干燥、无虫害、防火、防盗之处，以保障文件有效性和安全性。 6.2.4档案的借阅
1）应将文件有序整理，方便借阅。
2）凡借阅档案，必须办理借阅登记，填写《文件借阅表》，原则上在指定地点查阅。
3）如需借出档案，一般不得超过一周时间，如需延长必须重新办理借阅登记。归还档案时，办理注销借
阅登记。
4）档案资料必须妥善保管，未经同意，不得复制或转借。
5）借阅机密文件，需文件责任部门经理、知识产权部经理及行政副总批准；借阅秘密文件需知识产权部
第2页 共3页