试论现代企业制度对企业秘书素质的新要求
【论文摘要】 现代企业制度的不断完善和领导工作的发展变化，要求作为企业领导参谋助手的企业秘书不断调整其思想观念和工作方式。因此，本文从企业秘书的工作实质，根据当前社会主义市场经济体制和全球经济一体化的新形势下秘书工作面临的严峻挑战，分析了应如何准确把握新形势下企业秘书工作的特点与发展趋势，针对秘书人员应如何适应时代发展，提高其综合素质，提出了一些见解性的意见。
【关键词】 现代企业制度 秘书工作现状 素质要求
随着改革开放的不断深入和现代企业经济的快速发展，各企业间的相互竞争日趋激烈，而企业秘书作为企业秘书工作的主体，其职业素养状况直接决定着企业秘书工作的水平，并对企业的决策运作有一定的影响。正如GE总裁韦尔奇所说：“秘书对于我的工作而言，有时不亚于一位副总裁的重要性。因为有他的存在，才使我专注于思考和决策，有人说我事半功倍，那么至少有一半是我秘书的功劳，从当前市场上的人力资源供求分析情况看，一方面，大量的秘术人员由于经验缺乏，仅能单一以及对现代企业秘书工作认识和执行上的局限，无法满足企业运作的需求；另一方面市场对高素质的企业秘书需求极为迫切。因此，作为文秘专业的学生，根据自己所学的专业知识及平时所收集的资料获悉，现代企业秘书素质普遍偏低，许多企业对这一问题业很关注，虽然有不少专家及企业对此研究过，但都没有付诸施行。因而，应该怎样提高自身素质才符合现代企业制度改革的要求？这是一个值得我们深思和研究的问题。下面就针对这一问题提出一些探索性意见。
一、国内外对现代企业秘书素质要求的研究动态 世界经济正在发生深刻的变化，全球化进程加快，企业面临的竞争越来越激烈，为作为承上启下，沟通内外，辅助领导的参谋助手的企业秘书来说，其自身素质及管理能力的高低无疑是整个企业的运转，竞争的提升起到了关键性作用。在世界范围内是最广泛的社会职业之一。按照国际职业秘书协会的定义：“秘书是具有熟练的办公室工作能力，不需上级督促即能主动负责，积极进取，干练果断，能在授权范围做正确决定的经理助手。”由此可见，在现代社会秘书已成为领导人的亲密助手。现代秘书人员的主要职责是辅助管理、综合服务，他们是连接决策者和执行者的关键环节，必须起到行政作用。作为现代秘书必须具备渊博的知识，扎实的专业技能，丰富的社会交往能力。
现代企业秘书要始终坚持四项基本原则和“三个代表”的政治方向，自觉遵守党的路线、方针、政策，注意培养自己的政治鉴别能力和政治敏锐感。用“三个代表”重要思想指导秘书工作实践，这是做好秘书工作的前提，也是企业坚持正确的政治方向，坚持健康稳定发展的基本保证。作为文秘工作者必须认真学习，领会“三个代表”的精神实质，学会用马列注意的立场、观点，方法管擦和分析问题创造性地开展工作，提高认识，转变观念努力提高自己的思想理论水平，站在理论的高度观察、分析问题。只有这样，才可以见人所未见，知人所未知，言人所欲言、做到高屋建瓴、见远思深，提出具有超前性、遇见性的意见和建议，更好地发挥参谋助手作用。
作为现代企业秘书还应具备“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”，“鞠躬尽瘁，死而后已”的精神，乐当“无名英雄”，且要“吃得辛苦，受得清苦，耐得艰苦”，自觉抵制享乐主义，拜金主义，极端主义的侵蚀，自觉服从和服务于领
导和组织的整体利益。自我国加入WTO后，与国际接轨，与外国人交往日益增多。而且随着办公现代化和通讯网络的迅猛发展，今天的一切领域几乎都可以用电脑，秘书的信息收集、存贮；加工与传输、统计调查、写作打字等无不与此有关。所以现代秘书必须具有熟练的电脑操作能力，掌握高水平的外语，与时俱进，才能不被当前的时代所淘汰。
二、了解现代企业制度体制改革方针及发展趋势 （一）了解现代企业制度体制改革方针
1、随着现代企业制度体制的改革，各企业领导开始将目光转向整个大环境来谋求企业发展大计，以求在更大范围内获取更地盘的信息和更广泛的交流与合作。因此，企业秘书不仅需要掌握企业内部生产经营过程中及各个阶段的薄弱环节，而且要将自身思维和行动置身于外界市场，及时更新思维方式，把握市场动向，为领导及时把握市场形势提供最佳决策参考，以达到与领导思维同步，思想统一，思路同轨的良性互动。
2、目前，国内大中型企业领导正朝着年轻化、知识化、专业化的方向发展。领导成员绝大多数都有大学本科以上学历，且大多有国企业管理经历或经济类专业背景，且具有开拓进取的精神。这一现状也进一步推动现代企业秘书工作向纵身发展。“无领导之位，学领导之能”，成为现代企业秘书适应领导要求发挥自身的行动准则。
3、企业改制后领导运行机制，领导方式也随之发生变革，启动企业秘书工作民主，科学动作的步伐。企业改制后领导运行机制，领导方式发生变革，企业管理的民主化程度大为提高，尤其企业重大决策还职工群众知情权和参与权的大力推行，意味着企业的一举一动已步入管理科学的轨道。作为企业秘书，要站在改革的前沿，始终遵循“一切为了群众，一切依靠群众，从群众中来，到群众中去”的工作原则，在体现领导意图的服务过程中真实反映职工群众的呼声，搞好为领导和职工群众的“双重”服务，加快秘书工作民主化，科学化的步伐，切实推进企业的现代化进程。
（二）现代企业制度下秘书工作的发展趋势
秘书工作从属并服务于领导工作，不能游离于领导工作之外，更不能与领导工作背道而驰。因此，领导工作的发展直接影响和制约着秘书工作的发展变化。 1、服务领域的多元化 随着市场经济的发展和对外开放的不断扩大，社会对秘书人才产生了多层次、多类型的需求，秘书工作也因其服务对象，服务内容和服务方式的变化而呈多远化发展趋势。改革开放以来，我国的经济体制已由过去单一的公有制发展到今天既有国有经济、集体经济、又有民营经济、联营经济、外商投资经济等多种类型，与之相应，也出现了涉外秘书，企业秘书等秘书类型。 现代企业领导的素质不断提高，领导对秘书的工作也提出了更高的要求。过去领导是靠经验决策，秘书只提供文牍性、事务性服务；现代企业领导实行民主化，科学化决策，要求秘书不但做好日常的服务工作，同时还要发挥参谋助手作用。而且，随着经济全球化的趋势不断增强，现代企业领导已逐步从传统的领导模式中走出来，把眼光投向国内、国际市场，企业也通过网络寻找合作市场，进
行网上交易等业务。这便需要秘书人员不但要有很强的文字功底，而且还必须掌握一定的现代科技知识，熟练地运用各种现代办公设备。秘书人员要从纯文字，纯事务性的服务中解脱出来，走向社会，从发展社会主义市场经济的大局出发，搞好多层次、全方位、立体式服务。
2、参谋作用的深层化 在现代企业制度下，领导者面对国内、国际广阔复杂的市场契机，其管理工作的难度大大增加，早已不满足于秘书提供的一般性服务，而是需要更多的智力辅助。
企业秘书部门是领导的办事机构，要联系上下左右、沟通四面八方，了解领导的意向和需求；熟悉领导的活动规律，决策过程；为领导掌握情况，作出决策提供服务。虽然作出决策思路，下结论是领导的职责，然而思路的完善和决策的系统化，科学化需要秘书的智力辅助。在此过程中，通常是领导出点子，秘书从理论上酝酿构思，从逻辑上推敲完善，从文字上整理阐述，最终使领导的观点具体化、理论化、系统化。因此，秘书必须具有全局的、战略的思维方式和思考能力，为领导者出谋献策。
3、办公手段的现代化 20世纪70年代以来，计算机等办公设备进入了秘书的工作领域。现在一些发达国家在公文传递、传阅，处理等方面大量采用点子计算机，一些公司，企业的业务会议也通过电传设备进行，不同地点，不同国家的人员可以同时参加会议。现代办公设备的广泛使用不但改善了秘书人员的工作条件，降低了劳动强度，也大大提高了秘书人员的工作效率和服务质量。办公手段现代化已成为秘书工作革新的必然趋势。
4、身份职业化 在一些国内同行先进企业，职业化已经成为秘书工作的重要特征。现代企业制度的建立和逐步完善，促进公司集团化、规模化的逐步形成和发展，处于协调、辅助地位的秘书工作的作用当以不断强化。“内务”与“外事”的有机融合，“传统”与“现代”的相互冲击，使现代企业秘书工作的活动领域有较大的拓展，也使秘书身份职业化进一步成为可能。 三、了解现代企业秘书工作现状
由于理论方面的欠缺和传统习惯的影响，我国现实的秘书工作的状况普遍不理想，而且远远落后于世界潮流。其具体表现在以下几个方面： 一是秘书制度不完善。源于英美法的秘书制度是一项先进的制度，它规范并且促进了秘书工作的发展。相对国外先进的秘书制度来讲，我国公司里的秘书没有法律的定位，没有法定的权力，通常只作为经理的助理，处理一些日常事务。因此，进行秘书制度的改革，为秘书工作立法，科学地确定秘书的地位，重新明确秘书的职权范围，是我国秘书工作与世界接轨的主要措施。
二是秘书工作不规范。秘书的职业化是世界性的潮流，所谓“职业化”是指如今的秘书由特定的官方职务演变为不属于任何一个行业，但又为任何一个行业所必需的职业。我国已于一九九七年由国家职业技能鉴定专家委员会秘书专业委员会开始统一进行秘书资格的认证和培训工作。但是在实际工作中，我国广大秘书工作者仍带有极大的经验性和随意性，其工作方法主要是靠别人传授，很少是自己摸索出来的，即便有心得体会，也会犯以偏概全的错误，当出现新问题时，往往不知所措，故很难适应秘书工作职业化的要求。
三是公文运行标准不一。秘书的行文日益制度化、程式化，这是确保公文法