有限公司管理文件
费用报销管理制度(20 年 月版)
第一节 总则
第一条 为加强财务管理,根据国家有关法律、法规及财务制度,结合公司实际情况,制定本制度。
第二条 费用报销制度的值守部门为公司财务部(暂由总部托管),费用报销工作应本着勤俭节约,精打细算的原则,制止可能存在的铺张浪费现象和一切不必要的开支,降低消耗,增加积累。
第三条 本制度适用于公司全体人员,相关费用报销工作,必须遵照执行本制度。
第二节 适用范围
第四条 本制度适用于以下费用的报销及管理:
(1)公司资金、现金的管理; (2)固定资产的采购及管理; (3)合同管理及款项支付; (4)差旅费用报销; (5)办公费用的报销; (6)招待费用的报销; (7)业务备用金的申请; (7)其他各项费用。
第三节 资金、现金管理
第五条 财务管理人员要加强对资金、现金及费用开支的管理,加强安全意识,防止损失,杜绝浪费。
第六条 公司库存现金不得超过20000元,超过部分当天下午存入银行。禁止坐支营来收入现金。
第七条 一切现金往来,必须收付有凭据,严禁口说为凭。
第八条 现金日记帐必须用固定一本帐,严禁使用两本帐或帐外有帐。
第九条 财务每月终要盘点现金库存,保证钞帐相符。盘点表应随同会计报表一起上报总经理。 第十条 公司资金使用实行预算制,各部门需按月制定月度支出费用预算,报总经办审批后,在财务备案,以便财务资金调度。
第四节 固定资产的采购及管理
第十一条 公司采购的单价超过1000元的物资,包括并不仅仅限于房产、车辆、办公电脑、摄像设备等非货币类的资产,均适用于本制度。
第十二条 固定资产采购需要按集团总部要求填报固定资产购置申请表,由人事行政部门安排采购及报销流程。
第十三条 所有固定资产由财务和人事编表登记在册,明确固定资产管理人。员工在发生工作变动时,须及时更新固定资产信息。
第十四条 财务部须按照工作要求,定期出具固定资产盘点清单。
第五节 合同管理及款项支付
第十四条 所有以公司名义签署的合同签订必须走公司合同审批流程,经部门负责人审核、总经理审批确认方可签订。合同签订生效后原件交由财务保管。
第十五条 按合同办理信汇、电汇、票汇(含自带票汇)、转帐支付等付出款项,一律凭付款审批单办理。付款审批单应附入付款凭证记帐备查。
第十六条 对公付款转账,必须有正式合同。根据已获批准签订的合同付款的,应严格按合同规定的期限付出,不得早付或迟付,也不准改变支付方式和用途,非经收款单位书现正式委托,也不准改变收款单位(人)
第六节 差旅费用报销
第十七条 差旅费报销须填制差旅费报销单凭票报销,须注明出差事由、起止地点,报销前须经部门审定出差事项。
第十八条 交通工具原则上以汽车、火车(动车二等座、高铁二等座)为主,特殊情况需乘坐飞机或自驾的,必须事先经总经理批准,否则不予报销相关费用。
第十九条 公司工作人员出差期间住宿应严格控制费用,厉行节约,以快捷连锁酒店为主,如房费超过300元/间/日的,须事先经过总经理或副总经理批准,凭住宿发票据实报销(不含酒店清单上所列私话、餐费、洗衣费等)。总经理及副总经理住宿标准上限不能超过350元/天。
第二十条 员工出差期间餐旅补贴实行费用包干,出差期间每人40元/天,半天不计餐旅。 第二十一条 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具的,将不予报销相关费用。
第七节 办公费用报销
第二十二条 公司办公费用包括低值易耗品、房租、水电等费用。 第二十三条 办公费用由总经办归口管理,统一报销。
第二十四条 涉及到集团集中采购或支付的,由集团总部进行报销。
第八节 招待费用报销
第二十五条 公司对外招待公关,单笔金额在1000元以下的由总经理审批,1000元以上的须报请集团领导审批方可报销。
第二十六条 招待费在报销凭证上须注明时间及陪同人员。 第二十七条 招待公关费原则上事先审批,杜绝先斩后奏。 第二十八条 凭票报销,实报实销。
第二十九条 各部门发生的招待公关费,由财务计入部门内控额度,超出部门内控额度的费用不予报销。
第九节 业务备用金申请
第三十条 公司员工根据业务需要可申请业务备用金,按借款走流程:
借款人 财务
财务借款 集团批复 总经理审批 集团领导批复 填写借款单 部门审核 总经理 部门负责人 第三十一条 原则上,业务备用金不能超过6000元, 第三十二条 业务备用金仅能用于业务需要,不可挪作他用。
借款超过10000元 第三十三条 员工申请业务备用金应先核销之前欠款,前款不清,后款不接。
第三十四条 在确认业务完成之后,财务将定时向借款人催收借款,催收无效的,将直接从工