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Word长文档排版常用技巧
作者：王建萍
来源：《现代职业教育·职业培训》2017年第04期
（山西省太原市小店区教师进修学校，山西 太原 030032）
[摘 要] 从“长文档排版”“文档打印”等方面阐述了Word 在编辑长文档的办公应用中所涉及的一些使用技巧，对日常办公应用起到了一定的指导作用，有利于提高Word编辑文档的质量和效率。
[关 键 词] Word；长文档排版；文档打印；实用技巧
[中图分类号] TP317.2 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）12-0177-01
文字处理软件Word在办公应用软件中，以其形象直观、功能实用、简单易学的特点而被广大用户所喜爱。但是，使用Word编辑长文档是有一定技巧的，方法用对了会事半功倍。在此，我将自己平时在运用Word操作长篇文档时积累的一些经验写出来与大家共同探讨。 一、先进行页面设置
我们大多数人在运用Word排版时，通常都是编辑好文档，对文档排版之后，甚至是打印之前才进行页面设置，其实这是不对的。因页边距、纸张的大小和版式、页眉、页脚等的变化，会导致排版好的文档变样，因此要先进行页面设置后排版，编辑长文档时更应注意养成先设置页面的好习惯。
二、从正文页开始设置页眉、页脚和页码的技巧
对于封面和目录页，需要将它们和正文分开来排版。具体做法是：
步骤1：在目录页未插入分节符，在正文第一页的页眉格式中去掉同前节，输入新的页眉。
步骤2：页脚也是去掉同前节，输入新的页脚。
步骤3：页码是在正文第一页页脚处选择插入页码，在弹出的对话框应用范围中选择本页及之后。
三、Word正反打印，设置奇偶页、左右不同页码的技巧
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步骤1：选择“文件”菜单，点击“页面设置”，在弹出的“页面设置”对话框里选择版式选项卡，在其中选择奇偶页不同。
步骤2：选择“插入”菜单—“页码”—“页面底端”，选一种页码格式，输入页码，奇数页页码设置在页码右边，偶数页页码设置在页码左边，之后的奇偶页页码就会按照奇右偶左的规律，这样就实现了正反打印页码的目的。 四、在奇偶页设置不同页眉的技巧
比如，奇数页“每章标题”；偶数页“国家开放大学”。
步骤1：在每一章节后插入分隔符，分隔符选择下一页分节符或连续分节符。 步骤2：选择“插入”菜单下的“页眉和页脚”，在新的章节页眉处输入时去掉同前节项。 步骤3：选择文件菜单，点击页面设置，在弹出的页面设置对话框里选择版式选项卡，在其中勾选奇偶页不同。
步骤4：设置奇数页页眉为“每章标题”，偶数页页眉为“国家开放大学”。 五、“样式”的妙用
（一）快速设置同步同级标题的格式
首先，我们可以在文档编辑完成后套用样式，具体操作是先将同级标题选中，然后再点击“样式”窗格中的相应样式。样式可以在已有样式中选择，也可以自定义样式。
其次，我们可以在编写文件时套用样式，一边编写文件一边设置样式，为了加快操作效率，可以给每个样式设置一个快捷键。（1）点击“样式”菜单栏右下角的展开按钮；（2）在样式窗格中点击第一个样式后面的菜单按钮，执行“修改”命令；（3）然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮—“快捷键”命令；（4）将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏，输入一个快捷键后点击指定按钮关闭窗口即可；（5）以此类推，为其他样式也设置好相应的快捷键。 最后，当要修改同级标题格式时，只要修改同级标题对应的样式，所属的同级标题便会同步更新为新的格式。具体操作为：（1）在“开始”栏找到“样式”模块，点击右下角的展开按钮；（2）在展开的样式列表中选择我们要修改的样式；（3）将鼠标移到要修改的样式位置，右侧会出现一个向下的箭头，点击该箭头按钮，点击修改命令；（4）在弹出的对话框中，我们把样式修改成当前要求的格式即可。 （二）方便生成文档目录
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1.快速建立目录
（1）点击“引用”菜单，选择“插入目录”命令；（2）在弹出的“目录”窗口中选择目录级别是你设置的标题级别，点击确定。 2.快速更新目录
当我们对文章增加或删除一些段落后，就可能导致目录的页码与实际位置不符，或者标题文字有改动，目录文字就对应不上了。此时就用到了Word的目录更新功能了。具体操作是：先将鼠标定位于目录之中，然后点击引用菜单下的更新目录命令，再选中窗口中的“更新整体目录”单选项后确定，这时Word会更新目录中的内容和页码。 六、文档打印技巧 （一）选择性打印部分文档
（1）连贯页码的打印，这种情况要在打印框的“页码范围”内输入相关页数，如“3～5”或“1～2”。（2）打印页码既有连续页，但也存在页码间断现象，可用逗号进行分隔，如“1～2，5～11”。（3）打印有不连续的多页数时，可以选用逗号分隔相关页码，如“3，4，8，13”。（4）打印所选内容，可在文中选择要打印的文档内容，在打印时勾选所选内容。 （二）缩放打印
如果有一份A3或更大的报表，现在亟须打印，但又找不到A3纸张，我们就可以通过Word的缩放打印功能，在不改变文档页面设置的情况下打印到A4纸上。具体操作是：单击“文件”菜单—“打印”—“每版打印1页”—“缩放至纸张大小”—选择“A4”就可以了。
对于使用Word办公软件，编辑打印长篇文档，在实际的应用过程中还会遇到许多问题，笔者在此也仅仅做了浅显的论述与大家共同探论。在实际的操作过程中还希望大家多实践，不断积累经验，善于学习，这样才能熟能生巧，逐渐精通Word长文档的排版技巧。 参考文献：
[1]夏波.Word在文档排版及打印中的实用技巧[J].硅谷，2013（6）. [2]晓风.玩转Word页眉和页脚[J].软件指南，2004（3）. [3]王蕊.Word排版常见若干问题的解析[J].电子世界，2014（6）.
[4]刘有顺.Word“样式与格式”在长文档中的妙用[J].科技与企业，2014（16）.