安全标准化管理制度 版本/修订状态：A/0
的结果、填写部门、填写人员、说明等。 4.2.2安全标准化管理体系记录的标识编号
安全标准化管理体系记录的标识编号见《安全标准化管理体系文件管理制度》。 4.2.3安全标准化管理体系记录的保存、保护、发放
（1）各部门必须明确人员对记录进行管理，所有记录必须分类，依日期顺序整理，所有的记录保持清洁、字迹清晰；并予妥善保管，以防其受潮、发霉、损坏、丢失等。
（2）安全生产领导小组办公室编制《安全标准化管理体系记录汇编》，将公司所有与安全标准化管理体系运行有关的预定格式记录进行整理，包括名称、编号、保存期、编制部门、使用部门、保管部门及其他需明确事项等内容，并汇集备案记录的原始样本。
（3）安全标准化管理体系记录的保存期限
安全生产领导小组办公室将公司所有预定格式的记录式样汇总在《安全标准化管理体系记录汇编》中，并完整填制各栏目，安全生产领导小组办公室每年对安全标准化的记录作一次整理。
安全标准化管理体系记录保存期规定和原则为：
①文件修改记录为改版后一年，管理评审记录为下次管理评审后一年。系统内部评价记录为三年，培训记录为员工离开公司后一年。
②有关的法律法规或合同对可追溯性的规定； ③记录的重要程度。
各部门超过一年的安全标准化管理体系相关记录交档案室负责保管。 各部门向安全生产领导小组办公室领用安全标准化管理体系通用记录空白表。 4.2.4安全标准化管理体系记录的复制、借阅
各部门保管的安全标准化管理体系记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门主管同意，由各部门登记备案。外部各方的查阅，须经安全生产领导小组办公室批准，填制《文件借阅、复制记录》。
4.2.5安全标准化管理体系记录格式的更改
由原编制部门填写《文件更改通知单》，提出修改意见，编制新的记录格式，经审批后交安全生产领导小组办公室备案并执行。 4.2.6安全标准化管理体系记录的销毁与处理
超过保存期的部门安全标准化管理体系相关记录经部门负责人审核并经安全生产领导小组办公室批准后，由记录保管部门自行销毁；归入档案室的记录，经安全生产领
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导小组办公室主任批准后，由档案室销毁。 4.3安全标准化管理体系记录的填写
4.3.1安全标准化管理体系记记录填写要及时、准确、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改。不得用铅笔和圆珠笔填写；如因某种原因不能填写的项目，将该项用斜杠（／）划去；各相关栏目责任人签名不允许空白。
4.3.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其附近用黑色钢笔或碳素笔填入更改后的数据，加盖印章或签署更改人的姓名、日期。 4.4安全标准化管理体系记录的归档管理
公司安全标准化管理体系相关记录的归档管理按《安全标准化管理体系档案管理制度》执行。
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MMGMAQBZH－ZD－03
三、安全标准化管理体系档案管理制度
1目的
为系统、完整地管理公司安全标准化管理体系相关档案，合理使用档案资源，特制本制度。
2范围
适用于公司安全标准化管理体系所涉及的档案管理。
3职责
3.1安全生产领导小组办公室职责
3.1.1安全生产领导小组办公室是安全标准化管理体系档案管理的主管职能部门。 3.1.2负责监督和执行公司安全标准化管理体系有关档案管理工作的各项规定。 3.1.3做好安全标准化管理体系档案的收集、整理、立卷、保管、鉴定、统计和利用等各项工作。
3.1.4定期进行安全标准化管理体系档案清理工作，核对帐物及库存档案的统计工作。 3.1.5对公司各部门安全标准化管理体系档案的日常管理情况进行检查。 3.2公司各科室、车间职责
3.2.1公司安全标准化范围内的各部门、车间是本单位安全标准化管理体系相关档案管理的直接责任单位；各单位负责人负责监督、检查文件和资料、档案的管理工作。 3.2.2负责执行公司有关档案管理工作的各项规定。
3.2.3负责本单位专业档案、技术档案、图纸或文件等的收集、整理、归档工作。
4相关术语
4.1安全标准化管理体系档案定义
安全标准化管理体系档案是指安全标准化活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 4.2安全标准化管理体系文件定义
安全标准化管理体系文件是指各单位在安全标准化活动中形成的公文、信件等，包括：管理制度、规章、通知、请示、报告等。
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4.3安全标准化管理体系资料定义
安全标准化管理体系资料是指各单位在安全标准化活动中从公司以外收集的可提供参考的文字资料，包括各种图表、图片、技术资料等。
5安全标准化管理体系档案管理要求
5.1档案人员的职业素质和职业道德 5.1.1档案人员的职业素质要求
档案管理人员需熟悉相关档案法规、档案术语、熟练掌握本行业、本部门的专业知识，并能熟练操作计算机，除此之外，档案管理人员还应注意培养：信息意识能力、利用先进手段能力、工作协调能力。 5.1.2档案人员的职业道德要求
档案管理人员应忠于职守和热爱档案工作、遵守国家相关档案法律和其他法律规定，严守公司机密，具有全心全意为公司服务的精神，不仅要维护档案的完整性与安全性，同时也要维护档案的真实性和可靠性，保持严谨的工作作风，发扬开拓进取创新精神。
5.2安全标准化管理体系档案的收集 5.2.1安全标准化管理体系档案的归档范围
需归档的安全标准化管理体系档案包括公司在安全标准化活动中直接形成的对国家、社会和本公司具有保存价值的各类文字、图表、音像等不同形式的历史记录。 5.2.2安全标准化管理体系档案不归档范围：
包括重份文件、无查证利用价值的事务性、临时性文件；仅供参阅、征求意见、不需要办理文件；未经领导审批或会议讨论通过的、未定稿文件；未生效文件；一般文件的历次修改稿。
5.2.3安全标准化管理体系档案的收集原则
（1）全面性原则
从社会和公司的整体利益出发，全面把握构成档案价值的各方面因素，从档案的内部特征和外部特征全面审视衡量档案对公司和社会的作用。
（2）档案应具有凭证、参考、正面或反面、内容或外表形式等作用。
（3）档案的收集要具有联系性，需要保持文件之间，各个案卷之间，卷宗之间的联系性。
（4）发展性原则
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用发展的观点对档案进行分析收集，既要考虑档案的当前的现实作用，又要预测档案的长远历史意义。
5.2.4安全标准化管理体系档案编号管理
安全标准化管理体系档案编号统一由档案室分类编制。 5.2.5各部门须明确人员对档案进行收集、整理、鉴别。
5.2.6凡本公司发出的安全公文一律由公司安全生产领导小组办公室科统一收集管理。 5.3安全标准化管理体系档案移交与统计管理
5.3.1接收安全标准化管理体系档案资料时，移交部门或个人要签写归档目录和入库单，交接双方签字留存备查。
5.3.2接收的安全标准化管理体系档案资料要及时登录、创建索引、建档管理。 5.3.3对移出或销毁的安全标准化管理体系档案资料应及时注销，并注明原因和去向。 5.4安全标准化管理体系档案鉴定与销毁管理 5.4.1安全标准化管理体系档案的保管期限
（1）以下档案需永久保存
包括安全标准化管理手册及相关支持性文件、会议记录、政府机关核准文件、项目外部考评资料、其他经核定须保存的文件。
（2）以下档案需长期保存（10-50年左右） 包括计划资料、其它经核定保存10年的文书。 （3）以下档案需短期保存（1-5年）
期满或解除之和约，结案后无长期保存必要者，其他经审核保存5年的文书。 5.4.2根据各类档案材料保管期限，档案管理人员应定期对档案资料进行鉴定，进一步正确区分档案价值，并将已失去保存价值的档案，剔出处理。
5.4.3档案鉴定应本着“保存从宽、销毁从严”的原则进行，对鉴定剔出销毁的档案资料进行登记造册，报送安全生产领导小组办公室主任批准后方可销毁。销毁档案资料时应指定两名人员监销，并在销毁册上签字，销毁注册应归档保存。 5.5电子档案管理
5.5.1安全标准化管理体系档案归档范围
（1）文本文件归档范围
包括重要文件正式定稿的电子文档、各类重大协议、合同电子文档等。
（2）图片文件：包括具有保存价值和重大意义的计算机的图纸和照片、图像等。
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