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办公室管理中OA办公系统的应用分析
作者：王建雷
来源：《科学与信息化》2017年第23期
摘 要 办公室是一个单位的综合部门，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系各方的枢纽，采用OA办公系统有助于提升办公室管理制度化、标准化、规范化水平，并提高办公效率。本文主要以乐昌峡水利枢纽为例对OA系统在办公室管理中的应用做简要的论述。 关键词 办公室管理；OA办公系统；高效办公 1 办公室管理职能
办公室管理的基本职能是“上传下达”和“下传上达”，细化办公室管理职能，还包括以下几方面：
（1）参谋咨询职能。其主要是搜集、调研资料为领导做出决策提供基本资料。 （2）指导职能。办公室管理是整个单位、项目管理的核心，要保障工程项目正常开展，需要办公室做出相应的管控，并保障信息可以及时上传下达和下传上达。
（3）管理服务职能。服务职能是办公室管理的宗旨，需要办公室人员认清自身职能，摆正姿态，踏实做好服务工作，保障各项工作生产、有序开展。
（4）协调职能。办公室作为整个单位的枢纽部门，需要办公室人员做好各个部门之间的工作协调，以及单位间的关系。
（5）安全职能。办公室管理需要做到单位信息、人员、设施、环境的安全，避免发生人员安全与信息泄露现象。 2 传统办公室管理存在的问题
在传统的办公室管理中，集中存在以下几方面问题：管理理念落后、办公自动化水平低、办事效率低等。建立一种高效、先进的办公室管理系统，可有效解决办公室管理中出现的问题，而OA办公系统，利用计算机网络技术与办公系统有效地结合，可有效提高办公室办事效率，规范办公室管理，促进单位的发展。 3 乐昌峡水利枢纽OA系统构成
乐昌峡水利枢纽工程是广东省城乡水利防灾减灾重点建设项目，工程是以防洪为主，结合发电，兼顾航运、灌溉等综合利用的大（Ⅱ）型水利枢纽工程。为满足枢纽三防会商、工程监
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测监控、工程管理、水资源调配、水环境管理、行政办公等管理需要，配套建设了管理信息化系统，其中OA办公自动化子系统大大提升了枢纽行政办公的现代化水平，有助于枢纽更加有效地发挥防洪、发电、灌溉的等综合效益。
乐昌峡水利枢纽OA办公系统由公文处理子系统、处务办公管理子系统、内部通讯平台子系统、移动办公子系统等组成。 3.1 公文处理系统[1]
公文处理子系统中主要由以下几部分：待办公文、经办公文、委办任务、公文管理等组成。待办公文可以为用户展示当前阶段需要办理的文件，且未进行办理的文件；经办公文可以查询自己办理完成的文件；委办任务具有当用户外出或者在某种条件下无法处理相关文件时，可以利用委办任务委托代办人完成相关工作。通过公文处理系统，不仅可实现无纸化办公，有助于节能减排，更可提升单位办文自动化水平和效率。 3.2 处务办公管理
处务办公管理系统主要有以下几部分组成：政务管理、人事管理、安全管理、计划管理、消防管理等，这些处务办公管理功能与工程日常的管理息息相关，其操作界面如图2所示，可利用该模块可以实现日常工作管理。其中人事管理包括考勤管理、教育培训记录、教育培训评价等。安全管理包括安全生产学习档案、安全生产检查记录、安全生产学习档案查询、安全生产检查记录查询等。 3.3 内部通讯平台
（1）即时通讯。即时通讯允许两人或者多人使用网络即时的进行文字通讯、文件传输，见图3。即时通讯与传统的QQ、微信等具有一定的区别，其具有以下特点[2]：第一，稳定性，OA办公系统中的即时通讯功能具有高效、稳定、安全等特点；第二，即时通讯根据用户的需求，可自由部署到用户自有的服务器终端；第三，功能丰富，即时通讯具有各种通讯手功能，可最大化的提高办公室办公效率。
（2）个人邮箱。个人邮箱是办公室办公自动化系统的核心功能模块，可以为用户提供方便的邮件传输功能，例如通过邮件发送日常办公文件、通知等。乐昌峡OA办公系统的个人邮箱主要具有写邮件、发件箱、收件箱、废纸篓、草稿箱、邮件搜索、文件夹、邮箱配置等等功能，且每一个用户均可根据个人需求自行建立特定分组方便群发邮件，OA办公系统中的邮箱用法与日常使用的邮箱系统相同，方便用户快速上手使用。 3.4 移动办公
在智能手机普及的时代，乐昌峡OA办公系统可以支持在手机进行办公操作。用户可下载对应的OA办公系统APP，在手机安装完OA操作系统后，在具备网络条件下，管理人员可方
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便快捷地登录OA办公系统进行办公操作。采用手机OA办公系统的办公操作，可以一定程度上为外出办公人员提供了便利，大大地提高了办公效率，一定程度上解决了“公文旅行”的现象。
3.5 存在的问题
乐昌峡水利枢纽OA办公系统大大提高了办公自动化水平，过程中引进了先进的管理理念，有效提高了综合管理效率和水平。同时，也存在以下需要完善的方面[3]：
（1）系统稳定性问题。需及时修改完善发布系统模块程序代码，避免出现发布系统卡死。
（2）系统及插件兼容性问题。由于用户电脑操作系统的不统一，导致一些功能使用中出现卡顿或者不具有某项功能；且在office办公文件使用中，版本不统一，若某用户使用office2010版本，一些用户使用office2003，可能出现低版本用户无法打开高版本的文件。 （3）即时通讯功能问题。由于即时通讯中一些功能的不完善，例如，无法群聊、查看历史记录、缺少表情符号等，导致大家使用频率较低。考虑即时通讯联系的便捷性，以及数据安全可靠性，建议工作联系沟通、传送文件使用即时通讯，需要完善即时通讯的不足之处。 （4）移动办公推广问题。为进一步提高移动办公的使用率和效率，一方面需进一步改进VPN登录和手机APP，使其更人性化，方便用户使用；另一方面完善移动办公功能，目前仅支持查看通知、公告、处理待办公文，需开发增加查看经办公文、即时通讯、发送邮件、短信通知等功能。此外，还需要加强移动办公功能的推广培训，方便用户办公。 4 结束语
综上所述，为了提高办公室办理事务的高效性、便捷性、安全性，可以采用OA办公系统，其丰富的公文处理、处务办公管理、内部通讯平台、移动办公等功能，可以促进单位管理理念的提升，有效提升办公室办公水平，提高办公的效率，减少不必要的时间浪费。且可以采用移动办公系统，方便外出人员及时办理事务。 参考文献
[1] 孙晓新.秦皇岛安监局协同OA系统的设计与实现[D].秦皇岛：燕山大学，2016. [2] 马海军.海事局协同OA办公系统的设计与实现[D].北京：北京工业大学，2016. [3] 朱星旖.商业银行移动办公管理系统的设计与实现[D].长沙：湖南大学，2016.