哈尔滨工业大学电气工程及自动化学院

学生档案管理办法（试行）

第一章总则

第一条为了贯彻落实教育部《普通高等学校学生管理规定》和《哈尔滨工业大学关于基层单位制定档案管理规章制度的要求》，做好新时代电气工程及自动化学院（以下简称电气学院）学生档案管理工作，促使我院学生档案管理工作规范化、制度化，结合我院实际情况，特制定本办法。

第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭、政治、经济状况的个人档案材料。学生档案是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为新时代中国特色社会主义建设选拔、录用、培养人才服务的一项常规性基础工作。

第三条学生档案工作是高校档案工作的重要组成部分，学生档案管理必须坚持学院集中统一管理的原则，确保学生档案的完整、准确、系统、安全。

第四条学院加强对学生档案工作的领导，要将学生档案管理工作纳入重要议事日程，定期研究、检查学生档案工作，为学生档案管理

创造良好的工作环境和条件。

第五条学生档案材料种类多，流动性强，利用率高，工作量大。为加强管理，学院设立专门的学生档案室，配备专业人员负责学生档案的管理工作(目前由辅导员兼职负责此专项工作)。b5E2RGbC 第二章学生档案管理职责

第六条新生档案，按来档途径由辅导员或学院接收后，学院统一汇总、整理后按专业登记造册，并存放于学生档案室保管，履行严格的交接手续。学生档案的缺失情况，由档案专项负责老师通过对应年级辅导员及时反馈信息到学生本人，催促其尽快查找或回原学校补齐相关档案材料。

第七条学院严格做好档案材料收集整理工作，由专项负责教师组织工作人员完成在校期间档案材料的整理并做好归档工作。毕业生的档案材料应在每年毕业生离校前半月内向档案室归档完毕。第八条学生档案管理工作职责：（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；（二）办理学生档案的查询、借阅；

（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生相关资料；（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；

（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；

（六）办理其它有关学生档案事项。p1EanqFD 第三章学生档案归档范围及分类

第九条归档的学生档案，必须客观地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况，对单位及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用，学生档案的归档范围及其分类如下:

第一类学生登记表或录取材料、毕业生登记表（必备）；第二类鉴定、考核、考察材料；

第三类学生成绩单或学位档案（必备）、授予学位决定、学籍异动材料；

第四类加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料；

第五类奖励材料（含三好学生、优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等官方认可需体现在档案里的登记表）；

第六类处分材料（包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤销处分的意见等）；

第七类出国留学材料（在校读书期间）；

第八类学生入学及毕业体检表，大学生体质健康标准登记卡片或免予执行体质健康标准申请表；

第九类就业派遣通知书（报到证）白色联； DXDiTa9E 第十类有工作经历的学生人事档案材料，高中学籍或报考材料；第十一类高中学籍或报考材料；