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浅谈机关事业单位人事档案人员如何提高工作效率
作者：莫燕燕
来源：《卷宗》2019年第16期
摘 要：信息时代的到来给机关事业单位档案管理带来了诸多新挑战，人事档案人员在发挥积极性的同时，需要精简工作，提高效率，结合影响人事档案管理人员工作效率的主客观因素，提出优化策略，以期优化档案管理的服务功能。 关键词：机关事业单位；档案人员；工作效率
机关事业单位人事档案记录了员工的社会信息和工作表现，能够全面地反映员工的道德素养、学业背景、职业能力、从业经历，是机关事业单位识人、选人和用人的重要依据。档案人员准确高效地履行职责，是提升人事档案质量和使用效果的必要保障。然而由于一些主客观原因的影响，当前一些机关事业单位存在档案人员工作效率不高、档案管理不善等问题，需要我们对档案管理人员的主观能动性和客观工作环境进行深入分析，提出破解效率不高问题的有效途径，才能更好地为机关事业单位服务。
1 影响人事档案管理人员工作效率的主客观因素分析 1.1 人事档案管理工作人员能力不足
档案管理工作具有很强的专业性，对档案管理人员的知识结构、技能储备具有较高的要求，还需要档案管理人员具有细致、严谨、耐心的意志品质。但一些机关事业单位由于对档案管理工作的重要性和复杂性认识不足，在人员配备、学习培训方面投入不足，有的单位由非专业人员管理档案，有的甚至临时抽调人员管理档案，由此导致人员能力与实际工作需要不匹配，无法准确高效地完成人事档案管理工作。 1.2 档案管理制度不健全
档案管理工作以相关制度为基本遵循，机关事业单位应通过严密的制度体系规范档案管理工作，使之健康有序运行。然而，一些单位对档案工作重视不足，始终没有建立完善的制度体系，导致档案的收集、整理、应用始终处于低水平状态，有的单位人员缺乏主动归档意识，档案管理员在反复催要的过程中浪费大量时间，有的存档材料内容缺失或者分类管理不科学，在提取、应用时难于寻找。随着事业单位改革的不断深入，人事档案管理工作的复杂性将进一步提升，制度环境给档案管理工作人员带来的消极影响将进一步放大。 1.3 信息化程度不高
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随着信息化技术的普遍应用，机关事业单位各项工作效率得到有效提升。但由于一些单位对档案管理工作重视不足，对该项工作的软硬件配备存在很大短板。一是人事档案仍采取纸质存储方式，占用空间大，存储中易丢失损坏，耗费人力多，检索查询效率低。特别是有的单位由于历史管理不善，大量无价值资料混杂在档案之中，对利用档案带来更大阻碍。二是不利于提升归档效率。当前机关事业单位的大量工作数据都有电子形式的存储版本，直接以电子形式进行归档，可以大幅度减少档案材料转递的时间，提升归档工作效率，档案管理工作信息化程度不高，反而使本来可以简便的工作流程更加繁琐。三是手动登记存档中存在误差现象。 2 提高机关事业单位人事档案人员工作效率的有效途径 2.1 建立健全制度，落实责任主体
第一，打造完整工作流程，使档案人员责权明晰。通过科学合理的制度设计，使工作流程更加健全，便于档案人员操作执行。并通过制度建设对档案人员的责权进行明确界定，为档案人员“有所为有所不为”划清边界，通过压实主体责任，充分调动档案人员的工作积极性。第二，人事档案工作涉及到机关事业单位的各个部门，特别是归档收集工作，仅靠档案人员一己之力难以有效完成。应通过制度建设，为各个部门设置兼职档案员，负责收集本部门存档材料，并及时向档案人员归档，由此形成档案工作集体参与、协作完成的高效局面。第三，應建立定期、不定期监督检查制度。对档案人员的工作情况进行监督管理，及时发现并纠正工作流程、档案分类、档案信息真实性完整性等方面的问题，确保档案工作高质量开展。 2.2 提升人事档案人员职业化专业化能力
档案人员的职业素养和专业水平，是影响档案工作效率的关键因素，加强档案人才队伍建设，是提升档案人员工作效率的重要途径。第一，设置专人专岗负责人事档案工作。这是稳定档案人才队伍，保障档案人员安心岗位工作、提升职业技能的基本前提。机关事业单位应选任工作积极性高、能力素质强、性格严谨细致的人员负责档案工作，严把人员入口关，并给予档案工作人员职业发展空间，充分调动他们的工作积极性，不能将档案管理岗位作为安置人员的闲职，安排一些能力素质不强的人员从事档案管理工作。第二，加强后备人才的储备。在机关事业单位中从事档案工作的人员数量很少，一旦经验丰富的员工发生工作调动，就存在工作经验断档，新人重新学习适应的局面，不利于保持工作的稳定性和连续性。因此应注重后备的储备，选择一些兼职档案员经常性辅助档案人员开展工作，通过“传帮带”的方式培养后备人才。第三，通过学习培训提升档案人员职业能力。制定档案人员定期学习制度，鼓励档案人员开展自学，并为其提供必要的图书资料。采取“请进来、走出去”的方式开展培训，邀请相关专家和行业人才来单位进行培训讲座，传授先进工作经验，改进工作流程，提升工作效能。积极选派档案人员外出参加培训交流活动，使档案人员保持知识更新速度，与档案管理前沿水平保持一致，用新理念、新方法指导工作更加有效地开展。 2.3 加强信息化建设
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第一，加强软硬件建设，为档案管理信息化提供有力支撑。机关事业单位应为档案人员配备计算机、存储设备、服务器等硬件设备，以及档案管理专业软件，并对档案人员进行信息化培训，使软硬件设备充分发挥应有的作用，从理念、方法、设备等方面全面提升信息化建设水平。第二，保存好原始资料。将档案以电子文件形式进行保存，最大的风险就是原始资料能够被修改，影响到资料的真实性，而档案材料的真实性是其具备价值的基本前提。档案人员应将原始资料的电子版设置为只读文件，并且同时生成一份PDF文档，除了存储在计算机上以外，还要刻盘另行保存，这样就可以确保原始资料的真实性。第三，加强电子档案的安全管理。在信息化建设过程中，档案人员将面对前所未有的信息安全挑战，电子档案的安全防护工作与纸质档案有很大不同，可能从网络渠道悄无声息地被窃取，也可能由于中毒而失效。档案人员必须构建信息化新安全观，将杀毒软件防护、物理隔离、人员防范结合起来，在电子档案的传输、存储、提取等各个环节都坚持规范化操作，能够确保档案信息安全。 3 结语
机关事业单位人事档案的重要价值，已经得到越来越多的认同，对人事档案的有效利用抱有越来越高的期望，这对人事档案管理人员的工作效率提出更高要求。信息化时代条件下，传统档案管理工作必须融入信息化建设大潮，也对档案管理人员的信息化理念和技能提出挑战。因此，机关事业单位必须对人事档案工作重新定位、高度重视，从制度、经费、软硬件设备等方面给予充分保障，在档案管理人员选用、培训方面加大投入力度，让“沉睡”的人事档案信息“活”起来，在机关事业单位各项工作开展中发挥积极作用。 参考文献
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