SPSS所处理的数据文件有两种来源：一是SPSS环境下建立的数据文件；二是调用其它软件建立的数据文件。
1 在SPSS数据编辑窗口建立数据文件
当用户启动SPSS后，系统首先显示一个提示窗口，询问用户要SPSS做什么时，把鼠标移至“Type in data”项上单击左键选中，然后单击“OK”按钮；或者该窗口中单击“Cancel”按钮进入SPSS数据编辑窗屏幕，如图所示。
图 进入SPSS数据编辑器
(1) 数据编辑（SPSS Data Editor）界面介绍
窗口名显示栏： 在窗口的顶部，显示窗口名称和编辑的数据文件名，没有文件名时显示为“Untitled-SPPS Data Editor”。
窗口控制按钮：在窗口的顶部的右上角，第一个按钮是窗口最小化，第二个按钮是窗口最大化，第三个按钮是关闭窗口。
SPSS主菜单：在窗口显示的第二行上，有：File文档，Edit编辑，View显视，Data数据，Transform转换，Analyze分析，Graphs图形，Utilities公用项，Windows视窗。
图 SPSS窗口界面
常用工具按钮：在窗口显示的第三行上，有：打开文档，保存文档，打印，对话检索，取消当前操作，重做操作，转到图形窗口，指向记录，指定变量操作，查找，在当前记录的上方插入新的空白记录，在当前变量的左边插入新的空白变量，切分文件，设置权重单元，标记单元，显示价值标签。
数据单元格信息显示栏：在编辑显示区的上方，左边显示单元格和变量名（单元格：变量名），右边显示单元里的内容。
编辑显示区： 在窗口的中部，最左边列显示单元序列号，最上边一行显示变量名称，缺省为“Var”。
编辑区选择栏： 在编辑显示区下方，Data View 在编辑显示区中显示编辑数据，Variable View在编辑显示区中显示编辑数据变量信息。
状态显示栏： 在窗口的底部，左边显示执行的系统命令，右边显示窗口状态。 (2) 数据文件格式
数据文件格式以每一行为一个记录，或称观察单位（Cases），每一列为一个变量（Variable）。由于SPSS不同的统计分析过程需要不同的数据类型，因此，在学习使用SPSS软件作统计分析时要注意这个问题。
现在，我们通过一个例子来学习数据的输入操作。
例： 马尾松腮扁叶蜂在林间表土层的水平分布调查数据
样方里的幼虫数量 调查地点 1 4 0 2 6 3 2 3 0 0 6 4 2 8 7 0 3 4 2 5 5 3 2 4 4 5 9 2 0 5 1 3 4 样地1 0 0 1 8 7 3 3 2 2 8 4 7 3 1 1 0 0 0 4 1 4 1 5 2 0 5 2 3 0 0 3 5 4 3 5 11 0 0 3 5 1 1 3 4 样地2 2 4 0 3 1 4 4 4 9 5 6 1 6 3 5 3 0 4 0 2 3 1 4 3 7 6 3 4 2 0 4 4 2 3 2 8 3 6 3 1 4 1 4 3 3 2 样地3 5 5 3 10 2 5 2 5 4 5 1 4 (3) 定义变量
建立数据文件的第一步是定义变量。在数据编辑窗口左下角激活（Variable View）变量定义窗口，如下图