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四级秘书职业资格考试秘书基础知识（一）
1、应用文书包括行政公文、事务文书、商务文书
2、行政公文13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 党的机关14种
行政无：指示（取消）、决议、公报、条例、规定 党机关无：命令、公告、通告、议案 行政增加（新）：意见
3、制发程序次序不能打乱，草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发 4、草拟：引用公文应当先引标题，后引发文字号。成文日期如二〇〇八年
5、审核重点：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《办法》的规定等。 6、上行文：由主要负责人或主持工作的负责人签发
下行文：由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。
7、复核重点：审核、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。 8、应用文四要素：材料、主题、结构与语言 材料是血肉，主题是灵魂、结构是骨骼，语言是细胞
9、占有材料的要求：时间不分古今；地域不分中外；性质不分正反；类别不分点面。
10、选择材料原则：①围绕主题选择材料；②选择典型材料；③选择真实准确的材料；④选择生动新颖的材料。 11、使用材料注意：①恰当安排材料的先后顺序；②确定材料的详略程度 12、确立主题的依据：①写作目的；②材料本身的意义
13、对主题的要求：①正确；②深刻；③新颖（举措、例证、词语）；④集中。 14、应用文书标题基本模式有二：公文式、一般文章式 公文标题构成“发文机关+事由+文种”
请示不得两项式；张贴时省略事由；规范性公文不用“关于”（如办法、条例等） 15、开头方式4种：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式
目的式：常用“为了”、“为”等介词构成的短语表明行文目的；也常用“根据”等句式表明行为依据。（通告、通知、计划、招标书、投标书）
引述来文式这种写法多用于函、批复等回复性公文
16、三段式是公文常常采用的3层次结构形式，即发文缘由、事项、尾语。
17、文题照应多种形式：文章内容与标题照应；文章主题与标题照应；开头与标题；结尾与标题 18、结尾：强调式、期求式、希望式（表彰、批评）、说明式、秃尾 19、对结构的要求：严谨、自然、完整、统一
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20、运用语言的标准：准确、简洁、平实（质朴）
21、用于连接开头与主体文部分，起承上启下作用的惯用语。如：根据……决定，根据……特通告如下，依据……公告如下；为了……现决定；为……通告如下，现就……问题请示如下；现将……（情况）报告如下，现就……问题请示如下； 现将……（情况）报告如下，现就……问题提出如下意见，经……批准（同意）将有关事项通知如下； 拟采取如下措施；经……研究，答复如下 22、称为用语：
我（部），贵（局）公函平级尊称对方，你（省），本（部门），该（处） 23、结尾用语： ①用于请示。如
当否，请批示。（当否，请批准×）；如无不妥，请批准各地执行；妥否，请批复。 ②用于函。如：
请研究函复；盼复；请予复函；不知尊意如何，盼函告；望协助办理，并尽快见复 ③用于报告。如： 请指正；请审阅
④批复、复函：此复；特此专复；特函复 ⑤知照性公文：特此公告（通告、知、报） 24、应用文书表达方式：说明>叙述>议论 25、叙述方式：顺序（主要）、倒叙 四级秘书职业资格考试秘书基础知识（二） 51、Word20**启动操作： ①“开始”菜单；
②单击“开始”，选择“运行”，键入“盘符\\路径Winword.exe”“确定” ③快捷方式 52、文件存盘
选择“文件“菜单中的”保存“命令或者单击”常用“工具栏中的“保存”按钮或者按“Ctrl+S”键
如果要想改变正在编辑的文字的名字、路径或文件格式，可以打开“文件”下拉菜单，选择“另存为”命令，将弹出“另存为”对话框。在该对话框中，可以重新设置文件的存储路径、文件名以及文件类型等信息。 53、Word选取文本
①将鼠标指针移至某行最左边的选定栏中，然后单击鼠标可以选定一行文本。如果要选定多行文本，可以在选定栏中单击并拖动。 ②按照“Ctrl”键，单击句子中的任意位置可以选定一句文本。
③要选定一段文本，可以用鼠标双击选定栏，也可以在该段内任意位置三击鼠标 ④要选定整个文档，可以用鼠标在选定栏中三击
⑤要选定一竖块文字，可把鼠标指针移到选定文本块的左上角，按住“Alt”键的同时拖动鼠标向选定文本块的右下角移动即可。 ⑥要选定大范围的文本，先在要选定块的起始处单击，按住“Shift”键，再单击选定块末尾。 54、“复制”Ctrl+C;“粘贴” Ctrl+V 55、创建表格
①使用“常用”工具栏上的“插入表格”按钮创建规则表格 ②用“表格”菜单上的“插入”命令建立空表格 ③用“表格”菜单上的“绘制表格”命令绘制表格
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56、改变行高或列宽： ①使用鼠标进行调整；
②使用对话框进行精确调整。单击“表格”菜单（或表格本身）中的“表格属性”命令，单击“行”（“列” ）选项卡，精确调整 57、页面格式：打开“文件”下拉菜单，单击“页面设置”命令，可以打开页面设置对话框，该对话框中有页边距、纸型、版式、文档网络等选项卡，可进行相应设置。
58、打印预览屏幕上显示的是实际的打印效果。打印Ctrl+P
58、启动Excel时，系统将自动打开一个新的工作簿。该工作簿含3各工作表，名字分别为“Sheet1”,“ Sheet2”,“ Sheet3”. 59、单元格选定（选定不相邻的矩形区域）
有时需要用到不连续的单元格区域，先按“Ctrl”键，然后单击所需单元格。 60、数据输入
①输入文字：Excel默认单元格宽度是8个字符宽（4个汉字），如果输入文字超过默认宽度，就会溢出到右边的单元格内 注意：输入邮政编码、电话号码等时，在其前加上单引号。 输入文本字符靠左对齐，如是数字则靠右对齐。
②输入数字：Excel将自动使用科学计数法来表示，如“123456789123”，显示为“1.23E+11”
注意：输入数字时，数据中的单个句号将会被作为小数点处理，正号会被忽略，负数前加“-”号或用圆括号括起来。 ③输入日期和时间
a、时间格式Excel自动为24时，12时需键入AM或PM b、日期格式20**/3/2或20**-3-2 日期和时间中用空格分隔20**/3/2 20：00 ④“Enter”确认输入；“Tab”指向右边的单元格
⑤清除单元格，只是删除单元格内内容；删除单元格则是将选定的单元格从表中删除 61、设定数据有效性步骤：P/85-86 ①选定要增加有效检查的单元格
②执行“数据”菜单中“有效性”命令，出现“数据有效性”对话框，单击“设置选项卡”。 ③在“允许”框中选择检验方式，如“小数”。 ④在“数据”下拉列表中选择条件。
⑤在“最小值”与“最大值”中输入数值，比如0和100. ⑥按下“确定”即可。
62、改工作表名称：双击选中的工作表标签，工作表名反白显示，然后输入新名回车即可。
63、移动、复制工作表：在同一个工作簿移动工作表，只需用鼠标单击要移动的工作表标签，然后按住鼠标左键拖动。 注意：如果在拖动前按住“Ctrl”键，将会复制一张工作表。
64、关闭：Excel中同时打开了多个工作簿，为将其一次关闭，按住“Shift”，单击“文件”菜单。此时，原“关闭”命令变为“关闭所有文件”命令，单击即可。
65、改变数字格式的步骤是：
①选定需要格式化的单元格或一个区域
②单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在出现的“单元格格式”对话框中单击“数值”选项卡，在“分类”下拉列表选择一项，比如“数值”。 ③在右侧区域进行相应的设置，按“确定”。
66、折行：单击要处理的单元格，使单元格中的文字出现在上方的编辑栏中，然后在位于编辑栏中需要折行的文字上单击，可看到插入点出现。桉“Alt+Enter”，敲“回车”。还可用“单元格对话框”设置自动折行。在出现的“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡，选中“自动换行”复选框，单击“确定”即可。