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建设工程项目管理中的合同管理
作者：阮 木 裘建江 袁灵玲
来源：《中国新技术新产品》2009年第14期
摘要:本文分析了合同管理的特点和内容,提出了如何加强合同管理措施,以实现项目管理的投资控制、进度控制和质量控制。
关键词:建设工程;项目管理;合同管理;价格;工期 1 前言
合同经双方协定确定了工程项目的价格、工期以及质量等目标,规定了合同双方责权利关系,它作为合同双方协作的指南,对整个项目的实施起总控制作用,是工程项目管理的核心。合同管理贯穿于工程实施的全过程和各个方面 。严格地说,建筑工程项目的任何一项工作都可以作为一个合同来管理,包括与协作单位的合同(设计单位、监理单位、施工单位、材料供应商等),甚至于自身员工的聘用都离不开合同管理。正是这样,合同管理成为近几十年来项目管理研究的重点。下面就来探讨一下如何做好大型建设工程的合同管理。
2 合同管理的特点
合同管理工作是工程项目管理的起点。项目管理的第一步就是合同分析,它控制着整个工程项目管理工作。
合同管理由合同分析、合同资料、合同网络、合同实施控制和索赔管理等组成。它们构成工程项目的合同管理子系统。
合同管理与其他管理职能,如计划管理、成本管理、组织和信息管理等之问存在着密切的关系。这种关系,即工作处理顺序关系,可以看作是信息流,即信息流通和处理过程。
3 合同管理的内容
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3.1 合同管理组织
就企业而言,合同管理组织应该是“学习型”的,这是由合同管理工作的性质和建设工程项目的特点所决定的,合同管理作为一种智力型、复合型的工作,需要高度的专业化、大量的知识和丰富的经验,而这本身与工程项目的一次性和工程项目组织的临时性是根本矛盾的。如何从一次性的工作和临时性的组织中积累管理知识,从而提升企业的竞争力,这是个关键的问题。 3.2 合同管理制度
合同管理制度关注的是更长远的东西,确立的是一个长效机制。政府对合同管理制度建设已进行了很长一段时间,然而实际的合同管理制度比政府所言的层次降低了很多,更具体了些,主要是指合同管理组织进行工作的制度建设。健全的制度是约束组织和组织中个体行为的依据,是工作绩效的保障。
3.3 合同管理的评价和持续改进
合同管理工作的评价是“学习型”组织建设的工具保证。通过评价,积累知识经验,从而实现合同管理体系的持续改进。
4 合同管理措施
4.1 合同签订前的准备工作
在竞争日益激烈的建筑市场中,要想通过投标和谈判签订一份较为理想的合同,要求企业管理者从获取招标信息开始,就应做好项目分析、评估、决策、合同预审等合同签订前的全部准备工作。
经常关注广播、电视、报纸等媒体及因特网上公布的招标信息,结合本企业近期生产经营状况和远期的发展前景,对招标公告进行分析、评审,决策是否参与工程投标。必要时,应赴现场勘察、调研、收集第一手资料(如当地价格信息、人力资源、人工工资、水陆交通状况、民风民俗、水文地质、气象信息及参与投标的竞争对手情况等)。
对企业的基本情况,包括劳动力、技术力量、设备装备能力、企业资信、获奖荣誉等,特别是企业的财务状况和类似工程经验等与欲投标项目情况进行具体对照,分析本企业在该工程中的优势与劣势。从而决策是否投标。平时应通过计算机建立一个有关这些资料的专门资料库和信息网,并注意补充与完善。一旦要参与某个项目的资格预审,即可从资料库中调出相关资料,再
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针对招标单位的具体要求加以修改和补充,使资格预审文件能准确快捷地到达招标单位(或可通过电子邮件的形式发送到招标单位)。
在投标决策前,认真做好市场调研工作(有条件的企业应成立市场调研部),根据资格预审的评审要求、市场情况、竞争对手的情况和自身的竞争实力,用科学的决策方法加以分析,及早发现问题,及时研究对策,从而作出正确有效的投标决策。 4.2 合同签订后项目实施阶段的合同管理
承包商作为合同的乙方,在合同签订后的项目实施过程中,必须严格履行合同规定的各项责任与义务,做好以下几个方面的工作:
合同评审与合同管理规划。合同签订后,按ISO9002质量保证体系文件要求,进行合同评审,明确合同规定的各方责任与义务,并制定相应的方案与措施。在编制《实施性施工组织设计》的同时还应编制《实施性合同管理规划》,明确合同管理的目的、内容、程序、方法。在进行合同管理时,按《实施性合同管理规划》进行合同管理。由于施工条件的复杂性和多变性,合同变更经常发生,因此对合同管理应实现动态管理,建立《施工合同动态管理日志》,发现新问题及时调整合同管理策略。
合同技术资料管理。因合同文件和技术资料是合同管理的基本依据,所以应首先建立和健全施工往来函件的签收、发放登记手续。根据合同规定的工作范围、技术规范、设计图纸要求和进场后报送的并经监理工程师批准的施工进度实施计划(《实施性施工组织设计》),负责组织现场施工。每月(旬)的施工进度计划,亦须事先报送监理工程师批准。承包商在施工过程中要注意收集、记录和整理以下各方面的技术资料:施工日志;来往函件;气象资料:施工备忘录;会议纪要;工程照片和工程声像资料;工程进度计划和实际进度计划;工程核(结)算资料;工程图纸;设计变更;招投标文件;市场信息价;不可抗力事件等,以便进行合同索赔时能提出有力证据。 履约中的施工现场管理。按编制的《实施性施工组织设计》组织施工合同签订后,在投标阶段所编制的《施工组织设计》的基础上,结合实际情况再编制《实施性施工组织设计》,并按此指导工程施工,完成合同所规定的工期目标、质量目标、安全目标、成本目标。在施工过程中又应根据实际情况,将施工计划进行对比检查,并进行合理调整,以满足合同要求。
按照工程进度及施工规范的要求,及时进行有关单元工程(或分部工程)的现场检验或试验,所有的检验、试验结果均应报送监理工程师审核批准,以便进行单元工程(或分部工程)验收。 对施工放样及测量的所有原始数据(包括图纸、设计变更)及施工过程中所发生的隐蔽工程验收计量,均应报送监理工程师检查并签字批准,这样便于工程计量与支付。 4.3 合同违约与索赔管理