公文写作基础知识讲义(整理版)

雷同,少而精。要通过材料的剪裁突出主题、缩短篇幅。使简报的主题充分而明确地表现出来,使简报的内容更加简洁。三是注意既要求简,又要写清。简报求简,是在说明问题的前提下求简。 “简”,应该是服从内容的需要,不能由一个极端走向另一个极端。第四、讲究时效,反映迅速。简报是单位领导对一些问题做出决策的参考依据之一,也是单位推动工作的一个重要手段。简报的功能,决定了简报的编者必须讲求时效。这就要求简报的作者思想敏锐、行动敏捷,对问题反映得快,对材料分析得快,写作构思快,动笔成稿快,同时,还要求简报的编辑、签发、打印、发稿速度快,共同把握发稿时机。第五、内容实在,不空洞。简报的写作既不同于文字作品,也不同于评论文章。文学作品的创作,靠刻划形象来表达主题思想;评论文章的写作,靠理论论证来阐述观点。简报则和新闻报道一样,是靠用现实生活中活生生的生活事实来宣传党的路线、方针、政策。用事实说话,是简报的主要特征之一,也是我们编写简报应该注意的一个重要问题。

(五)简报的选稿要求 选稿是机关文字工作中常涉及到的问题,但简报选稿最有代表性。选好稿子,必须围绕该简报所在机关的职能来确定主要选稿原则 “有的放矢”选稿。简报编辑要从大量来稿中挑出好的稿子,需要注意四个问题:1、思想要敏感。简报编辑的思想敏感应该表现在三点上:一是对中央的方针政策,对上级机关的工作部署和本单位领导的要作安排,头脑要敏感。既要能够迅速理解其精神实质,又要能够清醒而敏捷地意识到简报在贯彻落实这些部署中

应起的作用。二是对周围的事物,对各方面工作的变化和发展,对各式各样的信息,反应要敏感。既能够条理清楚地把这些情况输入自己的脑海,又能够迅速地反应出简报工作应采取的对策。三是对来稿中反映的动向、火花、事物萌芽反应要敏感,既能意识、鉴别,又能牢牢抓住不放,不让好的线索在自己手中白白放过。2、看问题要有预见性。工作不是一成不变的,是在不断发展的。作为单位 “机关报”的简报,要起到对工作的指导作用,就必须对工作的进程有预见性。也就是说,简报的编辑看问题、审稿子,不能只想到今天,只看到眼前,还是看到明天,还要想到工作的下步发展,这样才能真正抓住符合事物发展方向的先进经验,抓住障碍事物发展的不良倾向,抓住事物发展过程中即将遇到的实际问题,选择出有指导意义的简报来。3、判断要准确。简报编辑的水平,在很大程度上体现在对稿子的判断能力上。具体讲,做好稿子的选择工作,应从三个方面搞好判断:一是搞好稿件的真伪和准确程度的判断。也就是通过看稿,要对稿件的真实程度心中有数,对稿件在政治上、政策上、理论上以及工作上的指导意义正确与否心中有数。二是搞好稿件实际价值的判断。有的来稿所反映的问题抓得很准,写得也很清新,也有的来稿反映问题不突出,缺乏指导意义,简报编辑对这两类稿子是容易鉴别的,是能够迅速做出选择的。但有的稿子拉拉杂杂,往往把有价值的内容淹没在一大堆材料中了,对这种稿子,编辑要慧眼识货,能从璞玉中剖露出 “和氏璧”来。三是搞好稿件刊发“利与弊”的判断。有些来稿,事情是真实的,观点也是对的,但怎样刊发,什么时候刊发,有的应该掌握

一定的火侯。特别的一些反映问题的、对工作提出批评的稿子,在刊发时机上,是早发还是晚发“情况简报”,让大家都知道,还是发“情况反映”,只供领导参阅,不扩大宣传范围;在提法和措词上,掌握什么样的分寸、用什么样的口径,这些都需要简报编辑认真动一番脑筋,积极而稳妥地做出判断。4、要灵活掌握稿件的写作质量。有些来稿虽然在写作质量上差一些,但反映的问题都很重要,材料也是翔实的,就应该考虑编发。必要时,简报的编辑还可以亲自动手重写,决不要仅仅因为文字逊色了一点,就把一些很有价值的文稿抛弃。

第四章 行文规则

第一节 含义

行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。遵守这一原则,有利于公文传递方向正确、线路短捷有效,避免公文旅行,阻止部分公文进入不必要的流通过程,抑制无价值公文的产生。行文规则规定了各级机关的行文关系,即各级机关之间公文的授受关系,它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。

机关之间的工作关系是由各自的组织系统或专业系统归属、地位、职责、权利范围等因素决定的。它对行文关系有决定性的影响,规定着公文传递的基本方向。机关之间的工作关系有如下几种类型: 第一类,处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系。第二类,处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管

业务部门之间存在指导与被指导关系。第三类,处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系。如全国各省、自治区、直辖市人民政府之间。第四类,非同一组织系统、专业系统的机关之间,无论级别高低,均为不相隶属关系。如军事机关与各级地方人民政府之间。根据公文授受机关的工作关系不同,可以将公文划分为上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一类和第二类工作关系类型中,上行文是指下级机关向上级机关发送的公文,如报告、请示等。下行文正好相反,是上级机关向下级发送的公文,如批复、指示等。平行文存在于以上第三类和第四类关系类型中,同级机关和不相隶属机关相互发送公文都是平行文,如函等。

第二节 基本规则

正常有效的行文应当遵循以下普遍适用的基本规则:

1、按机关隶属关系和职责范围行文的规则。这条规则要明确两点:一是按机关隶属关系行文。上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求;下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示,上级机关对请示事项应予研究答复。除了这一层关系外,在我们国家现行管理体制中,还形成了一种各业务部门上下垂直的条条关系,其中有些部门属本级政府和上级部门双重领导,大部分和上级业务部门之间虽然不属直接领导与被领导的关系,但在业务上的确存在指导与被指导的关系,也就形成了直接的上下行文关系。二是按机关的职责范围行文。这一点的要求是,行文的内容应是本机关职责范围

内的事项,而不能超出,超出了即为越权。如果干涉了别的机关事务,不仅在实践中行不通,而且会造成政令混乱。当然,不相隶属机关之间也有公文往来,那只能是商洽工作、通知事项、征询意见等,而不存在请示、报告或布置任务的性质。

2、授权行文的规则。这条规则是上一条规则的引申。如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合,按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时,这就可以通过授权行文来解决。具体说,这个部门可向本级政府请示,经本级政府同意并授权后,向下级政府行文。在操作中,应将文稿拟好,由本部门领导签署,请本级政府分管领导审批。经政府领导审批后的文稿,在行文时,才能在文首或文中注明“经**政府同意”的字样。这里特别需要说明的是各级政府办公厅(室)的行文都具有授权行文的性质(内部事务除外)。各级政府办公厅(室)以及各部门的办公室是政府和部门的综合办事机构,对外行文都是代表政府和部门的,与本级政府和本部门的公文具有同等效力,下级机关(部门)都应贯彻执行,可不在文首或文中标注“经***同意”的字样。

3、联合行文的规则。这条规则仍属第一条规则的引申。同级政府与政府之间,部门与部门之间,上级部门与下级政府之间可以联合行文;政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文;政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文;政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间,就某些互相有关的业务,经过会商一致后可以联合行文。

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