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文件名称 制定部门 质检部 分发部门 公司各部门
1. 目的
文件控制程序 生效日期 2011-8-1 文件编码 版次 ***01 */0 对与质量卫生安全管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。 2. 范围
适用于与质量卫生安全管理体系有关的文件控制。 3. 职责
3.1 总经理负责批准发布《质量卫生安全管理手册》。
3.2 管理者代表（食品安全小组组长）负责审核《质量卫生安全管理手册》，批准作业层文件，为体系文件的主控责任人。
3.3 质检部负责组织对现有体系文件的评审，为体系文件的归口管理部门；负责文件的 发放、保存、归档。
3.4 各部门负责相关文件的编制、使用和保管，并对本部门与质量卫生安全管理体系有关文件的收集、整理和归档等。 4. 程序
4.1 文件分类及保管
4.1.1 《质量卫生安全管理手册》为第一层文件，由质检部备案保存。 4.1.2 程序文件为第二层文件，由质检部备案存档并控制其分发。
4.1.3 作业层文件为第三层文件，包括产品技术要求、作业规范、各种管理制度、外来文件，由质检部备案存档并控制其分发。 4.2文件的编号和版本
本公司的质量卫生安全管理体系文件编号： 《质量卫生安全管理手册》―――**A 程序文件――――――******(文件序号) 作业层文件――――――******(文件序号) 记录文件―――――**R*** (记录序号) 外来文件―――――――WL*** (文件序号)
在适当位置注明版本，以A/0、A/1、??*/0、??Z/9的形式依次排序第一、二版、??， 其中之一位阿拉伯数字0、1、2、3 ??9 表示序号。 4.3 文件的编写、审核、批准和发放
文件发放前应得到批准，以确保文件是适宜的。
4.3.1 《质量卫生安全管理手册》由质检部负责组织编写，管理者代表（食品安全小组组
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长）审核，总经理批准发布，由质检部登记、发放。
4.3.2 《程序文件》由质检部负责组织编写，管理者代表（食品安全小组组长）审核，总经理批准发布，由质检部登记、发放。
4.3.3 作业层文件由主控该过程或活动的部门编写、审核（必要时相关部门会签），管理者代表（食品安全小组组长）批准；HACCP计划由质检部拟定草案，由食品安全小组评审讨论，食品安全小组组长批准。
4.3.4 文件的发放范围由质检部确定，编制分发号实施发放。文件的分发应确保使用文件的各场所都能得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。
4.4 文件的受控状态
文件分为‘受控’和‘非受控’两大类，凡与质量卫生安全管理体系运行直接相关的文件应受控，由各主管部门按本程序执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。 4.5 文件的更改
4.5.1 《质量卫生安全管理手册》由质检部组织更改，局部更改填写《文件更改申请表》，经管理者代表（食品安全小组组长）审核，上报总经理批准后更改，由质检部发放并保留文件更改内容的记录。
4.5.2 其它文件的局部更改由相应主控部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其它部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。
4.5.3 所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，交质检部统一处理，以确保有效文件的唯一性。
4.5.4文件换版更改, 由原编制部门组织进行, 正式发布前应重新获得审批。 4.6 文件的领用
4.6.1 文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用。 4.6.2 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件。因丢失而补发的文件，应给予分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效，发放部门作好相应发放签收记录。
4.7 文件的保存、作废与销毁 4.7.1 文件的保存
4.7.1.1 与质量卫生安全管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方。 4.7.1.2 对受控文件，各部门应与质检部保持的《受控文件清单》相一致，如没有变化，应通知质检部。
4.7.1.3 任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.7.2 文件的作废与销毁
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4.7.2.1 所有失效或作废文件由相关部门及时从所有发放或使用场所撤出，加盖作废印章，确保防止作废文件的非预期使用。
4.7.2.2 因为某种原因需保留的任何已作废文件，都应进行适当的标识。
4.7.2.3 对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请及记录》，经管理者代表（食品安全小组组长）批准后，由质检部授权相关部门销毁，销毁时需二个以上的人员在场，并记录在《文件销毁申请及记录》。 4.7.3 文件的借阅、复制
借阅、复制与质量卫生安全管理体系有关的文件, 应填写《文件借阅复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由管理人登记编号。 4.8
外来文件的控制
4.8.1由质检部识别出针对产品的适用的法律、法规和标准，建立《外来文件清单》，以确保在确定产品项目的要求时，充分考虑适用的法律、法规和标准要求。在其换版时，确保《外来文件清单》得到更新。
4.8.2 各相关部门会同质检部负责收集与食品质量和安全相关的法律法规和国家、行业、国际标准的最新版本，统一编分发号，加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。质检部必须保持存档一份，以备查。
4.8.3 各部门要把上述标准及其它与质量卫生安全管理体系有关的外来文件填入《受控文件清单》，报质检部备案。 4.9 文件的评审
每年3月由质检部组织对现有质量卫生安全管理体系文件进行评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行本程序4.5条款规定。
4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行，但不作为执行的依据。 4.11 作为记录的文件执行《记录控制程序》。 5． 相关文件
5.1 《记录控制程序》 6. 相关记录
6.1 《文件发放、回收记录》 6.2 《文件借阅复制记录》 6.3 《受控文件清单》 6.4 《文件更改申请表》 6.5 《文件销毁申请及记录》
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文件名称 制定部门 质检部 分发部门 公司各部门 1. 目的
记录控制程序 生效日期 2011-8-1 文件编码 版次 ***02 A/1 使记录得到有效的控制，以实现对质量卫生安全活动的追溯和查证。 2. 范围
适合于记录的控制。 3. 职责
3.1质检部：负责监督记录的控制。
3.2 其他部门和岗位：负责记录的编制、填写、收集、整理保存与销毁。 3.3 行政部：负责保管超过一年的记录，进行建档保存。 3.4 各部门负责人：负责批准本部门编制的记录表格。
3.5 管理者代表（食品安全小组组长）：外单位调阅记录的审批。 4. 程序
4.1 记录表格的控制 4.1.1 记录表格的控制
各责任部门根据产品质量控制要求和质量管理程序文件的要求，编制适合的表格，部门主管审批，提交质检部编号并备案登录。
4.1.2 各部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，并按《文件控制程序》执行。 4.1.3质检部负责建立并动态保持反映整个体系的《记录清单》，将公司所有与质量卫生安全管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期限、使用部门、分发部门等内容，并汇集备案记录的原始样本。
4.1.4 质检部负责按《文件控制程序》中的规定对记录进行编号。 4.1.5 记录表格的印制，由各使用部门提出计划，行政部印刷后颁发。 4.2 记录的控制 4.2.1 记录的填写
4.2.1.1记录的填写要及时、真实、完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，将该项用单杠划去，必要时说明理由，各相关栏目负责人签名不允许空白。 4.2.1.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖印章或签上更改人的姓名及日期。
4.2.1.3 各部门的记录填写要求采用蓝色或黑色的圆珠笔或钢笔填写，不得使用铅笔或红笔填写。
4.2.1.4各部门在体系运行过程中产生的记录，应在月末由该过程的直接管理者复核，确认无质量和安全方面的问题后，归档保存。 4.2.2 记录的保存及防护
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4.2.2.1各部门负责资料收集的人员，必须把所有记录分类整理，妥善保存，所有的记录应保持清洁，字迹清楚。各部门按规定的期限保存，对保存期超过一年的记录交行政部保存。
4.2.2.2 记录应防止损坏和丢失，在保存期内损坏的记录，应按原样予以修补。 4.2.3 记录的调阅
4.2.3.1 记录保管单位应拒绝非相关人员调阅记录。
4.2.3.2 外单位调阅记录应获得管理者代表（食品安全小组组长）的批准，机密和绝密文件、资料需经总经理批准。 4.2.4记录的检索
由相关部门按产品、记录编号、时间范围实施检索，并定期由与该过程有关的直接管理者复核。 4.2.5 记录的销毁
各记录部门根据规定的保存期限，销毁过期的记录。 4.3 外来记录的控制，由相关部门保存，期限确定后上报质检部。 5. 相关文件 5.1《文件控制程序》 6. 记录 6.1《记录清单》
6.2《文件发放、回收记录》 6.3《文件借阅复制记录》 6.4《文件销毁申请及记录》》
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