采购与付款业务管理办法
1.目的
为了降低开发成本,进一步规范公司采购及货币资金支付行为,特制定本办法. 2.适用范围
公司所有材料,物资,设备等采购均纳入此办法管理. 3.职责
4.基本原则和要求
4.1公司所有物资采购一律实行比价采购制度.
4.2物资采购程序严格建立决策,执行,监督,检查等科学管理程序.
3.3采购数量,质量,金额严格纳入公司计划管理.根据项目实施情况按计划金额实施采购.
4.4公司支付分包采购进度款,材料,设备款及各项费用款要严格执行签字程序. 5.材料,设备采购 5.1控制办法及责任
5.1.1公司以市场部为主对分包采购过程进行规范化管理.建立采购计划管理,采购价格审核,采购信息管理和采购质量检验等方面的控制规程,形成以企业内部价格审计监控为核心的监督约束机制,最大限度地堵塞企业物资采购和资金结算中的漏洞. 5.1.2公司分包采购根据部门职责由市场部负责采购.项目施工现场用设备,材料由工程部项目经理负责具体采购;
办公用器具,低值易耗品,办公用品,劳保等由办公室具体负责采购;固定资产由总经理负责,办公室具体负责采购.凡各部门因工作需要购买固定资产(设备)等均应事先提出申请,由办公室开列计划,并报总经理办公会审批后统一负责购买.
5.1.3公司分包采购均纳入公司计划管理.项目签订合同后,采购员应根据项目采购清单编制采购计划,按照市场报价提出物资采购申请,提交财务部门审定后,报总经理审批才能实施采购.
5.1.4负责分包采购的部门根椐公司采购预算提交至少三个以上厂家和供应商,评出相应质量标准和最低价格报单,经部门负责人签署意见后上报公司领导和财务部,经过对比后才能采购.任何部门和个人不得未经价格,质量对比而私自决定采购.
5.1.5严格分包采购入库环节和领用环节,入库和领用要建立责任人制度,要保证分包采购物资的安全使用和发挥最大的经济效益. 5.2采购流程
按照公司分包采购流程规范执行. 6.付款
为规范公司财务行为对分包设备制造进度款,材料款及各项费用付款签字程序及签字所负责任做出如下规定:
6.1分包设备制造进度款项支付 6.1.1程序
6.1.1.1技术部根据合同要求提交设备,配件采购清单,市场部采购员编制采购计划,经公司领导同意后报财务部备案,并列入资金计划.
6.1.1.2采购员接受采购任务,按质量,价格\货比三家\进行竞价订货.采购后要求公房将设备,配件发往施工现场,由工程部项目经理及业主相关人员验收,由业主出具验收质量证明,需安装的,应于安装完毕后出具有关证明.
6.1.1.3采购员应将购货发票和安装使用验收单,质量证明一起提交营销副总经理,签
署意见后,到财务部进行审核.
6.1.1.4财务部经理根据资金计划和采购计划,审核采购发票,验收单,和质量检验证明等原始凭证是否合理,合法.主管会计核对已付款情况,签注审查意见交财务部经理,财务部经理根据采购合同,资金计划,已付款情况核准应付款数额和预留质保金等其他情况,签署审核意见.
6.1.1.5总经理最后审核以上审核程序,签字行使最终付款审批权. 6.1.2各签字程序应尽责任
6.1.2.1技术部采购清单编制人和工程部项目经理对所需采购物资的质量,数量负责,提供采购计划准确无误,不造成积压,浪费,采购时间适当,不占压资金.
6.1.2.2 市场部采购员对采购物资质量,数量,单价,金额负责,必须货比三家(要提交三家以上价格对比表,公司决策后执行采购).
6.1.2.3工程部项目经理对产品质量,数量,验收合格负责,必须出具验收单,质量证明. 6.1.2.4财务部门对采购计划和保证所付资金的准确性,合法性负有审查责任,对物资采购过程有监督检查权力.
6.1.2.5总经理对采购支付业务负最终监督审查责任. 6.2费用报销及借款支付 6.2.1程序
6.2.1.1 一般借款人和报销人须在公司规定报销时间内到财务部办理借款和报销手续.
6.2.1.2在借款前提前一天向财务部提交用款计划.
6.2.1.3借款人和报销人首先到财务部填写借款单,注明:借款内容,金额,部门,借款人.报销业务须填写粘贴单,写明内容,张数,金额,经办人.
6.2.1.4填写好的借据,由部门主管领导和公司总经理审批同意后到财务部办理,由财务部经理审核填制记账凭证后,出纳审核办理付款手续.
6.2.1.5报销人持粘贴好的报销票据,先由财务部经理审核票证的合法性,准确性,审完后由报销人找分管副总经理和总经理签注报销意见,再到财务部办理报销手续.
6.2.1.6财务部会计根据公司制度规定进行审核报销业务,冲减原借款后才能付款,报销金额不抵借款金额的负责收回余款.第一次借款不结清的,不能办理第二次借款业务.
6.2.1.7出纳对主管会计审核填制的记账凭证进行审核付款或收款.报销中难以处理的业务由财务部经理审核处理. 6.2.2签字程序应尽责任
6.2.2.1经办人应及时取得真实的原始票据,业务办理完后一星期内必须报销清账. 6.2.2.2分管副总经理对经办人借款或报销负有监督,检查责任并对其所经办事情的真实性负责.
6.2.2.3会计对经办人取得的原始凭证的合法性,合理性,正确性负有审查责任,对报销的准确性负责.
6.2.2.4出纳对付款和收款的准确性负责. 6.2.2.5财务部经理有复核,审查责任.
6.2.2.6公司总经理对经办部门所办事情的真实性负有最终审查责任,对借款和报销业务负有支出审批责任. 7.记录