用友购销存操作流程培训 第一节 建帐及基础设置
一、用友企业级财务软件所含的各个产品是为同一个主体的不同方面服务的，并且产品与产品之
间相互联系、数据共享，完整实现财务、业务一体化的管理。因此，就要求这些产品具备如下特点： ★ 具备公用的基础信息 ★ 拥有相同的账套和年度账 ★ 操作员和操作权限集中管理 ★ 业务数据共用一个数据库
要想满足上述要求，就要首先设立一个独立的产品模块，也就是系统管理模块，来对用友企业级财务软件所属的各个产品进行统一的操作管理和数据维护。 网络版的用户，必须在服务器上进入“系统管理”并完成里面的所有工作。
流程：注册系统管理员?增加操作员?建帐?权限设置 【操作步骤】 （一）注册系统管理员
1、 双击[系统服务]?双击[系统管理]?在[系统]菜单中单击[注册]。 2、 在“安全提示”对话框中，单击[确定]。
3、在“系统管理员登录”对话框中，输入正确的密码?单击[确定]，屏幕左下角操作员显示为[系
统管理员]。
(二)设置操作员（指录入财务人员的姓名）
1、 系统管理员在[权限]菜单中单击[操作员]。
2、 单击[增加]?输入编号?输入姓名?可输入口令及所属部门?击[增加]表示确认。重复操作可
以增加下一个人员。
（三）建立新帐套
软件中的“账套”相当于手工的一盘帐，第一次使用软件必须将本单位的一些基本信息输入电脑。 【操作步骤】
1、在[账套]菜单中单击[建立]，则进入建立新单位账套的功能。 第一步：输入账套信息。用于记录新建账套的基本信息，包括已存账套、账套号、账套名称、 账
套路径、启用会计期和会计日历。界面中的各栏目说明如下：
A. 已存账套：用户只能参照，而不能输入或修改。 B. 账套号：用来输入新建账套的编号（为三位数），用户必须输入且必须唯一。 C. 账套名称：可以输入单位名称，用户必须输入。
D. 账套路径：指新建账套所要被放置的路径，默认为C:\\WINDOWS\\SYSTEM\\UFSYSTEM，用户
可以进行修改。
E. 启用会计期：指用软件做帐的开始时间，启用后不能修改。 F. 输入完成后，点击[下一步]按钮，进行第二步设置。
2、第二步：输入单位信息。用于记录本单位的基本信息，包括单位名称、单位简称、单位地址、
法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件、税号、备注。
A. 单位名称：用户单位的全称，必须输入。企业全称只在发票打印时使用，其余情况下，全部使
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用企业的简称。单位名称与简称必须输入。 B. 输入完成后，点击[下一步]按钮，进行第三步设置。
3、第三步：包括本位币代码、本位币名称、企业类型、行业性质、账套主管、是否按行业预置
科目等。界面各栏目说明如下：
A. 本位币代码与名称：用来输入新建账套所用的本位币的代码，如“人民币”的代码为RMB，
用户必须输入，启用后不能修改。
B. 企业类型与行业性质：用户必须从下拉框中选择输入，启用后不能修改。 企业类型：若选择工业模式，则不能处理受托代销业务；
若选择商业模式，委托代销和受托代销业务均可处理。 C. 账套主管：用户必须从下拉框中选择新建账套账套主管的姓名。
D. 是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则在该选项前打勾；否则
会计科目为空。
E. 输入完成后，点击[下一步]按钮，进行第四步设置。
4、第四步：输入基础信息选项。界面各栏目说明如下： A. 存货是否分类、客户是否分类、供应商是否分类：
如果您单位的存货、客户、供应商相对较多且类别繁多，可对它们进行分类管理；如果您单位的存货、客户、供应商相对较少且类别单一，也可以不进行分类。如果希望进行分类管理，可以在是否分类选项前打勾，表明要进行分类管理；否则为不分类。
注意：若选择了要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置分类，然后才能设置各档案； 若选择了不分类，那么在进行基础信息设置时，可以直接设置各档案。 B. 是否有外币核算：如果您单位有外币业务，可以在此选项前打勾；否则可以不进行设置。 C. 输入完成后，点击[完成]按钮，完成此次操作。
5、编码方案
为了便于用户进行分级核算、统计和管理，本系统可以对基础数据的编码进行分级设置，
编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。
6、数据精度
可以随时修改。
（四）权限设置
由系统管理员和帐套主管赋权给操作员，即手工中的工作分配。
1、 在[权限]菜单中单击[权限]?在右上角帐套框中选择本单位的帐套。
2、 再选择操作员的姓名?击[增加]?在左边[授权]框处双击要赋权的系统名称，使之变天蓝色，
表示该系统所有权限都赋予给此操作员；如果只赋该系统一部分权限，则在右边[授权]框处双击，使之变天蓝色。
3、 单击[确定]，表示该操作员赋权完毕。
二、基础设置
基础设置是正式做帐之前，先将一些公共基础设置设好，其中有多个项目的设置直接关系
到软件功能运用的正确性，因此是一项非常重要的工作。
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【操作步骤】
（一） 双击[系统控制台]?输入帐套信息后击[确定]?单击[基础设置]
1、 部门档案
在会计核算中，录凭证时有些科目经常与部门相关及查帐时经常需要按部门进行分类 和汇总，因此先将本单位所有部门在[部门档案]中设好。 A．单击[部门档案]?单击[设置]。
B．单击[增加]?输入部门编码(根据编码原则录入)、部门名称、负责人(根据职员档案再回填)、
部 门属性等?单击[保存]。
2、 职员档案
指本单位内部职员在会计核算中，录凭证时有些科目经常与职员相关如个人借款等。
A．单击[职员档案]?单击[设置]。
B．输入职员编号、职员名称?双击部门名称栏，通过放大镜选择部门名称?职员属性?回车。
3、 客户分类
当往来客户较多时，可以对客户进行分类统计以便于管理，但具体客户名称不在此录入。 A．单击[客户分类]?单击[设置]。
B．单击[增加]?录入类别编码(根据编码原则录入)、类别名称?单击[保存]。
4、 客户档案
指具体的客户资料，如电话、地址等，建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇
总和查询等分类处理。
A．单击[客户档案]?单击[设置]。
B．单击相应的客户分类?单击[增加]?录入基本、联系、信用、其他（最好录入详细一些，以
便查询或系统调用）?单击[保存]。
5、 供应商分类和供应商档案：操作同客户分类和客户档案。
6、 结算方式
该功能用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式，它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。
出纳若要使用支票登记簿和银行对帐的功能，必须先设置结算方式。
A．单击[结算方式]?单击[设置]。
B．单击[增加]?录入结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志打勾?[保存]。
7、存货分类：对存货进行分类统计以便于管理；分类编码必须唯一，且按其级次的先后次序建立。例如存货分类可以分为三类：材料、产成品、应税劳务等。
8、 存货档案：存货编码、存货代码、存货名称和规格型号两个字段必须唯一。可以用数字或字
符；符号、 空格禁止使用。存货编码、存货名称、计量单位、税率必须输入。 ① 存货属性：系统为存货设置了六种属性：
* 销售：具有该属性的存货可用于销售。为销售属性：发货单、发票、销售出库单、应税劳务等与销售有关的单据参照存货时，否则开发货单或发票时无法参照。 * 外购：具有该属性的存货可用于采购。到货单、采购发票（包括运费发票）、采购入库单等与采购有关的单据参照存货时，参照的都是具有外购属性的存货。否则开具采购发票时无
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法参照。
* 生产耗用：如生产产品耗用的原材料、辅助材料等。具有该属性的存货可用于材料的领用，材料出库单参照的都是具有生产耗用属性的存货。
* 自制：具有该属性的存货可由企业生产自制。具有该属性的存货可用于产成品或半成品的入库，产成品入库单参照的都是具有自制属性的存货。 * 在制：暂时不用，待将来制造模块开发完成后再启用。
* 劳务费用：指开具在采购发票上的运费费用、包装费等采购费用或开具在销售发票或发货单上的应税劳务、非应税劳务等。
* 是否折扣：即折让属性，若选择是，则在采购发票和销售发票中录入折扣额。该属性的存货在开发票时可以没有数量，只有金额；或者在兰字发票中开成负数 [注意]： 同一存货根据需要可以设置多个属性
②有辅计量单位、成套件管理：必须先启用购销存任何一个分销系统，才能定义公式 辅计量单位计量的数量*换算率=主计量单位计量的数量 9 仓库档案：
存货一般是用仓库来保管的，对存货进行核算管理，首先应对仓库进行管理，因此进行仓库设置是供销链管理系统的重要基础准备工作之一。每个仓库必须选择一种计价方
式。①按仓库核算时，每个仓库的计价方法可有所不同，部门可不输入；
②按部门核算时，所属部门相同的仓库计价方法必须要一致，部门不能为空。
10 收发类别：
是为了用户对材料的出入库情况进行分类汇总统计而设置的，表示材料的出入库类型，用户可根据各单位的实际需要自由灵活地进行设置。
* 收发标志：系统规定收发类型只有两种，即：收和发。
11 采购类型：用户在采购系统中使用，填制采购入库单等单据时，会涉及到采购类型栏目。
如果要按采购类型进行统计，那就应该建立采购类型项目。
12 销售类型：用户在销售系统中使用，以便于按销售类型对销售业务进行统计和分析。
[注意] 出库类别是收发类别中的收发标志为发的那部分。
13 产品结构：即产品的组成,以便用于配比出库、消耗定额、产品材料成本、采购计划、成本核算等引用。产品结构中的子项、父项必须首先在存货档案中定义，然后才能被引用。 主要定义产品的组成结构及数量关系；应用于成本管理、库存管理、存货核算、采购计系统；用于配比出库、组装、拆卸业务。
14 成套件：以便于对成套件及其明细进行统计管理。主要用于库存管理、存货管理和销售
管理。
15 费用项目：用户在处理销售业务中的代垫费用、销售支出费用时。
16 成本对象：是指可以成本归集的对象，如果使用成本系统计算产品成本，必须将成本对
象与产品结构表中的产品关联。
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第二节 启用各系统和录入期初余额
各系统启用的先后顺序： 同一月份：采购、销售系统?库存、存货系统?总帐、工资、固定资产、资金管理?应收、应付、成本系统。
一、先启用各系统
公共参数：*存货有无辅助计量单位单位 *是否允许零出库 *有无远程应用 *有无成套件管理 *客户、供应商分类 1、 启用采购系统
选择有无受托代销业务（只有行业类型为商业才能选择）；启用采购系统后，存货档
案中“受托代销”才能打勾。
中的“受托代销”才能被选择。 2、 启用销售系统 “是否允许零出库”、“有无外币业务”系统默认与采购管理系统保持一致 注意：是否先发货后开票（不打勾表示直接开票） 3、 启用库存系统
注意：如果要使用保质期管理必须先使用批次管理；
库存管理与存货核算系统启用顺序不分先后，但应同一月份开始使用 4、 启用存货系统
存货核算方式：按仓库核算、按部门核算 一经使用 暂估处理方式：月初回冲、单到回冲、单到补差 不能更改 5、各系统启用后，还可以设置初始化。
二、 录入期初数据与期初记帐
流程：采购系统 → 库存系统 或 存货系统 → 销售系统 （一）采购系统
1、期初数据包括：①暂估入库（即货到单未到的采购入库）； ②在途存货（即单到货未到的采购发票） ③受托代销入库
2、 采购系统期初记帐
① 采购系统期初余额录完之后才能执行记帐；即使没有期初数据，也要记帐； ② 采购系统记帐后，库存系统或存货系统才能期初记帐；
注意：采购系统在没有处理日常工作之前可以取消记帐，但库存系统或存货系统已期初记帐将不能取消采购系统记帐。
（二）库存系统、存货系统
1、期初数据:应以库存实际盘点数为准,(包含采购系统的暂估入库存货、销售系统委托代销未结算的发货单中的存货,但在库存系统、存货系统不会登记入帐)
2、各仓库期初余额可以在库存系统或存货系统中录入，期初差异只能在存货系统中录入。如果与总帐系统对帐，录入存货的期初余额前一定先设定存货科目，建义余额在存货核算系统中录入。
3、记帐：期初数据及差异录入完毕后一定要记帐（两系统都可以进行记帐）；即使没有期初数也必须记帐，否则不能处理日常工作（颜色为灰色）。
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