商务会议接待流程

会议团队跟进程序 任 务 团队销售及接 待与标准 程 序 预订会议 标 准 1、在电话铃响三声以内接听电话,首先礼貌地向客人问好,然后通报所在部门和接听者的名字。 2、如客人临时到访,需在短时间内相迎接待,准备好会议资料后,礼貌地向客人表示问好。 3、要主动询问客人对宴会的需要,程序包括:单位名称、预定日期、时间、参加人数、活动性质、服务要求、客人姓名、联系电话及等。 4、如客人电话预订,可建议客人预约时间到宴会场地亲自视察,如客人来访预订,可在洽谈的同时为客人提供有关宣传资料,并亲自陪同客人视察相关的宴会场地。 跟进会议协1、 根据客人确定的活动内容(包括房间数议书及落实细节 量、会议形式、人数、餐饮安排等)服务要求,在中软电脑系统上预留所需房间数量,然后在会议预留本上用铅笔在所预留的会议厅清晰地写下客户资料; 2、 凡举办大型宴会及重要接待活动,必须事前召集主办单位和酒店有关部门开沟通会议,解决保安、消防、批文、准办证、工程方面的配合、停车位、公关协助及卫生检疫等事宜,落实具体安排,以确保宴会顺利进行。 3、如客人取消预订,需填写生意流失记录,并跟办有关更改手续,包括:取消预留房间和会议室通知。 4、向客人拟定会议团队协议书,协议书的内容有如下必须要素: 1)入住房间安排:注明抵离日期、抵离时间、人数、房间类型及数量、房间价格、住房条款; 2)会议安排:注明会议日期、时间、地点、人数、形式场租、布置场地时间、会议及音响设备设施安排和价格、会议茶点、指示牌内容、横幅内容; 3)餐饮安排:注明用餐日期、时间、地点、用餐形式、餐饮标准、用餐保证人数、餐厅的联络人; 4)娱乐安排:注明使用娱乐场所的日期、时间、租场金额; 5)交付定金条款: ①清楚注明客人需于协议书规定的时间内可用现金、支票、信用卡、汇票形式交纳30%的金额给予酒店作为定金; ②如遇到一些重要的客户申请免受定金,需通知对方出示一份公司担保函(必须盖上公司印章)到酒店,经部门总监审核后再交财务部审批后方可生效。 6)取消及更改条款:若公司在签订协议书后临时取消,定金恕不退还。 7)付款方式: 1.会议团体在会议活动结束后,于当天统一把剩余70%的款项付清。 2.如客人是属于挂帐类别,则要求客人在指定的日期内付清。 3.确定当次会议是由会务组于会议结束后退房时统一结算,客人杂费自付; 或是由客人自付房费、会务组只承担房费及会议费;

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