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浅谈神华准能集团ERP物资系统的数据清理
作者：母占霞
来源：《科学与财富》2013年第11期
摘要：ERP项目是神华SH217工程的主体项目之一，神华准能集团物资系统于2013年11月1日正式上线，属于神华系统二批上线单位。数据清理工作于8月30日完成，清理数据11万多条，录入数据8万多条，合格率达95%，为ERP物资系统的上线奠定了坚实的基础。 关键词：ERP 上线 数据清理
数据清理工作纷繁复杂，千头万绪。神华准能集团之前使用的物资管理系统是EAM，在EAM中，对物资描述规范要求的较少，而在ERP系统中，对物资的分类和规范都要求十分严格，很多数据都要求有明确的参数。经过数据组二十几人历时七个月的努力，终于圆满完成了数据清理工作，为ERP按时上线提供了数据保障。数据清理工作最重要的有以下几点： 一、培训
培训是数据清理工作的前提，ERP对大家来说是一个陌生的名
字，更是一个陌生的系统，培训工作就显得尤为重要了，培训工作可以从以下四个方面进行：
1、数据清理平台840的应用
数据清理平台840设计的页面很直观，也很简单，进入页面后，能够看懂，所以只要简单介绍一下就好。
2、ERP系统数据的分类
ERP系统数据分三十三个大类，这和之前的EAM是完全不同的。煤炭、铁路、电厂等专用版块的分类很好理解，关键是通用物资的分类，不仅要了解大类、中类，还要了解每个小类之间的区别。例如：胶管，就有工业胶管、液压胶管、还有专用设备上的胶管等几个小类，要想高质量的清理数据，就要了解每个小类之间的联系与区别，所以培训工作中的数据分类是很重要的。 3、查重
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查重不仅是培训工作的重中之重，也是数据录入工作中的重要环节。查重有两方面的内容，（1）查重的方法：在数据清理平台840中，可以用单个条件查重，也可以用多个条件查重。例如：可以选定录入单位、用户名、时间、数据状态、大、中、小类、配件名称之一查重，也可以选定其中的几个去查重。（2）查重的应用：清理数据不但要会查重，还要会应用，要根据清理数据的特点选用合适的方法查重。例如：轴承， 6238M SKF，查重的时候，要选定轴承的大类和中类，小类不能确定的话就不用选了，然后在物料长描述中输入*轴承*6238M*，点击执行就完成了。但一个物料不能确定他的分类，就不能这样查重了。例如：TH-100工程地质钻上的配件，查重的时候就不能用多个条件去查，不能选定它的大、中、小类，只能用配件号一个条件，因为和TH-100工程地质钻同厂家的DM系列钻机上的配件有一部分是相同的，而这两种型号的钻机所在的大类是不同的。这里要特别注意的是：1）不同大类之间是不查重的；2）物料描述是有前后顺序的，例如：*轴承*6238M*和*6238M*轴承*是不一样的；3）配件主机型号不一样也是不查重的，所以尽量不要带主机型号查重。 4、物资的规范性
ERP系统对数据的规范性是要求很严格的，不同大类之间的规范性要求也略有不同，这一点是要着重强调的。例如：一大类并列的两组数据之间用“|”表示，三大类用“；”表示，其他大类用“空格”表示。常用的单位符号，计量单位也是要给大家简单介绍一下，并可以参照《常用单位符号规范性简易手册》。 二、数据的录入
数据录入是ERP系统数据清理工作的重点，也是采用了两种录入方法 1、单条录入
单条录入主要针对通用材料，通用材料的数据比较复杂，和之前EAM系统的管理有很大的差别，通用材料在ERP系统里特征值较多，很大一部分数据要去仓库、现场核实，对核实后的数据逐条录入。
1）首先要对负责清理的数据排序，在EAM中，神华准能集团的材料是按ABC分类进行管理的，所以首先要按类别，其次按名称排序，这样相同类型的物料就差不多排在了一起，可以按类分批进行清理。
2）大致划分物料在ERP系统中的分类，了解每个分类的特征项，对比需要清理的数据，特征值全的准备录入，特征值不全的数据整理在一起，返给仓管、现场核实数据。
3）单条录入通用材料的时候，要边录入边查重，对清理平台840里已赋码的数据，要把8位物料码维护到EXCEL数据表里，对其他单位正在提报的数据，要把其他单位的代码和物料序列号维护到EXCEL数据表里，对清理平台840里没有的数据，要按规范要求录入，并把
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物料序列号维护到EXCEL里。对EXCEL数据表里的重码，要做重码标识，并填上相应的物料码或序列号。 2、批量导入
批量导入主要是针对设备配件，神华准能集团的设备大多数都是进口设备，配件的配件号相对规范，只要是相同的配件号就能认定是一样的配件，但也有一小部分电器件不规范，还有国产电铲WK-35＼WK-55的电器件，在EAM中都是以规格型号管理的，这部分的配件不能放入一大类煤炭板块，要放入相应的大类里。
1）首先要对负责清理的数据排重，排重时要把相同设备类型的数据放在一个EXCEL里，例如395BI电铲和495R电铲的数据是要一起清理的。再把进口配件和国产化配件分开来整理，按照配件号排序，突出单元格重复值并把相同单元格表上底色，之后把重复项标上重码标记，再按重码标记排序，把重复项剪切到另一个工作表里，并做好标记—重码。
2）和数据清理平台840里的数据排重，神华准能集团的设备和一期上线单位的设备没有重复，主要是集采系统820里的数据导入840了，集采实行一年多的时间里，820里的数据量也是不小的。首先要把840里相关的数据导出来，和排过重的数据利用配件号进行比对，相同件号的配件填上8位物料码，剪切到另一个新的工作表，并做好标记-集采。这项工作只对进口配件，因为集采系统里没有国产化配件。
3）修改配件的名称，把进口配件和国产化配件放在一个工作表里，按照配件号排序，相同件号的进口配件和国产化配件名称要一致，同类配件名称也要一致。另外，配件名称不能用英文，要都翻译成汉语，如果不能确定配件的名称，要和使用单位的技术员核对。
4）批量导入，在清理平台840上下载批量导入模板，按照模板的要求认真填写。导入单位和原单位不同的配件，要和使用单位核对。导入840系统后，短描述超长的，首先修改设备类型，其次修改设备型号，最后修改配件名称，配件号是不能修改的。提交审核后，把配件工作序列号维护到EXCEL工作表里，并把重码、集采和清理数据工作表里的数据按要求汇总在一起，提报给ERP项目组。
数据清理工作结束了，目前新发生的数据要通过神华集团网页版的数据清理平台来提报，网页版有了更强的查重和校验能力，更加充分的保证了数据准确的录入到ERP系统中，从而确保了ERP物资系统的上线及顺利运行。■
作者简介：母占霞（1968.2.9），女，辽宁省西丰县人，经济师，1989年毕业于内蒙古煤炭工业学校，现在神华准格尔能源有限责任公司物资供应处计划部工作。