会议团队跟进程序 任 务 团队销售及接 待与标准 程 序 预订会议 标 准 １、在电话铃响三声以内接听电话，首先礼貌地向客人问好，然后通报所在部门和接听者的名字。 ２、如客人临时到访，需在短时间内相迎接待，准备好会议资料后，礼貌地向客人表示问好。 ３、要主动询问客人对宴会的需要，程序包括：单位名称、预定日期、时间、参加人数、活动性质、服务要求、客人姓名、联系电话及等。 ４、如客人电话预订，可建议客人预约时间到宴会场地亲自视察，如客人来访预订，可在洽谈的同时为客人提供有关宣传资料，并亲自陪同客人视察相关的宴会场地。 跟进会议协1、 根据客人确定的活动内容（包括房间数议书及落实细节 量、会议形式、人数、餐饮安排等）服务要求，在中软电脑系统上预留所需房间数量，然后在会议预留本上用铅笔在所预留的会议厅清晰地写下客户资料； 2、 凡举办大型宴会及重要接待活动，必须事前召集主办单位和酒店有关部门开沟通会议，解决保安、消防、批文、准办证、工程方面的配合、停车位、公关协助及卫生检疫等事宜，落实具体安排，以确保宴会顺利进行。 ３、如客人取消预订，需填写生意流失记录，并跟办有关更改手续，包括：取消预留房间和会议室通知。 ４、向客人拟定会议团队协议书，协议书的内容有如下必须要素： 1）入住房间安排：注明抵离日期、抵离时间、人数、房间类型及数量、房间价格、住房条款； 2）会议安排：注明会议日期、时间、地点、人数、形式场租、布置场地时间、会议及音响设备设施安排和价格、会议茶点、指示牌内容、横幅内容； 3）餐饮安排：注明用餐日期、时间、地点、用餐形式、餐饮标准、用餐保证人数、餐厅的联络人； 4）娱乐安排：注明使用娱乐场所的日期、时间、租场金额； 5）交付定金条款： ①清楚注明客人需于协议书规定的时间内可用现金、支票、信用卡、汇票形式交纳30%的金额给予酒店作为定金； ②如遇到一些重要的客户申请免受定金，需通知对方出示一份公司担保函（必须盖上公司印章）到酒店，经部门总监审核后再交财务部审批后方可生效。 6）取消及更改条款：若公司在签订协议书后临时取消，定金恕不退还。 7）付款方式： 1．会议团体在会议活动结束后，于当天统一把剩余70％的款项付清。 2．如客人是属于挂帐类别，则要求客人在指定的日期内付清。 3．确定当次会议是由会务组于会议结束后退房时统一结算，客人杂费自付； 或是由客人自付房费、会务组只承担房费及会议费；