Access2010创建一个报表(九)

8.1 第一个报表的制作

学习要求:本节预计学习课时为1小时,重点是:利用向导创建一个报表的操作步骤。

对于普通用户来说,窗体是日常操作最为频繁的界面,但是对决策者来说,通常不会直接参与这些比较基础的工作,因此,对他们而言,报表才是最为关键的环节,所谓报表,即是基于当前数据库中所有的数据,或者部分有选择性的数据而产生的数据汇总或数据分析的结果表格,因此,好的报表,必然来源于好的窗体,只有友好、精准、美观的窗体,才能确保数据来源的可靠,从而为报表提供优良的数据来源,从而保证报表的精准和可信,这也是我们在窗体设计的环节,特别注重细节的原因所在。

此外,有一点也可以预先说明,那就是报表的属性对话框,以及设计区域、属性设置区,几乎与窗体完全一样,因此,在窗体设计的环节所学到的开发技巧,绝大部分,在报表设计的环节,都是通用的。

那么,报表和窗体的区别在哪里呢?所不一样的是设计的目标的不同——窗体主要是被用来提供给用户,完成日常的管理工作,而报表则为了分析以及汇总数据,用来了解当前的单位的运行状况,以便为决策提供相关数据方面的依据。

第一个报表的制作

首先,报表来源于数据,因此,为了报表的可读性,我们预先录入一些报销明细,以便于测试,完成之后,如下图所示:

然后,我们关闭当前所有已打开的窗体,再单击左侧窗格上的【报表(R)】,切换到报表列表,则如下图所示:

按钮,然后,在下拉列表中选择

在当前版本的平台系统中,没有任何平台预定义的报表——在以前的教程中,我们极少使用向导,但由于报表的设计,相对比较复杂,因此,为了简化初学者的难度,我们不妨使用向导来创建第一个报表。

接下来,单击【创建】菜单下的

按钮,启动报表创建向导,则如下图所示:

我们知道,表是存储数据最基本的单元,因此,高效,简约(通常严禁冗余),是设计表时最基本的考量,但也往往因为严禁冗余而显得可读性不佳,而查询则不同,查询的设计,往往会考虑到可读性的需求,因此,会通过计算产生大量的冗余,因而可读性也相对很好。

由于报表的设计目标,可读性也是第一需求,所以,我们选择查询作为数据来源(也就是报表属性设置区中【数据】选项卡中的【记录源】属性),因此,我们在【表/查询(T)】中选择“查询:qryBxmx”作为记录源。

作为教程的第一个报表,我们的设计目标不妨就简单一点:即汇总各个报销类别的报销总金额,比如,当前已经报销的电话费总额是多少,资料费总额是多少……

有了设计目标之后,就要分析这个设计目标,究竟涉及到哪些表和查询中的哪些字段。由于当前的表的结构非常简单,因此,我们可以迅速地得出结论——即需要qryBxmx查询中的lbmc(即类别名称)和bxje(即报销金额)字段。

因此,我们将这两个字段从【可用列表(A)】列表中通过中,完成之后,如下图所示:

按钮,移动到【选定的字段(S)】列表

然后,单击【下一步(N)】按钮,则如下图所示:

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