4.3.2 接收管理体系文件时均应签收。
4.3.3 接收的管理体系文件均应由各部门/单位文管员编制文件目录清单，妥善保管。
4.3.4 管理体系文件应有序存放以便于存取和查阅，保管环境应能够防止文件的受潮、损坏、变质或丢失。资料室、档案室的管理应符合公司《档案管理制度》的有关要求。
4.3.5 查阅、借阅部门保管的管理体系文件时，应经文件所在部门负责人批准，填写《文件借阅登记表》，办理相应的手续。所有借阅的文件均应及时归还。
4.3.6 管理体系文件中有保密要求的文件,应按照公司《保密管理制度》和有关资料档案的保密规定要求进行管理。
4.3.7 为确保文件的有效性，文件主管部门要在每次内审前，全面检查更改后的管理体系文件。在发放的同时，各职能部门及使用人员应撤出与新版的管理体系文件相对应的失效或作废版本，以防误用。各职能部门的负责人或主管人员负责组织对作废版本文件加盖“作废”专用章。作废文件原版3年内不作销毁。
4.3.8对于使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的文件到文件主管部门换取新文件。以旧换新的文件，新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同，在发放新文件的同时，应将旧文件销毁，填写《文件销毁清单》领导审批后予以销毁。
4.3.9 为法律或积累知识的目的而保留的任何已作废的文件,由保管部门的负责人或主管人员负责组织加盖“已作废供参考”专用章。
4.3.10 任何部门和人员,未经主管部门和主管领导的批准同意,不得擅自将公司的各种形式的管理体系文件提供给外单位人员。
4.3.11 当公司与外部签订含有知识产权保护的合同或协议时，对外部提供的文件和资料等,应按该合同或协议规定执行。
4.3.12各类文件分别由文件主管部门按照集团公司《档案管理制度》进行归档。 4.4 文件的更改
4.4.1 当公司的组织机构进行调整时；引用的国家、地方和行业颁布的法规、标准、规范及规定发生变化时；公司的经营、生产和管理工作需要时；经内（外）部管理体系审核和管理评审，发现管理体系文件已不适宜时，需要对管理体系文件进行更改。
4.4.2 管理体系文件的更改工作由各类文件主管部门归口管理,并填写《文件更改通知单》,说明更改原因，由原负责编制的部门组织更改,且需经原审批部门及批准人审批。若指定其它部门对管理体系文件进行更改、审批时，该部门应获得原审批所依据的有关背景资料。
4.4.3 更改后的文件连同《文件更改通知单》交文件主管部门。文件主管部门按《发文审批单》范围，发放修改后的文件及《文件更改通知单》，同时收回作废的文件。
4.4.4 文件经多次更改或文件需要进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废。 4.4.5更改后的管理体系文件均应按照本程序的规定重新审批后发布和发放。
4.4.6各执行部门未经主管部门的批准，严禁擅自对管理体系文件进行任何更改。
4.4.7各相关部门应制定符合公司要求并经本部门负责人审批的《有效文件清单》，以防止使用失效或作废的文件。 5、记录及附录
发文审批单 IPMS/0201-01 文件阅办单 IPMS/0201-02 文件归档编目清单 IPMS/0201-03 非受控文件发放记录 IPMS/0201-04 文件发放/回收记录 IPMS/0201-05 文件领用申请表 IPMS/0201-06 文件借阅登记表 IPMS/0201-07 文件更改通知单 IPMS/0201-08 有效文件清单 IPMS/0201-09 文件销毁清单 IPMS/0201-10
知识产权管理程序文件
知识产权数据分析与改进控制程序
文件编号： 编 制： 知识产权办公室 审 核： 批 准： 受控状态： 文件发放号：
2016年2月20日 发布 2016年3月01日实施
****有限公司 发布
1、 目的
规范数据（信息）的收集、分析和应用，为知识产权管理体系的适宜性、有效性判定，为寻求改进的机会提供依据，以促进管理体系的持续改进。 2、 适用范围
适用于与公司知识产权管理过程、体系有关数据的分析和应用及持续改进活动的控制。 3、 职责
3.1 知识产权办负责集团知识产权相关信息的收集、分析和汇总； 3.2 销售部、外贸处、采购部负责市场信息、采购信息的收集和分析；
3.3 分管副总裁负责对提报的各类汇总信息进行分析，并对改进计划和改进效果进行审核； 3.4 各部门负责职能相关的数据收集、分析或传递、交流，以及负责本部门统计技术的具体选择与应用，落实改进计划。 4、 工作程序
4.1 数据（信息）收集 4.1.1 公司收集下列信息：
a）公司产品、项目所属领域和竞争对手的知识产权信息，包括各对手关键技术的专利数量、地域分布和专利权人信息等。
b）市场知识产权信息，包括产品可能涉及他人知识产权的状况、公司知识产权被侵权状况、境外知识产权法律、政策及其执行情况、行业相关诉讼等。
c）采购知识产权信息，包括供方知识产权状况以及供方常规信息、进货渠道、进价策略等。 d）知识产权管理体系运行信息 4.1.2数据（信息）收集渠道
a) 市场信息、采购信息等常规知识产权信息可以通过互联网搜素引擎、电话邮件交流、订阅杂志等渠道获得。
b) 知识产权专业信息可以通过“中华人民共和国国家知识产权局官网”、“中国专利信息中心网”、“中华人民共和国工商行政管理总局商标局官网”、“中国商标网”和“专利之星”等渠道获得。
c) 知识产权管理体系运行信息可以通过管理评审各类输入资料获得。 b) 对信息进行分类筛选和分析加工，并加以有效利用； 4.2 数据分析
4.2.1 知识产权办每月对知识产权相关信息进行收集汇总，编制信息报告或数据报表。
4.2.2 销售部、外贸处负责对市场知识产权情况进行监控，并且每季度对前一阶段的监控情况进行总结并填写《市场知识产权信息报告》，报主管副总裁、管理者代表、知识产权办及有关部门。 4.2.3 采购部对集团公司的采购知识产权情况进行监控，并在每年12月，依据质量、交货准时性、价格、服务态度、知识产权状况等对供应商做一次全面的评价，并将《供应商评价报告》，报管理者代表、知识产权办等部门。
4.2.4 知识产权办作为信息控制中心，应组织有关部门对收集到的数据进行及时的分析和处理，形