如何办理涉外民商事诉讼中的文件公证认证
Notarization and Attestation of Documents in Foreign-related Civil and
Commercial Litigation
文/李新立
我国《民事诉讼法》第264条规定，境外当事人给诉讼代理人的授权委托书要办理公证认证，我国《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第11条规定，在中国领域外形成的证据要办理公证认证，在香港、澳门、台湾地区形成的证据应当履行相关的证明手续。那么实践中应当怎么做？会遇到哪些问题？笔者结合办案经验作一介绍。
一、公证认证哪些文件
依前述规定，需要公证的是两类文书，委托书和域外证据，似乎很明了，但实践中有一些需要注意的具体问题。
（一）委托书
除了委托书，还有委托人的主体登记文件需要一并公证认证，于公司而言是公司的注册登记信息、商业登记证、法人身份证复印件、董事会决议等，于个人而言是身份证件复印件。尽管民诉法中没有规定这一点，但实践中这部分内容是不可或缺的。
对代理人来说，还需要注意的是委托书的授权内容和文件的份数。做一次公证认证很麻烦，有的时间还挺长，所以尽可能把法律程序中所需的文件一次办妥，宁多勿少。
授权内容方面，代理人开始代理的是一审原告，要考虑到后续的二审、执行甚至再审，所以委托书中的授权要尽可能都覆盖到，把一审、上诉、执行、再审阶段的诉讼权利全写上。份数方面，公证认证
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文件建议不少于五份，这样一旦进入后续程序可以随时提交授权文件。试想如果没有上诉的授权，一审判决了境外当事人不服想上诉，而上诉期只有30天，临时去办公证认证，能不能来得及，万一来不及那就丧失了上诉机会。
（二）域外证据
民事证据规则规定“域外形成的证据”需要公证认证。哪些属于域外证据，很多文件是容易确定的，比如域外的合同、发票、收据、银行凭证、提单、行政机关通知等，但也有一些难以区分，比如未注明合同签署地的涉外合同，这属于域外还是国内证据？笔者认为，保险起见还是做公证认证。因为境外当事人若依据合同起诉，合同是关键证据，万一中国的被告基于签约过程提出合同签订地在境外，认为合同是域外证据，要求公证认证，会造成额外的麻烦。
再比如境外当事人收到的电子邮件是否为域外证据？如大家所知，在互联网上国家的界限是模糊的，电子数据存储在虚拟空间里，存在某个互联网服务商的服务器里，用户可以在任何地点登陆网络存取电子邮件，则电子邮件位于哪个国家，很难说清楚。再者，就文件格式而言，不同国家的一般文书格式差异很大，如果拿给国内法官确实存在难以识别的问题，但对于电子邮件则不存在，邮件服务系统的界面近似，文书格式近似，随着电子邮件使用的普及，法官辨识这一证据并不存在障碍。既然这样，还要不要做公证？法律实践中很多当事人会做。在这一点上，笔者以为不应区分域外域内，电子邮件作为证据时应一视同仁，适用相同的认定规则。在公证的问题上，笔者赞同上海高级人民法院2007年发布的《关于数据电文证据若干问题的解答》，即电子邮件如果能够当庭出示，则不需要做公证。但因为这毕竟不是最高法院的意见，如果案件的受理法院与上海市高级法院的意见不同，还是对邮件做公证更好。
（三）诉状等法律文书
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起诉状、申请书、上诉状等文书上的当事人签字或印章是否要公证认证。有人说，这些文件的签署在境外，真实性难以确认需要公证。实践中有些律师也会要求当事人办理公证认证。笔者以为不必要。首先法律并未规定该文书要公证认证，其次既然授权委托书已经公证认证，则由代理人提交委托人签署的法律文书这一行为本身已经可以保证签署的真实性，没有必要再施加额外的要求。而笔者所办理的案件中，法院对境外当事人签署的法律文书也未提出公证认证要求。
二、公证词的内容
公证员对文件的什么进行公证，这一问题因各国公证法的不同而有所差异。看下公证员在所签署文件上写下的公证词就能发现这一点。笔者没有看到过对此的统计，仅以个人见到过的公证认证文件来说。
对于委托书，公证员会写明，某某在我面前签字。对于证件的复印件，则写复印件和原件一致。这两类文件的公证情况各国大致相同。
对于作为证据的文件，比如合同、发票等，这就复杂了，各国公证员的做法不一致。就国内法院要求公证认证证据的目的而言，显然是希望确认证据的真实性，但公证员在短时间内如何确认自己面前的各种文件的真实性，有的如银行转账凭证可以核验，有的如发票、传真件、收据等则难以核验或核验成本很高。
笔者所见到的情形，英国的公证员会写一段文字，说某某宣誓所附的文件是真实的，让声明人签字，公证员也签字，在所附的每一份文件上，声明人和公证员都签字，所有的文件会装订在一起。香港的公证做法与英国的类似，系因香港的公证法律源于英国法。美国加利福尼亚州的示范公证书上的公证词，内容大意是有充分证据证明某人是文件的当事人，且签字为本人或单位授权代表所为。德国某公证员对某文件出具的公证词是文件的复印件和原件一致。
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