参与和协商控制程序

参与和协商控制程序

1.0 目的

建立和规范员工的参与和协商行为,确保及时、准确地收集、传递及反馈有关职业健康安全管理信息,保证HSE管理体系的有效运行。 2.0 范围

本程序适用于公司内、外部有关HSE管理体系信息员工的参与、协商管理。

3.0 定义

沟通:为达目的使相关方意见统一的行为。 4.0 职责

4.1 总经理:负责公司重大事项的组织和审批。 4.2 管理者代表:对员工的参与、协商有效性进行负责。

4.3 人力资源部:负责员工的参与、协商环境的优化及资源配置、制度的建立及沟通协调

工作。

4.4 各部门:负责组织本部门职能范围内的职业健康安全信息员工的参与、协商。 5.0 流程图

6.0 内容 6.1 协商的内容

6.1.1 协商的内容包括:

a) EHS管理体系运行信息,包括方针、目标、管理实施方案、培训、测量、内外部审核

和管理评审等信息; b) 监测、测量的结果;

c) 公司内部有关管理制度,员工提出的有关EHS的建议和沟通的信息; d) 事件、不符合与处理情况; e) 应急准备与响应情况;

f) 质量、环境、职业健康安全管理体系运行控制程序执行情况; g) 各部门或单位之间日常联络、常规报表及其他信息; h) 了解谁是员工代表和员工的建议等。 6.2 协商的渠道

6.2.1 协商渠道可分为正式协商渠道和非正式协商渠道。

6.2.2 正式协商主要渠道包括:①业务联络书,②看板,③会议(包括决策会、研讨会、

业务会、HSE会议等)。

6.2.3 非正式协商渠道包括在岗交谈、随时随地交谈、便条、邮件、公告、OA交流、电话

及各类非正式社交活动等。

6.3 协商的理念和原则

6.3.1 公司奉行“沟通创造价值”的理念。通过适时、适地、适当范围的沟通协商,消除

个人、组织、相关方之间存在的信息传递障碍。

6.3.2 人力资源部负责创造良好的沟通协商环境和机制,引导公司建立重视沟通的企业文

化。

6.3.3 充分利用信息化手段,在做好保密工作的前提下,将相关信息通过信息系统共享,

以方便信息的利用,发挥信息增值效应。

6.4 协商的实施 6.4.1 业务联络书协商

6.4.1.1 “业务联络书”指部门的要求或通知通过这种特定的书面形式对所需部门的信

息传递,内容主要是指具体的业务事项,或者信息通知等非长期性的信息。“业务联络书”一般不是受控文件,它不能作为系统性,或跨部门的规范文件,也不适宜作纯技术性的文件。

6.4.1.2 通过会议而产生的决议可通过“业务联络书”来传递会议决议。

6.4.1.3 各部门发出的业务联络书,执行部门必须立即处理,有技术性内容的联络书必

须在有效期内转换成作业标准或其它指导性文件。

6.4.1.4 “业务联络书”须由主管部门编制部长审批,如跨部门操作须经相关的主管经

理审批。

6.4.1.5 “业务联络书”一般都有使用期限,主管部门在该文件失效期时可根据需要作

保留或报废处理。

6.4.2 看板沟通

6.4.2.1 “看板”是指部门在公司指定的、公众流通较大的区域,通过“白板”、“版报”

或“张贴告示”等方法而把部门的信息传递给其它部门的一种手段,其目的在于通过公告的形式使所需部门得到充分的、带强迫性的认知。

6.4.2.2 看板的内容可包括HSE信息、质量信息、技术信息、订单信息、生产信息、物

料信息、行政公告等等,由主管部门在规定的范围内用较正规的、醒目的方式进行信息公布,信息内容必须真实、简明扼要。

6.4.2.3 看板的内容一般有一定的期限,HSE信息、质量信息、技术信息等的保留期一

般为7天,其余信息一般为5天,尚未解决的问题允许继续保留,已经处理完成信息可提前消除,由主管部门进行版面内容的维护。

6.4.2.4 “看板”对每个部门均有信息通知效用,各部门有责任通过“看板”获得知情

权,不得推卸责任,对看板中涉及自身未完成或相关的督促,必须知照并执行。

6.4.2.5 看板是目视管理主要活动之一,为了提高工作效率和降低管理成本,公司规定

看板内容与书面文件内容等效,任何部门或个人在没有征得允许下不能擅自涂改看板内容。

6.4.2.6 使用看板沟通部门应将看板作为日常工作,定时或及时更换看板上所示内容(尤

其要注明填写日期),否则被视为工作失职。

6.4.2.7 各部门相关人员随时对看板内容进行关注,否则被视为工作失职。

6.4.2.8 企业文化或公司时事等把公司现阶段的重要任务告诉员工,并向员工提出配合

任务的行动要求,或表彰好人好事,可用看板形式进行宣传。

6.4.3 会议协商

6.4.3.1 会议是内部协商的重要方法,目的在于需要协商的部门、人员在一个共同的现场

处理事务,而且通过充分的讨论和协商,使事务的处理效率得以提高。会议类型及先关事项参见附件一。

6.4.3.2 组织开会负责人确定会议主题及会议安排(包括会议时间、地点、与会人员等)

同时注意不得与会议参加人员的其它会议安排冲突,由部长签名确认,需要副总或以上参加的会议一般须由组织开会方主管经理批准。

6.4.3.3 “会议通知”由组织开会负责人提前1天于公司内部OA系统发出。会议参与

方会前必须围绕会议主题事前做好准备工作,需要沟通协调的会前先做好。

6.4.3.4 一般会议均需要参会者填写“会议签到表”。 6.4.3.5 会议召开

a) 会议要求主题鲜明,不得混杂,以提高会议的效率,如果会议上须经会后商讨再

定的,则会后再定,以节约时间。

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