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自考《公文写作与处理》思考题
第三章 公文的体式与稿本
1 什么是公文体式？为什么公文要有一定的体式？
答：⑴ 公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。
⑵ 公文之所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。
2 什么是公文文体？公文文体在表达方式和语言运用上有哪些特点？
答：公文的文体，是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。
公文文体与一般的应用问题不同，在表达方式和语言运用上有它自身的特点。
⑴ 公文的表达方式。表达方式是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。在公文写作中，兼用叙述、说明和议论三种表达方式，并以说明为主，而一般不宜使用描写和抒情。
⑵ 公文的语言特点。语体文具有通俗易懂、语义确切等优点。由于公文具有很强的政治性、政策性和现实效用性，所以，公文运用语言应当做到准确、简明、庄重、得体。 3 简述公文写作中怎样才能做到语言简明。
答：在公文写作中，做到语言简明，绝非易事。要写得简短明白，既需要一定的思想理论水平，又要思路清晰，有一定的分析概括能力，还要有较高的文字修养。在此基础上，方能做到叙述平直，说明扼要，逻辑严密，议论精当。要力戒空话、套话，不要使用一些生僻的词语。 4 什么是公文的书面格式？它在公文的文面上分成哪几个部分？
答：公文的文面格式即公文的规格样式，是指公文的各个要素在公文文面上标识的位置和书写的样式。公文讲求文面格式，这是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。 《国家行政机关公文格式》将公文各个要素划分为眉首、主体、版记三个部分。 5 什么是公文的构成要素？眉首、主体、版记三个部分各有哪些构成要素。
答：一份完整的公文是由一些规定的项目构成的，如发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等。这些项目就是公文的构成要素，或称公文的组成部分。
眉首的构成要素：⑴ 公文份数序号 ⑵ 秘密等级和保密期限 ⑶ 紧急程度
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⑷ 发文机关标识 ⑸ 发文字号 ⑹ 签发人
主体的构成要素：⑴ 公文标题 ⑵ 主送机关 ⑶ 正文 ⑷ 附件 ⑸ 成文时间 ⑹ 公文生效标识 ⑺ 附注
版记的构成要素：⑴ 主题词 ⑵ 抄送机关 ⑶ 印发机关和印发说明 6 发文字号的作用是什么？编排发文字号应当注意哪些问题？
答：发文字号的作用：一是统计发文的数量，便于公文的管理；二是在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。
编排发文字号要力求准确、稳固、系统。机关代字应是该机关名称中最具特征、最精炼、最集中的概括。发文机关和机关内各组织单位的代字应由机关的办公厅（室）统一编排，从机关和单位名称中选取最具有代表性的字，并注意名称相近的单位机关代字不能重复或雷同。主要是讲究实用，尽量减少公文文字数。
7 公文标题是怎样构成的？怎样编写好公文标题？
答：⑴ 公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。
⑵ 公文标题的书写位置应位于红色横线之下，分1行或多行居中排列。一般说来，公文标题要尽量简短，不要占的行数太多，对那些较长的标题则要动些脑筋，先要把标题的意思搞懂，回行时要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当；做到既有美感，又要避免产生异议，然后再决定如何断行，不要草率从事。
8 为什么要正确选定公文的主送机关？公文的主送机关一般有哪几种情况？
答：公文的主送机关一定要选准，这是公文发出去以后能否得到及时处理的一个关键问题。因为任何一个机关的发文，都是为了公务活动的需要，公文中的事项或问题都要靠对方机关来处理或答复，这是公文的现实效用性所决定的。如果将主送机关的名称定错了，该送的没送，或者将不该送的也送了，就会造成责任不明，意见不一，或相互推诿，无人过问，以致贻误工作。 公文的主送机关一般有以下三种情况：
⑴ 上级领导机关对下级发出的公文，其所属的下级机关单位都负有贯彻执行的责任。 ⑵ 下级机关向上级领导机关发出的请示或报告等上行文，在一般情况下都只有一个具体的主送机关，不要多头主送。
⑶ 直接向社会公众发布的公文。 9 简述公文正文的结构及写作要求。
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答：正文的机构一般可分为导语、正文主体、结束语三个部分。
⑴ 导语。导语部分的写作一般有依据式、目的式、原因式三种写法，以表明制发这份公文的依据、目的或原因。
⑵ 正文主体。正文的主体是公文的最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。由于公文的文种不同，行文目的不同，其写作的具体要求也不同。
⑶ 结束语。结束语就是正文的结尾。结束语部分要意尽言止，自然终结。 10 公文标注主题词的作用是什么？主题词的标注应当注意哪些问题？ 答：公文标注主题词的作用是：
⑴ 公文标注主题词，可以准确简要地概括文件的主要内容。
⑵ 公文标注主题词，可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度，有利于提高整个机关的办事效率。
⑶ 公文标注主题词，有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。 公文标注主题词应当注意以下问题： ⑴ 必须在公文主题词表中选用主题词。 ⑵ 公文主题词表中的类别标题不作主题词用。 ⑶ 主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。
⑷ 一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。
⑸ 在公文上标注主题词，要直接反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。
⑹ “主题词”三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，“主题词”后标冒号，一般不超过五个主题词为宜。
11 什么是“版记”？怎样正确理解“版记”的特定含义与保持公文书面格式完整性之间的关系？
答：置于主题词之下的各要素统称版记。
版记的特点是位置要依公文主题的构成而定。《格式》规定，版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后以行。这样，眉首与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分。由此可以准确认定公文是否完整。一份完整的公文，眉首、主体、版记三部分缺一不可。
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12 简述公文的排版形式与装订要求。
答：⑴ 公文的排版形式，是指公文各构成要素在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。公文的排版形式主要包括：公文版头设计、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。
⑵ 对公文提出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制。公文印在左侧装订、不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整，不空。无坏钉、漏钉、重钉、钉脚平伏牢固，后背不可散页明钉。裁切成品尺寸齐整，四角成90度，无毛茬或缺损。 13 比较公文的草稿与定稿，正本、副本与存本的异同。
答：草稿。草稿是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称之为草稿。草稿主要供发文机关内部在撰拟公文过程中的讨论、修改和送审使用。草稿是未定型的非正式文稿。
定稿。定稿是指草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。定稿是机关执法文件的唯一可靠的标准稿本。
正本。根据已经签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。正本最突出的特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以证实文件的效力。
副本。凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本成为副本，副本又称抄本。副本的作用，主要代替正本供穿越、参考和备查使用。
存本。公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。它的特点是根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。
第四章 公文的行文规范
1 什么是公文的行文规范？它包括哪几方面？
答：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。公文行文规范的内容包括行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。
2 什么是公文的行文关系？确定行文关系的基本原则是什么？ 答：公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。 确定行文关系的基本原则是：
⑴ 国家行政机关的隶属关系和职权范围。⑵ 党的各级机关的隶属关系和职权范围。 3 怎样划分机关之间的行文关系？
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答：⑴ 同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。
⑵ 上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。
⑶ 非同一系统的机关之间，无论级别高低，既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。 ⑷ 同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。 4 简述公文的行文方向与方式。
答：根据机关之间的不同的行文关系，可以将机关的行文分为上行、下行和平行三个方向，并根据机关工作的需要分为以下几种不同的行文方式：
一 下行文：⑴ 逐级下行文 ⑵ 多级下行文 ⑶ 直达基层组织和群众的下行文 二 上行文：⑴ 逐级上行文 ⑵ 多级上行文 ⑶ 越级上行文
三 平行文：平行文是指同级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。
5 为什么说逐级上行文是上行文中最基本、最常用的一种方式？
答：逐级上行文就是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。这是上行文中最基本、最常用的一种方式。在正常情况下，下级机关一般都应当采取这种逐级行文的方式向所属上级领导机关请示和报告工作，以保证正常的领导关系和业务工作关系。 6 行文规则的主要内容有哪些？ 答：⑴ 注意隶属关系，尊重机关职权。 ⑵ 大力精简文件，严格控制发文数量和范围。 ⑶ 在一般情况下，党政机关不得越级行文。
⑷ 牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文。 ⑸ 行文必须正确确定主送机关和抄送机关。 ⑹ 主送机关与公文文种要相互呼应。 ⑺ 关于联合行文的问题。 ⑻ 关于“请示”的行文问题。