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浅谈关于研究生秘书工作的思考
作者：吕樱
来源：《青年文学家》2013年第15期
摘 要：高校研究生秘书作为高校教学管理队伍中的重要组成部分，工作效率、工作质量将直接影响到高校培养研究生工作的水平。然而，随着近年来高校的扩招，研究生秘书的人数并没有得到相应的增加，研究生秘书岗位也没有得到应有的重视。本文根据笔者的个人经验，就研究生秘书目前的工作现状、素质要求进行了分析，并对在此种现状条件下，提升研究生秘书工作质量提出了个人的建议。
关键词：研究生秘书；素质；教学管理
作者简介：吕樱：女，研究实习员，硕士研究生。浙江师范大学外国语学院研究生秘书。 [中图分类号]：G64 [文献标识码]：A [文章编号]：1002-2139（2013）-15--02
根据教育部2011全国教育事业发展统计公报[1]，我国高等教育大众化水平进一步提高。2011年全国各类高等教育总规模达到3167万人，高等教育毛入学率达到26.9%。
全国共有培养研究生单位755个，其中高等学校481个，科研机构274个。全国招收研究生56.02万人，比上年增加2.2万人，增长4.09%。其中，招收硕士生49.46万人；在学研究生164.58万人，比上年增加10.74万人，增长6.98%。其中在学硕士生137.46万人；毕业研究生43.00万人，比上年增加4.64万人，增长12.09%。其中，毕业硕士生37.97万人。
随着招生人数的增加，高校的研究生学院纷纷将许多工作下放到各个二级学院，促使二级学院在研究生教育管理工作中权限逐渐扩大、自主性不断增强，但同时，二级学院所承担的工作量和复杂程度也在加倍地增加。作为二级学院管理战线的一线工作人员，研究生秘书人数并没有相应地增加，自然地承受起不断增加的工作量。因此，研究生秘书的素质要求和管理水平，将直接影响到二级学院研究生培养质量。在日益复杂的工作环境下，如何提高二级学院研究生秘书的素质使其在二级管理体制下充分发挥工作职能，显得相当重要。 一、工作现状 1.工作地位
研究生秘书作为实践者、管理者、服务者以及信息反馈者[2]，是整个研究生管理教育体系中的重要组成部分。他们处于研究生院各个部门、分管领导、导师、研究生、社科处、财务处等多个培养部门的交叉点，负责协调学院与上级职能部门、导师与学院、研究生与学院之间
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的关系，还要充当分管领导的助手。在整个研究生培养工作的全过程中，起着不可替代的纽带和桥梁作用[3]。 2.工作职责
研究生教育是我国高等教育结构中的最高层次，是我国增强综合国力，提高国际竞争力的重要支撑力量[4]。扩招后，研究生教育的开放性使得更多的人有更大的范围去选择研究生教育，从而使得研究生在来源、地域、年龄上出现了多样性。同时，由于大多数高校采取的导师制，促使不同导师、不同研究方向的研究生经历不同的课程、讲座、实习、调研或进修学习；同时，因为许多研究生是工作或结婚后再重返校园，接收更高级的学术深造。因此，研究生的班级、集体意识，相对于本科生而言，在逐渐淡化，凝聚力正在削弱，班级、学院活动的吸引力也在不断下降。
作为研究生秘书，主要服务对象为研究生。而伴随着服务对象的高层次性、多样性、及分散性[4]等特点，研究生秘书的职责主要有：
（1）负责研究生的招生、录取工作。研究生秘书需要协助分管院长、学位点负责人制定有关研究生招生计划和招生专业目录等内容，组织与实施本院研究生招生的具体工作：包括组织相关导师做好招生命题、阅卷工作，组织安排复试及录取工作，并确保所有工作内容的保密及程序公平。
（2）负责研究生的日常培养工作。研究生的日常培养工作纷繁复杂，主要包括：各个专业研究生培养方案的起草、修订；研究生新生报到注册、始业教育、学籍管理、课程建设；研究生课程的教学组织、实施与教学检查；研究生的见习、教学实践、学术活动等工作。 （3）负责研究生的学位工作。研究生秘书需要负责各类研究生学位论文的开题、答辩申请、论文审阅、答辩安排工作；协助分管领导做好学位评定、信息上报、学位授予工作；导师的遴选、考核及日常管理工作；学位点的申报、管理、评估等工作。
（4）负责传递学术与科研信息，做好师生间沟通协调工作。参与学术会议、各类活动等的宣传与会务活动。在笔者所在的二级学院，笔者积极通过科技手段，如学院网站、QQ群、手机短信等发布一些学术会议的信息；同时，有研究生自己组织、设计的“北山问道”活动，每一周由不同的专业负责人轮流设计讨论主题、点评老师的邀请等工作。研究生秘书负责解决问题、监督过程，并不干涉研究生自己的活动安排等，全程让研究生自己活动。
（5）负责其他研究生相关的工作。研究生秘书需要做好研究生相关资料收集、整理与管理工作；各类学籍、日常管理、学位表格的数据统计、填写、报送工作；做好毕业研究生的离校工作；研究生开题、答辩、论文评阅、论文指导等的导师工作量的统计工作；以及研究生参加学术会议的统计、研究生经费报销；导师论文发表、审核、奖励等工作。 3.工作环境
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以笔者所在的二级学院为例，在从事研究生秘书工作的五年间，学院的研究生数量由原有的每年20余人增加到80余人，此外还有在职教育硕士、农村教育硕士、同等学力研究生以及进修生每年百余人。再加上，平时在办公室时，老师、在册学生以及潜在学生的电话咨询、个人造访等，造成工作头绪多、管理强度大，大大降低了研究生管理的工作效率。
为了将工作做得更好，研究生秘书本身是非常希望能与同事、领导、各类学生和谐相处，并且完美地处理好各个方面的工作和关系的。可是，不同的人有不同的需求和愿望表达，研究生秘书在协调各类关系、工作间所产生的心理压力，并不一定能得到调整和排解，这些严重阻碍了其积极性的发挥，进而影响到研究生管理水平与培养质量。 二、素质要求
研究生秘书是使教学管理工作顺利展开的重要执行者，其综合素质的高低将直接影响了研究生培养的质量。
1、热爱研究生秘书工作，树立服务的意识。
研究生秘书的工作内容纷杂而繁重，主要为教学培养过程中的常规管理，虽然是常规工作，却因学生人数众多、学生类型多样化而变得纷繁。这就需要研究生秘书在工作中时刻保持清醒头脑，认真地实施每一项工作，并在同一时间段执行不同的工作内容。一旦工作内容出现了失误，不仅可能影响到自己的声誉，还有可能会影响到导师和学生。所以，研究生秘书应热爱本职工作，具有服务意识，只有这样才能有效地突破重重干扰，快速高效率地完成本职工作。
2、注重科学管理，强化责任意识。
作为二级学院面向导师和学生的直接窗口，研究生秘书的办事效率、工作态度及面对工作对象的态度不仅反映了其本身的素质和能力，也代表了二级学院管理人员的总体形象和服务水平。因此，研究生秘书应有效结合工作任务及学院发展目标，有效统筹安排、科学合理定工作目标和任务。进而，研究生秘书需要强力的责任意识，保持严谨的工作态度，不马虎、不草率，始终保持清醒头脑，有意识、高水平地完成各项工作。 3、良好表达能力，重视沟通能力。
研究生秘书的工作主要是面向导师和研究生，在工作中就需要与工作对象就文件、事件传达精神、解释原因等，还要积极主动向领导汇报工作。面对这些工作，良好的口头表达以及沟通协调能力是确保这些工作顺利进行的一个有力保证。
笔者所在二级学院每年研究生招生的复试比例因为专业的特殊性等原因，使得每年报考及上线的考生数量较多，从而使得面试的复试比例一直居于全校榜首。而在挑选更优秀的学生的同时，也存在着与落选考生沟通交流的问题。如何劝慰落选考生，并鼓励落选考生不要失去信