工程公司档案管理规定

1 目的

加强档案管理和收集管理工作，确保档案的机密性、完整性和准确性，有效保护和充分利用档案为城市建设和企业经营发展服务。 2 范围

适用于以文字图表、声像资料、荣誉实物等各种形式构成的公司的科技档案，行政档案，也包括营业执照、资质证书等。 3 定义

公司档案工作的基本原则是：

集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司文书档案由行政部集中统一管理；档案(已交档案室的除外)的日常使用保管分别由有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。归档文书包括：

1)公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。

2)公司会议原始记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度)。

3)公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。

4)公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。 5)国际国内同行业交流和合作企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。 6)公司各部门的发文。

7)其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 8)外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。

9)本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 10)本公司关于员工劳动、工资、福利方面的文件材料。 11)本公司的科技档案。 4 权责

公司行政部设立专门的档案工作，受上级档案部门的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文书、科技档案，其任务是：

1)收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案； 2)积极开展档案的提供利用工作； 3)进行档案鉴定； 4)进行档案统计； 5)保管部分科技档案；

6)认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。

各部门协助行政部作好档案管理工作。 5 内容

档案管理工作流程见图1。档案管理工作说明

见表1。归档要求

5.3.1 归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。

5.3.2 案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。

5.3.3 全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。档案保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： 1)永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；

（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；

（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；

（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计图；

（9）其他经核定须永久保存的文书。 2)10年保存：

（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；

（4）其他经核定须保存10年的文书。 3)5年保存：

（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5年的文书。 4)1年保存：结案后无长期保存必要者。

5)各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。 6 相关资料相关文件

6.1.1《中华人民共和国档案法》 6.1.2《南京市档案管理办法》附件

6.2.1卷内文件目录 6.2.2卷末备考表

图1档案管理工作流程

流程名称单位节点 1 2 档案管理流程总经理 A 任务概要行政经理 B 开始档案管理各职能部门 D 档案利用行政部 C