关于规范办公用品管理制度的通知

为加强公用品的管理和流程，减少铺张浪费，节约成本，提高办公效率，特重申规范办公用品相关管理规定，现通知如下：

一、办公用品采购流程

1、各部门于每月25日前提交次月的办公用品申报计划，经科室负责人、分管领导签字批准后，报办公室（乔宇处）；

2、办公室汇总各部门的办公用品申报计划，报院长审批； 3、办公室根据批准的办公用品及时入库； 4、办公室将采购的办公用品及时入库；

5、办公室通知提出申报计划的部门领取办公用品并做好出库登记； 6、办公室根据实际采购用品金额到财务部门报账。

二、办公用品的保管

1、办公用品由院办公室负责保管。

2、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。

3、批量购入的办公用品应即时入库储存，在办公用品入库登记本上如实填写接受物品的名称、规格、单价和数量，并签字确认。

4、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；科室替换下的各类办公设备交回办公室，登记造册。

5、定期进行办公用品库存盘点，确保账物相符。

三、办公用品的领取

1、领取原则为：明确工作任务、使用目的。一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。科室领用时，应征得本科科长同意。

2、领取时，领取人须在办公用品领取登记本上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途并签字（徐康处）。

3、办公用品管理应恪尽职守、坚持原则、照章办事，在保证办公需要的前提下，严格控制办公用品的领取数量和次数。明显超过常规的申领，领取人应作出解释，否则有权拒绝领取。

4、领取的非消耗性办公用品（如计算机、订书机等）应列入移交，如重复

申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。

5、大件物品领取后，应列入办公室固定资产管理序列，明确责任人。办公用品领取后如发现不适用或未用完部分应立即退还，保管人员根据情况予以调换或收回入库。

四、办公用品的使用

1、办公用品的使用应当树立节约光荣、浪费可耻的思想。

2、办公用品应为办公所用，不得据为己用，挪作私用；不允许将办公用品随意丢弃废置。

3、精心使用办公设备，最大限度延长办公设备使用寿命。

4、办公用品的使用要物有所值，物尽其用，充分发挥办公用品的最大使用效率。

5、对于高档耐用的办公用品，科室间应尽量协调，一般不重复购置。使用中办公设备出现故障，办公室负责协调和联系退换、保修、维修等事宜；因使用不当人为造成设备损坏的，直接责任人应承担赔偿责任。